PAGE單位專業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位專業(yè)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在單位各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門形成的各類專業(yè)檔案，包括但不限于科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：單位檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案管理的集中、統(tǒng)一、規(guī)范。2.完整準(zhǔn)確原則：各部門應(yīng)確保檔案的形成、收集、整理和歸檔工作完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作的歷史面貌。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)和保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為單位各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門單位設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)單位檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)單位各類專業(yè)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化檢索，提高檔案利用效率。4.對各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期開展檔案工作培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)Φ狡诨蚴ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.做好檔案的安全保管工作，確保檔案實(shí)體和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。7.積極開發(fā)檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記等。（二）各部門檔案工作小組各部門設(shè)立檔案工作小組，由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)規(guī)定，提高檔案意識(shí)，確保檔案工作順利開展。2.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的形成、積累和收集工作，確保文件材料齊全、完整。3.按照檔案管理部門的要求，定期對本部門檔案進(jìn)行整理、分類，并移交檔案管理部門。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、利用工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科研項(xiàng)目檔案：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、可行性研究報(bào)告、科研計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果報(bào)告、鑒定證書、專利證書等。2.工程建設(shè)檔案：涵蓋工程項(xiàng)目前期文件、工程設(shè)計(jì)文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等，如項(xiàng)目建議書、設(shè)計(jì)圖紙、施工日志、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、竣工圖等。3.業(yè)務(wù)合同檔案：包括各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等，以及合同履行過程中的相關(guān)文件，如合同變更記錄、結(jié)算憑證、驗(yàn)收報(bào)告等。4.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.人事檔案：有員工入職登記表、履歷表、考核材料、任免文件、工資福利記錄、獎(jiǎng)懲材料等。6.其他專業(yè)檔案：根據(jù)單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)和工作需要，確定其他各類專業(yè)檔案的收集范圍。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.對于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行“雙套制”收集，即同時(shí)保存紙質(zhì)文件和電子文件，確保檔案信息的安全和長期可利用。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，符合檔案管理要求。4.各部門應(yīng)定期對收集的文件材料進(jìn)行清理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等自然規(guī)律進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.保持文件的完整性：對每份文件進(jìn)行全面審查，確保文件內(nèi)容完整，附件齊全，避免遺漏重要信息。3.便于保管和利用：根據(jù)文件的性質(zhì)、類別、數(shù)量等因素，合理分類、編號、編目，便于檔案的存放、查找和借閱。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為不同的類別，如科研類、工程類、合同類、財(cái)務(wù)類、人事類等。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級類目。2.編號：對每一份檔案或一組檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號方式可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母組合編號等。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便快速檢索檔案。同時(shí)，為重要檔案編制檢索卡片，提供更詳細(xì)的檢索信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，避免使用金屬釘或塑料夾。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、檔案架、密集架等，確保檔案存放整齊、有序。2.安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器、消防栓等消防設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.配置溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，保證庫房溫濕度符合要求。4.采用防蟲、防霉藥劑，定期對檔案進(jìn)行檢查和處理，防止蟲害和霉菌滋生。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對本單位、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長期保管：主要是反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管：主要是反映本單位局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和單位實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的保存價(jià)值與保管期限相匹配。（四）檔案的存放與排列1.按照檔案的類別、保管期限、年度等因素進(jìn)行存放，同類檔案應(yīng)集中存放，不同類檔案之間應(yīng)保持一定的間距，便于查找和管理。2.檔案排列應(yīng)遵循從左到右、從上到下的順序，按照編號依次排列，確保檔案存放有序，便于檢索。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，按照電子文件的編號、題名、日期等信息進(jìn)行索引，方便快速查詢和利用。（五）檔案的清點(diǎn)與核對1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完整。2.在清點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并進(jìn)行整改。3.對檔案的損壞、丟失情況進(jìn)行詳細(xì)登記，分析原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并向上級主管部門報(bào)告。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機(jī)密檔案的查閱，需經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱單位檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。如需復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為單位各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.對于重要檔案或利用頻率較高的檔案，檔案管理部門可制作副本或電子備份，供查閱人員使用，提高檔案利用效率。3.鼓勵(lì)檔案管理人員開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。（四）利用記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱期限等信息。2.對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)了解檔案利用需求和趨勢，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。3.利用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限與相應(yīng)檔案的保管期限一致。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、客觀。2.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、歷史價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案是否仍有保存必要。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門代表、紀(jì)檢監(jiān)察人員等。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，判斷檔案是否符合繼續(xù)保存的條件。2.參考檔案的保管期限、文件數(shù)量、利用頻率等情況，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案的鑒定結(jié)論。3.對于涉及重要業(yè)務(wù)、重大事件、關(guān)鍵決策等方面的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》與相關(guān)檔案鑒定材料一并歸檔保存，保存期限與相應(yīng)檔案的保管期限一致。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和整合，為單位各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.確保檔案信息化系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行，保障檔案信息的安全和保密。（二）數(shù)字化采集1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰、完整。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將掃描后的電子檔案按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類、編號、編目等處理，錄入相關(guān)信息，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案對應(yīng)一致。3.對電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)采集和管理，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，按照檔案管理要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)和備份。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與維護(hù)：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按編號、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案信息。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人員、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相應(yīng)的檔案信息，保障檔案信息安全。5.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案利用情況、檔案數(shù)量、檔案類別等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.建立檔案信息化系統(tǒng)安全防護(hù)體系，采取防火墻、入侵檢