PAGE社區(qū)工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)工作檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)工作檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映社區(qū)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于社區(qū)工作人員及相關(guān)人員查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善社區(qū)工作檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理社區(qū)工作檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.對社區(qū)工作人員進(jìn)行檔案管理知識培訓(xùn)，提高檔案管理意識。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在社區(qū)工作中形成檔案的收集、整理和移交工作。2.確保檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，并及時移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、裝訂、保管、查閱等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料。2.社區(qū)組織建設(shè)、人員管理等方面的文件材料。3.社區(qū)服務(wù)活動記錄，包括活動方案、參與人員名單、活動照片、活動總結(jié)等。4.社區(qū)居民信息檔案，包括居民基本情況、家庭狀況、需求記錄等。5.社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生、安全管理等方面的文件材料。6.社區(qū)與上級部門、其他社區(qū)及社會組織的往來文件材料。7.其他與社區(qū)工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，不得遺漏。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，按照類別和時間順序排列。（三）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為黨群工作、社區(qū)建設(shè)、社區(qū)服務(wù)、社區(qū)管理、其他等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對零散的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：對社區(qū)工作中具有重要?dú)v史價值、法律依據(jù)和長期查考利用價值的檔案，實(shí)行永久保管。2.定期保管：對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，實(shí)行定期保管。定期保管期限分為30年、10年。（二）保管設(shè)施1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（三）檔案保管1.檔案應(yīng)按照編號順序存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.社區(qū)工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)社區(qū)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)。3.涉及個人隱私的檔案，未經(jīng)檔案所有者同意，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，查找相應(yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注。如需復(fù)印檔案材料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記復(fù)印內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害社區(qū)利益和他人合法權(quán)益。2.檔案管理部門應(yīng)積極為社區(qū)工作人員及相關(guān)人員提供檔案利用服務(wù)，提高檔案的利用率。3.對檔案利用情況應(yīng)進(jìn)行登記，記錄利用時間、利用人員、利用內(nèi)容等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案是否反映社區(qū)工作的真實(shí)情況，是否具有查考利用價值。2.檔案是否齊全、完整，字跡是否清晰，簽字蓋章是否齊全。3.檔案的保管期限是否已滿，是否符合相關(guān)規(guī)定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期保管期限等信息。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)社區(qū)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將銷毀情況報告社區(qū)負(fù)責(zé)人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立社區(qū)工作檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、整理、編目等工作。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等功能。3.數(shù)據(jù)安全：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系