PAGE房屋基建檔案移交制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房屋基建檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于查閱和利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有房屋基建項(xiàng)目檔案的移交管理工作，包括新建、改建、擴(kuò)建等各類房屋基建工程。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：房屋基建檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.完整準(zhǔn)確原則：檔案移交應(yīng)保證內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠全面反映房屋基建項(xiàng)目的建設(shè)過程和實(shí)際情況。3.及時(shí)移交原則：項(xiàng)目竣工后，相關(guān)部門應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門，不得拖延。4.便于利用原則：檔案的整理和移交應(yīng)符合科學(xué)管理的要求，便于檔案的查閱、檢索和利用。二、檔案移交職責(zé)分工（一）項(xiàng)目建設(shè)部門1.負(fù)責(zé)組織本部門及相關(guān)參建單位收集、整理項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件資料，確保檔案的齊全、完整。2.對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行初步審核，確保其真實(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.在項(xiàng)目竣工后，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交清單提交給檔案管理部門，并協(xié)助完成檔案的移交工作。（二）勘察設(shè)計(jì)單位1.負(fù)責(zé)整理和提供本單位在項(xiàng)目勘察、設(shè)計(jì)過程中形成的各類文件資料，包括勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更等。2.對(duì)提供的檔案資料進(jìn)行審核，確保其符合相關(guān)規(guī)范和要求，并按照檔案管理部門的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行整理。3.在項(xiàng)目竣工后，將整理好的檔案資料及時(shí)移交至檔案管理部門，并提供相應(yīng)的移交清單。（三）施工單位1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在項(xiàng)目施工過程中形成的各類文件資料，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、施工日志等。2.對(duì)施工檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.在項(xiàng)目竣工后，將施工檔案資料按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理，并及時(shí)移交至檔案管理部門，同時(shí)提供詳細(xì)的移交清單。（四）監(jiān)理單位1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在項(xiàng)目監(jiān)理過程中形成的各類文件資料，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。2.對(duì)監(jiān)理檔案資料進(jìn)行審核和整理，確保其記錄準(zhǔn)確、完整，能夠反映監(jiān)理工作的全過程。3.在項(xiàng)目竣工后，將監(jiān)理檔案資料及時(shí)移交至檔案管理部門，并提供移交清單。（五）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定房屋基建檔案移交的具體流程和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)各部門開展檔案收集、整理工作。2.接收各部門移交的房屋基建檔案，對(duì)檔案進(jìn)行審核、登記、編號(hào)、分類、上架等管理工作。3.建立健全房屋基建檔案管理制度，確保檔案的安全保管和有效利用。4.定期對(duì)房屋基建檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。三、檔案移交范圍及內(nèi)容（一）項(xiàng)目前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件等。2.環(huán)境影響評(píng)價(jià)文件，如環(huán)境影響報(bào)告書、環(huán)境影響報(bào)告表等。3.建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等相關(guān)證件。4.項(xiàng)目設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)合同等文件。（二）勘察設(shè)計(jì)文件1.工程地質(zhì)勘察報(bào)告、水文地質(zhì)勘察報(bào)告等勘察資料。2.初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件，包括設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)說明書、設(shè)計(jì)變更通知單等。3.設(shè)計(jì)審查意見及回復(fù)文件。（三）施工文件1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工技術(shù)交底等文件。2.工程定位測(cè)量記錄、基槽驗(yàn)線記錄、樓層放線記錄等測(cè)量資料。3.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報(bào)告，如鋼材、水泥、砂石、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等。4.混凝土、砂漿試塊抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告、鋼筋焊接接頭試驗(yàn)報(bào)告等施工試驗(yàn)資料。5.隱蔽工程驗(yàn)收記錄，如地基驗(yàn)槽記錄、基礎(chǔ)鋼筋隱蔽記錄、主體結(jié)構(gòu)鋼筋隱蔽記錄等。6.分項(xiàng)工程、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，如混凝土結(jié)構(gòu)分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄（模板、鋼筋、混凝土、現(xiàn)澆結(jié)構(gòu)、裝配式結(jié)構(gòu)）、地基與基礎(chǔ)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。7.工程質(zhì)量事故處理記錄，包括事故報(bào)告、處理方案、處理結(jié)果等文件。8.施工日志，記錄每日施工情況，包括天氣、施工部位、施工人員、施工進(jìn)度、質(zhì)量情況等。（四）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理季報(bào)、監(jiān)理總結(jié)等文件。2.監(jiān)理通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單、工程暫停令等監(jiān)理指令文件。3.工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等監(jiān)理評(píng)估文件。4.監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要，記錄監(jiān)理例會(huì)、專題會(huì)議等會(huì)議內(nèi)容。（五）竣工驗(yàn)收文件1.單位工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括工程概況、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收范圍、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)論等。