PAGE電氣公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分公司、子公司的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負責檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：檔案應全面、系統(tǒng)地記錄公司各項活動的過程和結(jié)果，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合管理部1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.負責對公司各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。4.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作。（二）各部門1.負責本部門檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期向綜合管理部移交。2.負責建立本部門檔案管理臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行記錄。3.配合綜合管理部做好檔案管理的其他相關(guān)工作。三、檔案的分類與編號（一）分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司行政事務管理活動中形成的文件材料，如公司文件、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.黨群工作類：包括公司黨組織建設(shè)、工會工作、共青團工作等方面形成的文件材料。3.經(jīng)營管理類：包括公司經(jīng)營決策、市場營銷、財務管理、人力資源管理、物資管理等方面形成的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括公司生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計、質(zhì)量管理等方面形成的文件材料。5.基本建設(shè)類：包括公司基本建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等方面形成的文件材料。6.設(shè)備儀器類：包括公司設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、維護、報廢等方面形成的文件材料。7.會計檔案類：包括公司會計憑證、會計賬簿、財務報告等方面形成的文件材料。8.聲像檔案類：包括公司在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像材料。9.電子檔案類：包括公司在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫等。10.其他類：不屬于上述分類的其他檔案。（二）編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：采用公元紀年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：用大寫字母表示，如“A”表示行政管理類，“B”表示黨群工作類等。4.流水號：按檔案形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，如“0001”。5.例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023A0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應明確檔案收集責任人，負責本部門檔案的收集工作。2.檔案收集責任人應按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集本部門在各項活動中形成的檔案材料，確保檔案的齊全、完整。3.對于重要活動、重大項目等形成的檔案材料，應實行跟蹤收集，確保檔案材料的及時、準確收集。4.公司員工在工作中形成的屬于公司檔案范疇的文件材料，應及時交所在部門檔案收集責任人，不得據(jù)為己有。（二）整理1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理包括分類、裝訂、編目、裝盒等環(huán)節(jié)。3.分類：按照本制度規(guī)定的檔案分類方法進行分類。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，破損的檔案應進行修補。5.編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、保管期限、密級等項目。6.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔號、年度、類別、起止件號等信息。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔1.各部門應在每年年底前，將本部門當年形成的檔案進行整理歸檔，并編制檔案移交清單。2.檔案移交清單應包括檔案的檔號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并一式兩份，一份由移交部門留存，一份交綜合管理部。3.歸檔后的檔案應按照檔案庫房的布局進行存放，便于查找和管理。（二）移交1.在檔案整理歸檔完成后，各部門應及時將檔案移交至綜合管理部。2.綜合管理部在收到各部門移交的檔案后，應進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。3.檔案移交后，綜合管理部應在檔案移交清單上簽字確認，并將檔案移交清單存檔。六、檔案的保管（一）保管場所1.公司應設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案保管應采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式。紙質(zhì)檔案應按照檔案分類進行存放，電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設(shè)備上，并進行備份。2.對于重要檔案，應采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，確保檔案的安全。3.檔案庫房應建立檔案出入庫登記制度，對檔案的出入庫時間、數(shù)量、去向等進行詳細記錄。（三）檔案清查1.綜合管理部應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的賬實相符。2.檔案清查應包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等方面的檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。3.檔案清查結(jié)束后，應編制檔案清查報告，報告內(nèi)容包括清查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等，并將報告存檔。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和正常使用。2.檔案利用應根據(jù)公司的實際需要，按照規(guī)定的程序進行申請和審批。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案，但必須遵守檔案管理制度。2.公司外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱公司檔案的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用程序1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、檔號、查閱或借閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交綜合管理部審批。2.綜合管理部根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對于符合規(guī)定的申請，予以批準，并安排專人負責提供檔案查閱或借閱服務。3.查閱、借閱檔案時，查閱、借閱人員應在檔案查閱登記表或檔案借閱登記表上簽字確認，并嚴格遵守檔案查閱、借閱的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。4.檔案查閱、借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案查閱、借閱人員歸還檔案時，綜合管理部應進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有涂改、損毀、丟失等情況，應及時查明原因，并追究相關(guān)人員的責任。（四）檔案復制1.因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制的檔案名稱、檔號、復制份數(shù)、復制用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交綜合管理部審批。2.綜合管理部根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，對于符合規(guī)定的申請，予以批準，并安排專人負責檔案復制工作。3.在檔案復制過程中，應采取必要的保密措施，確保檔案內(nèi)容不被泄露。4.檔案復制件應加蓋“檔案復制專用章”，并注明復制日期、復制份數(shù)等信息。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.檔案鑒定工作應組成鑒定小組，由綜合管理部負責人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務部門人員組成。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，對檔案的價值進行評估，確定檔案的保管期限。4.對于保管期限已滿的檔案，鑒定小組應進行復查，對仍有保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、檔號、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責，在指定的地點進行銷毀，并確保銷毀過程的安全。3.檔案銷毀時，應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字確認。檔案銷毀清冊應包括銷毀檔案的名稱、檔號、數(shù)量、銷毀日期、監(jiān)銷人員等信息，并一式兩份，一份由綜合管理部留存，一份存檔。九、檔案的保密與安全（一）保密1.公司檔案管理人員應嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，確保檔案的安全和保密。2.檔案管理人員應加強對檔案的管理，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應采取加密存儲、限制訪問等措施，防止檔案信息的泄露。3.公司員工查閱、借閱檔案時，應嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或泄露檔案內(nèi)容。4.對于違反檔案保密規(guī)定的行為，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。（二）安全1.公司應加強檔案安全管理，建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全責任，確保檔案的安全。2.檔案