PAGE醫(yī)療局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)療局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)療工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)療局機關及下屬各醫(yī)療機構(gòu)、科室在醫(yī)療、管理、科研、教學等各項工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則醫(yī)療局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映醫(yī)療局各項工作的實際情況，保持檔案內(nèi)容的原始性和真實性，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集和整理醫(yī)療局在各個工作環(huán)節(jié)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、醫(yī)療秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理效率，為檔案利用者提供便捷、高效的服務，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門醫(yī)療局設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責全局檔案的綜合管理工作。檔案管理部門應具備必要的辦公場所、檔案庫房、保管設備和辦公自動化設施。（二）檔案管理人員職責1.負責制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.負責檔案的保管和保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變、蟲蛀等情況發(fā)生。4.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀處理。5.負責檔案的統(tǒng)計工作，建立檔案統(tǒng)計臺賬，及時準確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.負責檔案的查閱、借閱服務工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，提供必要的檔案利用指導和幫助。7.負責檔案信息化建設工作，推進檔案數(shù)字化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。8.負責組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全局人員的檔案意識和檔案管理水平。9.參與檔案的編研工作，編寫檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為醫(yī)療局各項工作提供參考依據(jù)。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保本部門檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱、借閱等利用工作，為本部門人員提供檔案利用服務。4.負責向本部門人員宣傳檔案管理知識，提高本部門人員的檔案意識，督促本部門人員及時將工作中形成的文件材料歸檔。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療業(yè)務類包括醫(yī)療文書、病歷檔案、檢查檢驗報告、醫(yī)療統(tǒng)計報表、醫(yī)療科研項目資料、醫(yī)療技術操作規(guī)程、醫(yī)療質(zhì)量控制文件等。2.行政管理類包括局機關及各醫(yī)療機構(gòu)的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案、審計檔案、設備檔案、基建檔案等。3.黨群工作類包括黨組織建設、黨員教育管理、思想政治工作、工會工作、共青團工作等方面形成的文件材料。4.其他類包括對外交流合作、信訪工作、突發(fā)事件處理等方面形成的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門工作中形成的各類文件材料，確保檔案收集的及時性和完整性。2.歸檔的文件材料應真實、準確反映醫(yī)療局各項工作的實際情況，字跡清晰，格式規(guī)范，簽署完備。3.對于電子文件，應按照國家有關電子文件管理的規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的可讀性和完整性。電子文件應與紙質(zhì)文件同步歸檔，實行雙套制管理。（三）整理方法1.分類檔案管理部門按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將收集到的檔案進行分類。分類應遵循科學性、系統(tǒng)性和實用性原則，便于檔案的管理和利用。檔案分類一般采用年度機構(gòu)保管期限分類法，即先按年度分開，再按機構(gòu)分類，最后按保管期限劃分。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用全宗號目錄號案卷號件號的結(jié)構(gòu)形式，其中全宗號為醫(yī)療局檔案管理部門的編號，目錄號為每一類檔案的編號，案卷號為每一卷檔案的編號，件號為每一份文件的編號。3.編目編制檔案目錄，檔案目錄應包括檔案編號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應打印成冊，并建立相應的電子目錄，便于檔案的檢索和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，不掉頁、不壓字。裝訂時應去除文件材料上的金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火（采用防火門、防火墻、防火卷簾等防火設施）、防盜（安裝防盜門窗、監(jiān)控設備等）、防潮（配備除濕設備）、防蟲（采用防蟲藥劑、防蟲網(wǎng)等）、防鼠（設置防鼠設施）、防塵（安裝空氣過濾設備）、防光（采用遮光窗簾、無紫外線燈具等）等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。3.根據(jù)檔案的數(shù)量和種類，合理規(guī)劃檔案庫房的存儲空間，設置不同的檔案架、檔案柜等保管設備，并按照檔案的分類和編號順序進行排列，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映醫(yī)療局主要職能活動和歷史面貌的，對醫(yī)療局工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。2.長期保管凡是在相當長時期內(nèi)醫(yī)療局需要查考的檔案，應列為長期保管。長期保管期限一般為16年至50年。