PAGE消防檔案室規(guī)章制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司消防檔案室的管理，確保消防檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮消防檔案在公司消防安全管理中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)部涉及消防檔案管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)消防法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案管理的規(guī)定。2.安全保密原則：確保消防檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)公司消防安全信息安全。3.規(guī)范管理原則：對(duì)消防檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理。4.服務(wù)消防原則：以服務(wù)公司消防安全工作為宗旨，為消防工作決策、隱患排查、應(yīng)急處置等提供有力支持。二、消防檔案的收集（一）收集范圍1.公司消防安全責(zé)任制文件，包括各級(jí)人員消防安全職責(zé)、責(zé)任書等。2.消防設(shè)施設(shè)備檔案，涵蓋消防設(shè)施設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測(cè)報(bào)告、使用說明書等。3.火災(zāi)隱患排查治理檔案，包含隱患排查計(jì)劃、排查記錄、整改方案、整改情況跟蹤等。4.消防安全培訓(xùn)檔案，有培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核情況等。5.滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案及演練檔案，包括預(yù)案文本、演練方案、演練記錄、效果評(píng)估等。6.消防行政許可和備案文件，如消防設(shè)計(jì)審核意見書、消防驗(yàn)收意見書、公眾聚集場(chǎng)所投入使用營業(yè)前消防安全檢查合格證等。7.火災(zāi)事故檔案，包括火災(zāi)報(bào)告、調(diào)查處理結(jié)果、事故分析報(bào)告等。8.其他與消防安全相關(guān)的文件、資料、圖片、視頻等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)消防檔案資料的收集工作，確保資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)于新形成的消防檔案資料，應(yīng)在文件產(chǎn)生或事件結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集并移交至消防檔案室。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。4.對(duì)重要的消防檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集電子版本，并確保電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。三、消防檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.消防安全管理類：包括公司消防安全責(zé)任制、管理制度、工作記錄等。2.消防設(shè)施設(shè)備類：按消防設(shè)施設(shè)備類型細(xì)分，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、自動(dòng)噴水滅火系統(tǒng)、消火栓系統(tǒng)等。3.火災(zāi)隱患排查治理類：按照隱患排查時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、整改情況等進(jìn)行分類。4.消防安全培訓(xùn)類：根據(jù)培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間等分類。5.滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案及演練類：區(qū)分預(yù)案版本、演練年度等。6.消防行政許可和備案類：按許可和備案的項(xiàng)目名稱、時(shí)間等分類。7.火災(zāi)事故類：以事故發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、原因、損失等為分類依據(jù)。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用[編號(hào)方式]進(jìn)行編號(hào)，確保每個(gè)檔案有唯一的標(biāo)識(shí)。2.編號(hào)應(yīng)包含檔案類別代碼、年份、順序號(hào)等信息，便于查找和管理。例如：消防安全管理類XFGL20XX001，其中“XFGL”為消防安全管理類代碼，“20XX”為年份，“001”為順序號(hào)。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定順序進(jìn)行整理裝訂，確保整齊、牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案封面和封底。3.在檔案左側(cè)裝訂，裝訂線應(yīng)整齊、美觀，不得影響檔案內(nèi)容的查閱。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.根據(jù)檔案分類，編制分類目錄索引，方便快速查找所需檔案。3.對(duì)重要檔案應(yīng)編制備考表，記錄檔案的變更、補(bǔ)充等情況。四、消防檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.消防檔案室應(yīng)設(shè)置在安全、干燥、通風(fēng)良好的區(qū)域，遠(yuǎn)離火源、水源和腐蝕性物質(zhì)。2.檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.消防檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括公司消防安全責(zé)任制文件、消防行政許可和備案文件、火災(zāi)事故檔案等。3.長期保管的檔案為[X]年，如消防設(shè)施設(shè)備檔案、消防安全培訓(xùn)檔案等。4.短期保管的檔案為[X]年，如火災(zāi)隱患排查治理檔案、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案及演練檔案等。（四）檔案清查1.定期對(duì)消防檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄，并形成清查報(bào)告，報(bào)告應(yīng)包括清查情況、存在問題及整改措施等。五、消防檔案的查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱消防檔案的，應(yīng)填寫《消防檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到消防檔案室查閱。3.涉及重要消防檔案或機(jī)密信息的查閱，需經(jīng)公司消防安全管理部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱流程1.查閱人員持審批后的《消防檔案查閱申請(qǐng)表》到消防檔案室登記。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱完畢，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)每次查閱情況進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員、查閱檔案名稱、查閱目的、查閱結(jié)果等。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和審計(jì)。六、消防檔案的利用（一）利用范圍1.為公司消防安全工作決策提供依據(jù)，如分析消防安全形勢(shì)、制定消防工作計(jì)劃等。2.用于消防設(shè)施設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)、故障排查和更新改造，參考檔案中的技術(shù)資料和歷史記錄。3.作為消防安全培訓(xùn)的案例和教材，提高員工的消防安全意識(shí)和技能。4.在火災(zāi)事故調(diào)查處理中，為查明原因、認(rèn)定責(zé)任提供參考。5.滿足政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等對(duì)公司消防安全工作檢查和評(píng)估的需要。（二）利用方式1.根據(jù)利用需求，檔案管理人員可提供檔案原件、復(fù)印件、電子文檔等。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門或復(fù)雜問題的消防檔案利用，可組織相關(guān)人員進(jìn)行集中查閱和討論。3.利用消防檔案開展培訓(xùn)、講座、案例分析等活動(dòng)，提高公司整體消防安全水平。（三）利用反饋1.利用消防檔案后，利用部門應(yīng)及時(shí)向消防檔案室反饋利用效果和存在的問題。2.檔案管理人員根據(jù)反饋意見，對(duì)消防檔案的管理和利用工作進(jìn)行改進(jìn)和完善。七、消防檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的消防檔案。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞且無法修復(fù)的檔案。3.經(jīng)鑒定確屬重復(fù)、無效或已失去利用價(jià)值的檔案。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出銷毀申請(qǐng)，填寫《消防檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司消防安全管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員共同對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，參與銷毀人員應(yīng)簽字確認(rèn)。5.對(duì)電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行