PAGE檔案局檔案保密管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案局檔案管理工作中的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本制度。本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案局實(shí)際工作情況制定，旨在規(guī)范檔案管理流程，保障檔案信息安全，維護(hù)國家利益和社會穩(wěn)定。（二）適用范圍本制度適用于檔案局全體工作人員，包括檔案管理人員、檔案利用審批人員、檔案查閱人員等，以及涉及檔案局檔案管理工作的相關(guān)合作單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)以及檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作在法律框架內(nèi)進(jìn)行。2.全程保密原則：對檔案從形成、整理、存儲、利用到銷毀的全過程實(shí)施保密管理，防止任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)信息泄露。3.最小化授權(quán)原則：根據(jù)工作需要，嚴(yán)格限定對檔案信息的訪問權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員在必要的范圍內(nèi)能夠接觸和使用檔案。4.安全保障原則：采取有效的技術(shù)和管理措施，保障檔案信息存儲和傳輸?shù)陌踩?，防止因自然?zāi)害、技術(shù)故障、人為破壞等因素導(dǎo)致檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案保密管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案的形成、收集、整理、歸檔等工作，確保檔案質(zhì)量符合保密要求。3.負(fù)責(zé)檔案的存儲管理，建立安全的檔案庫房，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施。4.對檔案利用進(jìn)行嚴(yán)格審批，根據(jù)利用目的和范圍，確定是否給予利用權(quán)限，并監(jiān)督利用過程。5.定期對檔案保密管理工作進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常整理、分類、編目、上架等工作，確保檔案存放有序，便于查找和利用。3.對檔案的借閱、查閱、復(fù)印等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用時間、利用人員、利用內(nèi)容等信息。4.協(xié)助檔案利用審批人員對利用申請進(jìn)行審核，提供必要的檔案信息咨詢服務(wù)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。（三）檔案利用審批人員職責(zé)1.依據(jù)檔案利用管理制度，對檔案利用申請進(jìn)行嚴(yán)格審批，確保利用目的合法、合理、必要。2.審查利用人員的身份和權(quán)限，核實(shí)利用申請的真實(shí)性和合規(guī)性。3.根據(jù)檔案的密級和利用范圍，確定是否批準(zhǔn)利用申請，并明確利用方式、利用期限等限制條件。4.對批準(zhǔn)的檔案利用申請進(jìn)行登記備案，跟蹤利用過程，確保利用活動符合規(guī)定。（四）檔案查閱人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案利用審批制度，按照批準(zhǔn)的利用范圍和方式查閱檔案。2.愛護(hù)檔案，不得擅自涂改損壞、抽取、撤換檔案材料。3.不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。4.查閱結(jié)束后，及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.各部門在工作過程中形成的文件材料，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和歸檔。文件材料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽署完備。2.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的文件材料，在形成過程中應(yīng)明確標(biāo)注密級，并采取相應(yīng)的保密措施。3.電子文件的形成應(yīng)遵循電子檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整、存儲安全。（二）檔案收集流程1.各部門應(yīng)定期將本部門形成的檔案材料收集整理，移交至檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息。2.檔案管理部門對接收的檔案材料進(jìn)行核對，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求補(bǔ)充或更正。3.對于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，檔案管理部門應(yīng)在接收后進(jìn)行重點(diǎn)審查，確保檔案符合保密要求。四、檔案的整理與歸檔（一）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.電子檔案的整理應(yīng)與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，建立準(zhǔn)確的電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（二）檔案整理方法1.紙質(zhì)檔案的整理：按照檔案分類方案，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等工作。編目應(yīng)包括檔號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。2.電子檔案的整理：對電子文件進(jìn)行分類命名，建立文件夾結(jié)構(gòu)，確保文件存儲規(guī)范。同時，對電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和整理，建立元數(shù)據(jù)庫，以便于對電子檔案進(jìn)行檢索和管理。（三）檔案歸檔要求1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，按照檔案庫房的存儲布局，上架存放。檔案應(yīng)存放有序，便于查找和利用。2.歸檔后的檔案應(yīng)建立檔案索引，包括紙質(zhì)索引和電子索引，方便檔案管理人員和利用人員快速查找所需檔案。3.對于重要檔案或利用率較高的檔案，可以建立副本或備份，分別存儲在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防止檔案丟失或損壞。五、檔案的存儲與保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜性能良好的地點(diǎn)建設(shè)。庫房應(yīng)遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等，確保檔案存儲環(huán)境安全。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜報警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)行巡查，檢查安全設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，確保庫房安全。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存儲，按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備上，如磁帶、磁盤、光盤等，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進(jìn)行存儲，確保檔案信息的完整性和可讀性。