PAGE地震檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織地震檔案的科學(xué)管理，有效保護和及時利用地震檔案資源，充分發(fā)揮地震檔案在應(yīng)對地震災(zāi)害、保障公司/組織安全運營等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及地震相關(guān)活動所形成的檔案資料管理，包括但不限于地震監(jiān)測數(shù)據(jù)、地震應(yīng)急預(yù)案、地震災(zāi)害評估報告、地震應(yīng)急演練記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則地震檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映地震活動的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保地震檔案的實體安全和信息安全，防止檔案信息泄露。4.有效利用原則充分開發(fā)地震檔案資源，為公司/組織的地震預(yù)防、應(yīng)急處置、災(zāi)后恢復(fù)等工作提供及時、有效的信息支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善地震檔案管理制度、工作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.接收、收集、整理、保管本公司/組織的地震檔案，建立健全地震檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。3.對地震檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.定期對地震檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案提出處置意見。5.負(fù)責(zé)地震檔案的查閱、借閱、利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，做好利用登記。6.指導(dǎo)和監(jiān)督公司/組織內(nèi)各部門地震檔案的形成、積累和整理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門地震相關(guān)活動中檔案資料的形成、積累和初步整理工作，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的地震檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，采取相應(yīng)的保密措施。4.配合檔案管理部門做好地震檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，做好地震檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔，做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。4.定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和更新，保證檔案信息的安全存儲和有效利用。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.地震監(jiān)測數(shù)據(jù)包括地震臺站的實時監(jiān)測數(shù)據(jù)、地震波形記錄、地震參數(shù)測定結(jié)果等。2.地震應(yīng)急預(yù)案公司/組織制定的地震應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)修訂文件。3.地震災(zāi)害評估報告公司/組織內(nèi)部或委托專業(yè)機構(gòu)開展的地震災(zāi)害評估報告。4.地震應(yīng)急演練記錄地震應(yīng)急演練的方案、實施過程記錄、總結(jié)報告等。5.地震相關(guān)會議記錄涉及地震預(yù)防、應(yīng)急處置等工作的會議紀(jì)要、決議等。6.地震科普宣傳資料公司/組織開展地震科普宣傳活動所形成的宣傳手冊、海報、視頻等資料。7.與地震相關(guān)的其他文件、資料如地震安全檢查記錄、地震隱患排查報告、地震保險相關(guān)資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門在地震相關(guān)活動中形成的各類文件資料，確保檔案的時效性。2.收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.分類根據(jù)地震檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為地震監(jiān)測類、應(yīng)急預(yù)案類、災(zāi)害評估類、應(yīng)急演練類、會議記錄類、科普宣傳類等類別。2.編號按照分類順序，為每一份地震檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號等信息，便于管理和查找。3.編目編制地震檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行整理裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管期限劃分1.永久保管涉及公司/組織重大地震事件、具有長期歷史價值和重要參考意義的檔案，如公司/組織經(jīng)歷的重大地震災(zāi)害評估報告、地震應(yīng)急預(yù)案的核心文件等，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他地震檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限為10年或30年。保管期限從檔案形成年度的次年1月1日起計算。(二)保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案類別和保管期限進行分類存放。檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲，并定期進行備份。備份存儲應(yīng)采用異地存儲等方式，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。2.嚴(yán)格控制檔案庫房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點和檢查，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。4.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置等，并定期進行檢查和維護，確保設(shè)施完好有效。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對地震檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實際價值和利用情況，確定檔案是否仍需繼續(xù)保存。2.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)進行鑒定并提出銷毀意見。失去保存價值的檔案包括：已過保管期限且無利用價值的檔案；內(nèi)容重復(fù)、無保存必要的檔案；因自然災(zāi)害、人為因素等造成損壞且無法修復(fù)的檔案等。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對擬鑒定的地震檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見。2.對鑒定為失去保存價值的檔案，編制《地震檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。3.《地震檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行格式化處理，防止數(shù)據(jù)殘留。3.銷毀過程應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《地震檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長期保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱地震檔案，應(yīng)填寫《地震檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織重大事項、重要決策等需要查閱地震檔案的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位因工作需要查閱本公司/組織地震檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，說明查閱目的和查閱范圍，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱地震檔案的，應(yīng)填寫《地震檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（三）查閱、借閱登記檔案管理部門應(yīng)建立地震檔案查閱、借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱日期、查閱人/借閱人姓名、部門、查閱/借閱內(nèi)容、審批意見、歸還日期等信息，確保查閱、借閱過程可追溯。七、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對地震檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，編制檔案統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、查閱人次、借閱次數(shù)等，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整。3.通過檔案統(tǒng)計分析，掌握地震檔案的管理狀況和利用需求，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極開展地震檔案的利用服務(wù)工作，為公司/組織的地震預(yù)防、應(yīng)急處置、安全管理等工作提供信息支持。2.根據(jù)利用需