3.短期保管凡是在較短時期內(nèi)醫(yī)療局需要查考的檔案，應列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。檔案保管期限的劃分應嚴格按照國家有關規(guī)定和檔案鑒定標準進行確定，確保檔案保管期限的準確性和合理性。（三）保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責和檔案保管的各項要求，確保檔案保管工作的規(guī)范化和制度化。2.對檔案進行定期檢查和不定期抽查，檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對破損、褪色的檔案進行修復和復制，確保檔案的完整性和可讀性。4.對電子檔案進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。5.加強對檔案庫房的安全管理，嚴格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。檔案管理人員離開檔案庫房時，應關好門窗，切斷電源，確保檔案庫房的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準檔案鑒定小組應根據(jù)國家有關檔案鑒定標準和醫(yī)療局檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案形成的歷史背景、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面、綜合的分析和評估，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對已滿保管期限的檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐卷逐件審查，根據(jù)鑒定標準確定檔案的存毀。3.對確定銷毀的檔案，檔案鑒定小組應編制銷毀清冊，注明檔案的編號（全宗號目錄號案卷號件號）、題名、責任者、日期、保管期限等內(nèi)容，并由檔案鑒定小組全體成員簽字確認。4.檔案管理部門將銷毀清冊報醫(yī)療局領導審批，經(jīng)批準后按照規(guī)定程序進行銷毀。（四）銷毀方式對紙質(zhì)檔案，應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，并確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。對電子檔案，應采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行銷毀，并對存儲介質(zhì)進行物理銷毀。（五）監(jiān)銷制度檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認，并注明銷毀日期和方式。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍醫(yī)療局內(nèi)部人員因工作需要，可查閱本部門及相關部門的檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱醫(yī)療局檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.醫(yī)療局內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱檔案，應提前向醫(yī)療局提出查閱申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提交單位介紹信或個人有效身份證件。經(jīng)醫(yī)療局領導批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，予以辦理查閱手續(xù)，并提供必要的檔案查閱場所和設備。查閱人員應在檔案查閱登記簿上簽字登記，注明查閱檔案的編號、題名、查閱時間等信息。（三）查閱要求1.查閱人員應嚴格遵守檔案查閱紀律，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借檔案。2.查閱人員如需復印、摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印、摘錄手續(xù)。復印、摘錄的檔案材料應與原件內(nèi)容一致，并加蓋檔案管理部門印章。3.查閱人員查閱檔案完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進行核對和清點，確保檔案無缺失、損壞等情況。（四）借閱范圍醫(yī)療局內(nèi)部人員因工作需要，可借閱本部門及相關部門的檔案。外部單位或個人一般不得借閱醫(yī)療局檔案，確因特殊原因需要借閱的，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（五）借閱手續(xù)1.醫(yī)療局內(nèi)部人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個人借閱檔案，應提前向醫(yī)療局提出借閱申請，說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并提交單位介紹信或個人有效身份證件。經(jīng)醫(yī)療局領導批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的權(quán)利和義務。借閱人員應在檔案借閱登記簿上簽字登記，注明借閱檔案的編號、題名、借閱時間等信息。（六）借閱要求1.借閱人員應嚴格遵守檔案借閱紀律，愛護檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。2.借閱人員應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期歸還，應提前向檔案管理部門辦理延期手續(xù)。3.借閱人員借閱檔案完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進行核對和清點，確保檔案無缺失、損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有缺失、損壞等情況，借閱人員應承擔相應的賠償責任。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱、借閱等情況進行及時、準確的統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計臺賬應包括檔案編號、題名、責任者、日期、保管期限、數(shù)量、變動情況等內(nèi)容，并定期進行更新和匯總。3.檔案管理部門應按照規(guī)定向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，及時反映醫(yī)療局檔案管理工作的基本情況和發(fā)展動態(tài)。（二）移交工作1.醫(yī)療局機構(gòu)變動或撤銷時，應按照國