2.工程竣工驗(yàn)收備案表，由建設(shè)單位向建設(shè)行政主管部門備案使用。3.工程竣工決算文件，包括工程竣工結(jié)算書、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。4.工程質(zhì)量保修書，明確工程質(zhì)量保修范圍、保修期限、保修責(zé)任等內(nèi)容。（六）其他文件1.項(xiàng)目建設(shè)過程中的各類合同文件，如建設(shè)工程施工合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購(gòu)合同等。2.項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類聲像資料，如工程照片、錄像等，能夠直觀反映工程建設(shè)情況。3.與項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的其他文件資料，如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察項(xiàng)目的記錄、項(xiàng)目建設(shè)過程中的重要文件等。四、檔案移交流程（一）檔案整理1.各部門在項(xiàng)目建設(shè)過程中應(yīng)及時(shí)收集、整理本部門形成的文件資料，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂。2.檔案整理應(yīng)遵循文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的查閱和利用。3.整理后的檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包含文件題名、編號(hào)、日期、頁數(shù)等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。（二）檔案審核1.各部門在檔案整理完成后，應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部審核，確保檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，對(duì)檔案進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括檔案的整理質(zhì)量、文件的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。3.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改，整改合格后重新提交審核。（三）檔案移交1.各部門在檔案審核合格后，填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包含檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、移交日期等信息，并由移交部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門留存，一份由檔案管理部門留存。3.各部門按照檔案移交清單，將檔案資料移交至檔案管理部門，檔案管理部門接收后應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)。4.檔案移交應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)移交的方式，電子檔案應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行移交。五、檔案移交時(shí)間及期限（一）檔案移交時(shí)間1.項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目建設(shè)部門應(yīng)在[具體時(shí)間期限]內(nèi)完成檔案的整理和審核工作，并向檔案管理部門移交檔案。2.勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工后[具體時(shí)間期限]內(nèi)，將本單位形成的檔案資料移交至檔案管理部門。（二）檔案移交期限1.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)在[具體時(shí)間期限]內(nèi)完成檔案的登記、編號(hào)、分類、上架等管理工作，并將檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)。2.對(duì)于檔案移交過程中出現(xiàn)的特殊情況，如檔案資料不全、需要補(bǔ)充完善等，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成整改，并重新移交檔案，檔案管理部門應(yīng)重新確定檔案移交期限。六、檔案移交要求（一）檔案質(zhì)量要求1.檔案資料應(yīng)真實(shí)可靠，與工程實(shí)際情況相符，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和紙張。3.檔案資料應(yīng)分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊，便于查閱和保管。（二）檔案格式要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不缺頁。2.電子檔案應(yīng)采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS等，確保電子檔案能夠長(zhǎng)期保存和有效利用。3.電子檔案應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，命名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，能夠反映檔案的內(nèi)容和性質(zhì)。（三）檔案數(shù)量要求1.各部門移交的檔案資料應(yīng)齊全完整，不得遺漏重要文件。2.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)按照檔案移交清單逐一核對(duì)檔案數(shù)量，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確無誤。七、檔案保管與利用（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)建立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題，如檔案損壞、丟失等。（二）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包含查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。3.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱手續(xù)應(yīng)比照公司內(nèi)部查閱手續(xù)辦理，查閱過程應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理部門的規(guī)定進(jìn)行。八、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容，對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人遵守檔案保密規(guī)定，不得將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。（二）檔案安全1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案安全管理，制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，確保檔案在保管和利用過程中的安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立檔案移交監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門的檔案移交工作進(jìn)行檢查，確保檔案移交工作符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案移交的及時(shí)性、檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