PAGE湖南科研檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)湖南科研檔案管理，確?？蒲袡n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在科技創(chuàng)新、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合我省科研工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于湖南省行政區(qū)域內(nèi)從事科研活動(dòng)的各類企事業(yè)單位、科研機(jī)構(gòu)、高等院校以及其他社會(huì)組織（以下統(tǒng)稱“科研單位”）。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則科研檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。各科研單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)科研檔案管理工作，對(duì)科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題全過程形成的各類檔案進(jìn)行集中管理。2.完整準(zhǔn)確原則科研檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映科研活動(dòng)的全過程，全面收集科研項(xiàng)目在各個(gè)階段產(chǎn)生的文件材料，保證檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.便于利用原則科研檔案管理應(yīng)遵循便于利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查詢和利用效率，為科研人員提供便捷的服務(wù)。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)安全保密的法律法規(guī)，加強(qiáng)科研檔案的安全管理，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的科研檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。二、管理體制與職責(zé)（一）管理體制湖南省科研檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的體制。省科技行政管理部門負(fù)責(zé)全省科研檔案管理工作的宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；各科研單位負(fù)責(zé)本單位科研檔案的具體管理工作，并接受上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）職責(zé)分工1.省科技行政管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)科研檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定全省科研檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。組織開展全省科研檔案管理工作的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，提高科研檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。對(duì)全省重大科研項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。負(fù)責(zé)全省科研檔案信息資源的開發(fā)利用和共享服務(wù)，促進(jìn)科研成果的轉(zhuǎn)化和推廣。2.科研單位職責(zé)建立健全本單位科研檔案管理制度，明確檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的職責(zé)，保障科研檔案管理工作的正常開展。按照國家和省有關(guān)規(guī)定，負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本單位科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題全過程產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。為科研人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，積極推動(dòng)科研檔案的有效利用。加強(qiáng)科研檔案信息化建設(shè)，建立科研檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程查詢利用。定期對(duì)本單位科研檔案管理工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，并向上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門報(bào)告工作情況。3.科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目研究過程中各類文件材料的形成、積累和整理工作，確保項(xiàng)目文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。按照項(xiàng)目檔案管理要求，及時(shí)將項(xiàng)目文件材料移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔，并對(duì)移交材料的質(zhì)量負(fù)責(zé)。在項(xiàng)目驗(yàn)收前，督促項(xiàng)目組完成檔案整理工作，確保項(xiàng)目檔案能夠順利通過驗(yàn)收。三、科研檔案的收集與整理（一）收集范圍科研檔案的收集范圍包括科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題全過程產(chǎn)生的各類文件材料，主要包括：1.項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)文件、任務(wù)書、合同書等。2.研究實(shí)驗(yàn)階段：實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、調(diào)研資料、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析材料等。3.項(xiàng)目中期檢查階段：中期檢查報(bào)告、整改報(bào)告等。4.項(xiàng)目驗(yàn)收階段：項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、技術(shù)報(bào)告、驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、驗(yàn)收意見等。5.成果轉(zhuǎn)化與應(yīng)用階段：成果轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)合作協(xié)議、產(chǎn)品鑒定證書、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。6.知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理方面：專利申請(qǐng)文件、軟件著作權(quán)登記證書、商標(biāo)注冊(cè)文件等。7.其他相關(guān)材料：與科研項(xiàng)目有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來往信函、照片、音像資料等。（二）收集要求1.科研項(xiàng)目承擔(dān)單位應(yīng)建立健全科研文件材料形成、積累、整理和歸檔工作制度，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員的職責(zé)，確保文件材料的及時(shí)收集和整理。2.科研項(xiàng)目文件材料應(yīng)隨項(xiàng)目研究進(jìn)程同步形成，做到真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.對(duì)科研項(xiàng)目形成的電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔，并建立相應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系。（三）整理方法科研檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。整理方法如下：1.分類：按照科研項(xiàng)目的類別、學(xué)科領(lǐng)域、研究階段等進(jìn)行分類。一般可分為基礎(chǔ)研究檔案、應(yīng)用研究檔案、開發(fā)研究檔案等。在每一大類下，再根據(jù)項(xiàng)目的具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.組卷：將同一項(xiàng)目、同一類別的文件材料按照一定的順序進(jìn)行排列，組成案卷。案卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。3.編目：對(duì)每一案卷編制卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。卷內(nèi)目錄應(yīng)打印或書寫清晰、準(zhǔn)確，一式兩份，一份裝訂在案卷內(nèi)，一份作為備考表。同時(shí)，對(duì)每一案卷編制案卷封面，注明項(xiàng)目名稱、案卷題名、起止日期、保管期限、密級(jí)等信息。4.裝訂：案卷內(nèi)文件材料應(yīng)采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。四、科研檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.科研項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)組織項(xiàng)目組對(duì)項(xiàng)目文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，經(jīng)審核無誤后，向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)辦理歸檔手續(xù)。2.歸檔的科研檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類科學(xué)、組卷合理、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊。檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。3.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)歸檔的科研檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)退回項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行補(bǔ)充或整改，直至符合歸檔要求為止。（二）保管期限科研檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是在科研活動(dòng)中形成的具有重要?dú)v史價(jià)值、科學(xué)價(jià)值或長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料應(yīng)列為永久保管。主要包括：國家重大科研項(xiàng)目檔案、涉及國家機(jī)密和核心技術(shù)的科研項(xiàng)目檔案、獲得國家級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)的科研項(xiàng)目檔案等。2.長期保管：對(duì)科研工作有重要查考利用價(jià)值的文件材料應(yīng)列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。主要包括：省級(jí)重大科研項(xiàng)目檔案、具有一定創(chuàng)新性和應(yīng)用前景的科研項(xiàng)目檔案、獲得省部級(jí)獎(jiǎng)勵(lì)的科研項(xiàng)目檔案等。3.短期保管：對(duì)科研活動(dòng)起一般查考作用的文件材料應(yīng)列為短期保管。保管期限一般為15年以下。主要包括：一般性科研項(xiàng)目檔案、在一定范圍內(nèi)具有參考價(jià)值的科研項(xiàng)目檔案等。（三）保管措施1.科研單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)珍貴檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。3.建立健全檔案保管制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。4.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立科研檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，做好電子檔案的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。五、科研檔案的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用服務(wù)1.科研單位應(yīng)建立科研檔案查閱、借閱制度，為科研人員提供便捷的檔案利用服務(wù)。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)同意，并注明出處。3.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，按時(shí)歸還。借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止泄露。4.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極開展檔案編研工作，根據(jù)科研單位的科研需求和社會(huì)利用需要，編制科研檔案檢索工具、專題匯編、大事記等編研材料，為科研人員提供參考和借鑒。（二）統(tǒng)計(jì)工作1.科研單位應(yīng)建立科研檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期向上級(jí)主管部門和檔案行政管理部門報(bào)送科研檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)反映本單位科研檔案管理工作的基本情況和發(fā)展動(dòng)態(tài)。3.加強(qiáng)對(duì)科研檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析研究，通過統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為改進(jìn)科研檔案管理工作提供依據(jù)。六、科研檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.科研單位應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的科研檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、相關(guān)專家等組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度確定的保管期限標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見。鑒定意見應(yīng)包括檔案的存毀價(jià)值、繼續(xù)保存的期限等內(nèi)容。3.對(duì)擬銷毀的檔案，鑒定小組應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。銷毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理機(jī)構(gòu)，一份報(bào)上級(jí)主管部門備案。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的科研檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的安全、徹底。2.監(jiān)