PAGE軍隊(duì)檔案管理員制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)軍隊(duì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在軍隊(duì)建設(shè)、作戰(zhàn)、訓(xùn)練、科研等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和軍隊(duì)相關(guān)規(guī)定，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于軍隊(duì)各級(jí)各類單位及檔案管理人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則軍隊(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和系統(tǒng)性。各級(jí)檔案管理部門負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作，接受上級(jí)檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映軍隊(duì)各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。檔案管理人員要嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)歸檔材料進(jìn)行認(rèn)真審核，防止虛假信息進(jìn)入檔案。3.安全保密原則高度重視檔案安全保密工作，采取有效措施確保檔案實(shí)體和信息的安全。嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案泄露、丟失、損壞等情況發(fā)生。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為軍隊(duì)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家和軍隊(duì)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、方針政策，制定本單位檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本單位檔案管理工作的規(guī)劃、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，定期向上級(jí)檔案管理部門報(bào)告工作情況。3.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的建設(shè)、配備和維護(hù)，保障檔案管理工作的正常開展。5.審核重要檔案的整理、保管、利用等工作方案，對(duì)檔案管理中的重大問題進(jìn)行決策。（二）檔案管理人員職責(zé)1.收集與整理負(fù)責(zé)收集本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的齊全完整。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。2.保管與保護(hù)妥善保管檔案實(shí)體，確保檔案存放環(huán)境符合要求，防止檔案受潮、霉變、蟲蛀、鼠咬等損壞。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，做到賬物相符，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還登記制度，確保檔案的安全。負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，保證設(shè)備正常運(yùn)行。3.鑒定與銷毀根據(jù)檔案保管期限表，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的徹底消除。4.檢索與利用建立健全檔案檢索體系，編制各種檢索工具，方便檔案的查找和利用。積極主動(dòng)地為軍隊(duì)各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作，對(duì)利用效果進(jìn)行跟蹤反饋。5.信息化管理負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫。熟練掌握檔案管理軟件的操作，及時(shí)錄入、更新檔案信息，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密等措施，防止檔案信息泄露和丟失。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、命令、規(guī)定等。2.本單位形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、裝備檔案、訓(xùn)練檔案、作戰(zhàn)檔案等各類文件材料。3.下級(jí)單位報(bào)送的重要文件材料。4.與外單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等文件材料。5.本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像、電子文件等特殊載體檔案。（二）收集要求1.各部門要明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集到檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件的收集，要確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行保存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、裝備檔案、訓(xùn)練檔案、作戰(zhàn)檔案等類別。文書檔案可進(jìn)一步按照年度、保管期限等進(jìn)行分類。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。文書檔案編號(hào)可采用年度保管期限流水號(hào)的形式。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)等信息。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整和裱糊，使其整齊劃一。按照一定的順序?qū)⑽募牧涎b訂成冊(cè)，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)與辦公室、閱覽室等分開設(shè)置，并有明顯標(biāo)識(shí)。（二）保管設(shè)備1.配備檔案密集架、檔案柜、防磁柜等檔案存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案存放有序、安全。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防光等設(shè)施設(shè)備，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、除濕機(jī)、防蟲藥、窗簾等。3.配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備，滿足檔案管理信息化工作的需要。（三）檔案存放1.按照檔案分類方案，將檔案分類存放于檔案密集架或檔案柜中。2.同一類檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.對(duì)特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像、電子文件等，應(yīng)采取專門的保管措施，確保其安全。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并報(bào)告。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，要查明原因，分清責(zé)任，采取措施進(jìn)行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家和軍隊(duì)有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法將檔案與同類檔案或相關(guān)檔案進(jìn)行分析比較，確定其保存價(jià)值的高低。（四）保管期限劃分1.永久保管反映軍隊(duì)重大歷史事件、重要工作成果、核心機(jī)密等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)軍隊(duì)建設(shè)和發(fā)展有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)軍隊(duì)工作有一定查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年至15年。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)注明檔案的題名、編號(hào)、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.按照規(guī)定的程序報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的徹底消除。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、全宗指南、分類目錄、主題目錄、專題目錄等多種檢索工具，方便檔案的查找。2.建立檔案檢索數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索。（二）利用方式1.查閱利用者可到檔案閱覽室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，到期應(yīng)及時(shí)歸還。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明出處。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案題名、編號(hào)、數(shù)量等信息。（四）利用效果跟蹤1.對(duì)檔案利用效果進(jìn)行跟蹤反饋，了解利用者對(duì)檔案利用的滿意度和檔案在實(shí)際工作中的作用。2.根據(jù)利用效果跟蹤情況，及時(shí)調(diào)整檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與軍隊(duì)信息化建設(shè)總體規(guī)劃相適應(yīng)，與本單位業(yè)務(wù)工作需求相結(jié)合。（二）數(shù)字化加工1.按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。2.數(shù)字化加工過程中應(yīng)確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)掃描圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和存儲(chǔ)。（三）數(shù)據(jù)庫建設(shè)1.建立檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。2.檔案目錄數(shù)據(jù)庫應(yīng)錄入檔案的基本信息，如題名、編號(hào)、年度、保管期限等；全文數(shù)據(jù)庫應(yīng)存儲(chǔ)檔案的數(shù)字化全文。3.加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和管理，定期對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（四）信息系統(tǒng)應(yīng)用1.