PAGE東寶區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強東寶區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于東寶區(qū)各機關、團體、企事業(yè)單位及其他組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位的檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則檔案應如實反映各項工作活動的真實情況，不得偽造、篡改檔案內容。3.保密性原則對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格保密，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、利用，提高檔案的服務效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門東寶區(qū)設立專門的檔案管理部門，負責全區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。（二）各單位檔案管理機構各單位應設立檔案管理機構或配備專（兼）職檔案管理人員，負責本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）職責分工1.檔案管理部門職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定全區(qū)檔案管理工作的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范。負責全區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調，指導各單位檔案管理工作。組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動，提高檔案管理人員的業(yè)務素質和檔案意識。負責全區(qū)檔案的接收、征集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。監(jiān)督檢查各單位檔案管理工作的執(zhí)行情況，對違反檔案管理規(guī)定的行為進行查處。2.各單位檔案管理機構職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，以及東寶區(qū)檔案管理部門制定的規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范。負責本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。對本單位形成的各類文件材料進行分類、整理、歸檔，定期向檔案管理部門移交檔案。建立健全本單位檔案管理制度，加強檔案信息化建設，提高檔案管理水平。配合檔案管理部門開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育活動，積極提供檔案利用服務。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各單位在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表聲像等材料，包括但不限于以下幾類：上級機關文件、指示及本單位貫徹執(zhí)行的文件材料。本單位的工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表等文件材料。本單位與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、章程、招投標文件等文件材料。本單位的人事檔案、財務檔案、基建檔案、設備檔案等專門檔案。本單位組織的各類活動形成的文件材料，如照片、錄像、榮譽證書等。本單位在業(yè)務工作中形成的技術文件、資料、圖紙等。2.對具有重要歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案，應及時進行收集和征集。（二）收集要求1.各單位應建立健全文件材料收集制度，明確文件材料的收集范圍、收集渠道和收集時間，確保文件材料的及時收集。2.檔案管理人員應積極主動地收集文件材料，加強與各部門的溝通協(xié)調，及時掌握文件材料的形成情況，并督促有關人員按時移交檔案。3.對收集到的文件材料，應進行認真核對，確保文件材料的齊全、完整、準確。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，對檔案進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、人事管理類、財務管理類、基建管理類、設備管理類等類別。每一類別下可根據(jù)實際情況進一步細分二級類目和三級類目。2.編號對整理好的檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性的原則。編號方法可采用全宗號、目錄號、案卷號、件號等多級編號方式。3.編目編制檔案目錄，包括全宗指南、案卷目錄、卷內文件目錄、文件卡片等。檔案目錄應詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于檔案的檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設備、防火防盜設備等。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應遠離易燃、易爆、易腐蝕等物品存放區(qū)域，并設置明顯的安全警示標志。（二）檔案裝具1.應選用符合國家標準的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等。2.檔案裝具應堅固耐用、便于存放和查找檔案，并能有效保護檔案不受損壞。3.檔案裝具應按照檔案的分類和編號順序排列，便于管理和利用。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。短期保管的檔案：保管期限為1年至15年的檔案。3.各單位應根據(jù)國家有關規(guī)定和本單位實際情況，制定檔案保管期限表，并報檔案管理部門備案。（四）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應在檔案管理部門的組織下，由檔案管理人員、業(yè)務部門人員和有關專家組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限表、檔案的實際價值和利用情況，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。4.對確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)單位負責人批準后予以銷毀。5.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應永久保存。（五）檔案統(tǒng)計1.建立健全檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計工作應做到及時、準確、完整，定期向上級檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計報表。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應作為檔案管理工作決策和研究的重要依據(jù)。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應遵守國家有關法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，不得損害國家利益和他人合法權益。2.方便快捷原則檔案管理部門應提供便捷的檔案利用服務，提高檔案利用效率。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應嚴格遵守保密制度，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務。查閱檔案時，利用者應填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內容等信息。檔案管理人員應按照查閱登記表的要求，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱檔案時，利用者應愛護檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。2.借閱因工作需要借閱檔案時，利用者應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)單位負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應根據(jù)借閱申請表的要求，提供相應的檔案，并與利用者簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、歸還時間、保管責任等事項。借閱檔案時，利用者應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。借閱期限屆滿后，利用者應按時歸還檔案。3.出具證明根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其出具檔案證明。出具檔案證明時，檔案管理人員應認真核對檔案原件，確保證明內容真實、準確。檔案證明應加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細登記。2.檔案利用登記應包括利用者姓名、單位、利用時間、利用內容、利用方式、歸還時間等信息。3.檔案利用登記冊應妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計。六、檔案信息化建設（一）建設目標1.建立東寶區(qū)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。2.提高檔案管理工作的效率和質量，提升檔案服務水平。3.促進檔案資源的共享和開發(fā)利用，為東寶區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展提供有力支持。（二）建設內容1.檔案數(shù)字化對館藏檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。電子檔案應與紙質檔案內容一致，并按照檔案管理的要求進行整理、存儲和管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、鑒定、銷毀等功能，并能與其他業(yè)務系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換和共享。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設建立檔案數(shù)據(jù)庫，存儲檔案的元數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)等信息。檔案數(shù)據(jù)庫應具備數(shù)據(jù)備份、恢復、安全防護等功能，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）實施步驟1.規(guī)劃階段制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確建設目標、建設內容、實施步驟和保障措施等。2.試點階段選擇部分單位進行檔案信息化建設試點，探索經(jīng)驗，完善方案。3.推廣階段在全區(qū)范圍內逐步推廣檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案管理工作的全面信息化。4.完善階段不斷完善檔案信息化建設，提高檔案管理工作的信息化水平和服務質量。（四）安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統(tǒng)的安全防護。2.采取數(shù)據(jù)加密、身份認證、訪問控制、防火墻等技術手段，確保檔案信息的安全。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。4.加強對檔案管理人員的安全培訓，提高安全意識和操作技能。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機構東寶區(qū)檔案管理部門負責對全區(qū)各單位檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設情況。4.檔案安全保密情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門定期對各單位檔案管理工作進行檢查，并形成檢查報告。2.不定期抽查檔案管理部門不定期對各單位檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查根據(jù)工作需要，檔案管理部門對特定領域或特定單位的檔案管理工作進行