PAGE日常檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司日常檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在日常工作中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為公司的各項(xiàng)決策和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有力支持。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司會(huì)議紀(jì)要、記錄、決議等文件。4.公司發(fā)文、收文、請(qǐng)示、報(bào)告等文件。5.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料。6.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.公司固定資產(chǎn)檔案，包括購(gòu)置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。8.公司辦公設(shè)備檔案，包括購(gòu)置合同、發(fā)票、使用說(shuō)明書等。9.公司印章使用記錄、介紹信存根等文件。10.公司大事記、年鑒等資料。（二）業(yè)務(wù)管理類檔案1.市場(chǎng)調(diào)研、分析報(bào)告等文件。2.銷售合同、訂單、發(fā)貨記錄等文件。3.采購(gòu)合同、訂單、收貨記錄等文件。4.生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等文件。5.研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、專利申請(qǐng)等文件。6.客戶檔案，包括客戶基本信息、交易記錄、服務(wù)記錄等。7.供應(yīng)商檔案，包括供應(yīng)商基本信息、合作記錄等。8.項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目計(jì)劃書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等文件。9.招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。10.業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等文件。（三）其他類檔案1.公司榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等文件。2.公司對(duì)外宣傳資料、廣告策劃方案等文件。3.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同等文件。4.公司員工培訓(xùn)記錄、學(xué)習(xí)資料等文件。5.公司開(kāi)展的各類活動(dòng)記錄、照片、視頻等資料。6.公司收到的各類榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)、表彰等文件。7.公司與政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等往來(lái)文件。8.其他具有保存價(jià)值的文件和資料。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.文件材料應(yīng)按照歸檔范圍及時(shí)收集，不得積壓或遺漏。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（二）文件材料的整理1.收集的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照檔案歸檔范圍的類別進(jìn)行劃分。2.同一類別的文件材料應(yīng)按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列。3.文件材料應(yīng)保持整潔、完好，不得有破損、涂改、缺頁(yè)等情況。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件的可讀性和可檢索性。（三）文件材料的裝訂1.紙質(zhì)文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有散頁(yè)、掉頁(yè)等情況。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.文件材料的左側(cè)應(yīng)留出適當(dāng)?shù)难b訂邊，便于歸檔和查閱。（四）文件材料的編目1.歸檔的文件材料應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件材料的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。2.目錄應(yīng)按照檔案歸檔范圍的類別進(jìn)行編制，便于查閱和檢索。3.電子文件的目錄應(yīng)與紙質(zhì)文件的目錄相對(duì)應(yīng)，確保目錄的一致性。（五）文件材料的裝盒1.裝訂好的文件材料應(yīng)裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息。2.檔案盒應(yīng)按照檔案歸檔范圍的類別進(jìn)行排列，便于存放和管理。3.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并標(biāo)明存儲(chǔ)介質(zhì)的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)裝入檔案盒進(jìn)行保管。四、檔案歸檔流程（一）文件材料的形成各部門在日常工作中形成的文件材料，由部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)收集和整理。（二）文件材料的審核收集整理好的文件材料，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保文件材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（三）文件材料的移交審核通過(guò)的文件材料，由部門負(fù)責(zé)人填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交綜合管理部。移交部門應(yīng)將文件材料連同《檔案移交清單》一并移交至綜合管理部。（四）檔案的整理與編目綜合管理部收到移交的文件材料后，按照檔案歸檔要求進(jìn)行整理和編目。（五）檔案的裝盒與上架整理編目好的檔案應(yīng)裝入檔案盒，并按照檔案歸檔范圍的類別進(jìn)行排列上架，便于存放和管理。五、檔案保管期限（一）永久保管1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司重要會(huì)議紀(jì)要、記錄、決議等文件。4.公司發(fā)文、收文、請(qǐng)示、報(bào)告等重要文件。5.公司財(cái)務(wù)檔案中的年度會(huì)計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等文件。6.公司固定資產(chǎn)檔案中的購(gòu)置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要文件。7.公司榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等文件。8.其他具有重要保存價(jià)值的文件和資料。（二）定期保管1.保管期限為30年的檔案（1）公司人事檔案中的員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料。（2）公司財(cái)務(wù)檔案中的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等文件。（3）公司業(yè)務(wù)檔案中的銷售合同、采購(gòu)合同、項(xiàng)目檔案等重要文件。（4）公司收到的各類榮譽(yù)、獎(jiǎng)勵(lì)、表彰等文件。（5）其他具有一定保存價(jià)值的文件和資料。2.保管期限為10年的檔案（1）公司會(huì)議紀(jì)要、記錄、決議等一般性文件。（2）公司發(fā)文、收文、請(qǐng)示、報(bào)告等一般性文件。（3）公司業(yè)務(wù)檔案中的市場(chǎng)調(diào)研、分析報(bào)告等文件。（4）公司辦公設(shè)備檔案中的購(gòu)置合同、發(fā)票、使用說(shuō)明書等文件。（5）公司員工培訓(xùn)記錄、學(xué)習(xí)資料等文件。（6）公司開(kāi)展的各類活動(dòng)記錄、照片、視頻等資料。（7）其他具有一般保存價(jià)值的文件和資料。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限與范圍1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部查閱。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公司外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)按照規(guī)定填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過(guò)后，查閱人員持《檔案查閱申請(qǐng)表》到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。3.綜合管理部工作人員根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記簿》上記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還綜合管理部，并在《檔案查閱登記簿》上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.檔案的利用方式包括查閱、借閱、復(fù)印、摘錄等。2.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.復(fù)印、摘錄檔案應(yīng)經(jīng)綜合管理部工作人員同意，并在《檔案利用登記簿》上記錄復(fù)印、摘錄的內(nèi)容、份數(shù)等信息。（四）檔案利用的監(jiān)督與管理1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案的查閱、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以解決。2.對(duì)于違反檔案查閱與利用規(guī)定的行為，綜合管理部應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，保守檔案機(jī)密，確保檔案的安全。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，綜合管理部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成鑒定小組進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面、客觀的分析和評(píng)價(jià)，確定檔案的保管期限和銷毀意見(jiàn)。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確定已無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案的類別、年度、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀人員等信息。3.檔案銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。八、檔案信息化管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集整理，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。2.電子文件應(yīng)進(jìn)行分類整理，與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)，建立電子檔案目錄。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與管理1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全性和可靠性。2.建立電子檔案管理制度，對(duì)電子檔案的訪問(wèn)、修改、刪除等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。（三）電子檔案的利用與共享1.公司內(nèi)部人員可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱和利用電子檔案，提高工作效率。2.建立電子檔案共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的共享和交流。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的電子檔案，應(yīng)采取加密等安全措施，防止信息泄露。九、檔案管理人員職責(zé)（一）綜合管理部檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，制定檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的管理，確保檔案庫(kù)房的安全、整潔和通風(fēng)良好。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管