（三）檔案保管期限與鑒定1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案局實(shí)際工作情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的價值和保管期限，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門參與，組成鑒定小組進(jìn)行。3.對經(jīng)過鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報檔案局領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。六、檔案的利用與審批（一）檔案利用范圍1.本單位內(nèi)部因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定程序申請利用。利用范圍包括檔案的查閱、借閱、復(fù)印等。2.外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和檔案局的相關(guān)要求，辦理審批手續(xù)。外單位利用檔案的范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與工作相關(guān)的必要范圍內(nèi)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得對外提供利用。（二）檔案利用申請與審批流程1.檔案利用人員應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍、利用期限等信息，并簽字確認(rèn)。2.申請表提交至檔案利用審批人員，審批人員按照規(guī)定對申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括利用目的的合法性、利用范圍的合理性、利用人員的身份和權(quán)限等。3.對于符合規(guī)定的利用申請，審批人員應(yīng)簽署批準(zhǔn)意見，并注明利用方式、利用期限等限制條件。批準(zhǔn)后的申請表交檔案管理人員，作為辦理檔案利用手續(xù)的依據(jù)。4.對于不符合規(guī)定的利用申請，審批人員應(yīng)向利用人員說明原因，不予批準(zhǔn)。（三）檔案利用方式與期限1.檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)印等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定場所。借閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.復(fù)印檔案應(yīng)經(jīng)過檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案局檔案利用專用章。3.檔案利用期限應(yīng)根據(jù)利用目的和檔案的密級、重要性等因素確定。一般情況下，查閱檔案的期限為[X]個工作日，借閱檔案的期限為[X]天。如需延長利用期限，應(yīng)提前辦理申請手續(xù)。七、檔案的保密措施（一）人員保密管理1.檔案局全體工作人員應(yīng)簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任和義務(wù)。保密承諾書應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.加強(qiáng)對工作人員的保密教育和培訓(xùn)，提高工作人員的保密意識和業(yè)務(wù)水平。保密教育和培訓(xùn)應(yīng)定期進(jìn)行，培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、檔案保密制度、保密技術(shù)等。3.對涉及檔案管理工作的關(guān)鍵崗位人員，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和定期的保密檢查，確保人員具備良好的保密素質(zhì)。（二）物理安全措施1.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。門禁系統(tǒng)應(yīng)采用密碼、指紋、刷卡等多種認(rèn)證方式，確保人員身份認(rèn)證準(zhǔn)確可靠。2.檔案存儲設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。密碼應(yīng)定期更換，確保密碼安全。3.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對庫房內(nèi)的人員活動和檔案存儲情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。監(jiān)控數(shù)據(jù)應(yīng)保存一定期限，以便在需要時進(jìn)行查閱。（三）信息安全措施1.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、傳輸?shù)劝踩胧?，防止電子檔案信息在存儲和傳輸過程中被竊取或篡改。2.建立檔案信息訪問控制機(jī)制，根據(jù)人員的權(quán)限級別，限制對檔案信息的訪問。訪問控制應(yīng)包括用戶認(rèn)證、授權(quán)管理、訪問審計等功能。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。同時，安裝防火墻、防病毒軟件等安全防護(hù)軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。（四）保密監(jiān)督與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保密管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括保密制度的執(zhí)行情況、人員保密措施的落實(shí)情況、檔案存儲和利用的安全情況等。2.對發(fā)現(xiàn)的保密問題，應(yīng)及時進(jìn)行整改，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育或責(zé)任追究。3.鼓勵全體工作人員對違反檔案保密制度的行為進(jìn)行舉報，對舉報屬實(shí)的人員給予獎勵。八、檔案的數(shù)字化與信息化管理（一）檔案數(shù)字化原則1.遵循國家有關(guān)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。2.數(shù)字化過程應(yīng)保持檔案原文的真實(shí)性、完整性和可讀性，不得對檔案原文進(jìn)行篡改或損壞。3.建立數(shù)字化檔案的備份機(jī)制，確保數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的安全存儲。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）檔案數(shù)字化流程1.檔案數(shù)字化前，應(yīng)對檔案進(jìn)行整理和編目，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整。2.采用專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備和軟件，對檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。3.在數(shù)字化過程中，應(yīng)對檔案圖像進(jìn)行質(zhì)量檢測，確保圖像清晰、完整、可讀。同時，對數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。4.數(shù)字化后的檔案應(yīng)進(jìn)行存儲和管理，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（三）檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、利用、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案信