PAGEx學(xué)生檔案管理制度[公司/組織名稱]學(xué)生檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)我校學(xué)生檔案的科學(xué)管理，保證學(xué)生檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在學(xué)校教育教學(xué)、學(xué)生管理及就業(yè)指導(dǎo)等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校全體在校學(xué)生的檔案管理工作，包括學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)全過程中形成的各類檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保學(xué)生檔案中的所有材料真實(shí)可靠，如實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、獎(jiǎng)懲等情況。2.完整性原則：全面收集學(xué)生在學(xué)校期間形成的各類相關(guān)材料，保證檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)學(xué)生檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和科學(xué)化。二、學(xué)生檔案的內(nèi)容（一）入學(xué)檔案1.錄取通知書2.高考報(bào)名登記表3.高考體檢表4.黨團(tuán)組織關(guān)系材料（入黨申請(qǐng)書、入團(tuán)志愿書、團(tuán)組織關(guān)系介紹信等）5.個(gè)人簡(jiǎn)歷6.其他相關(guān)材料（如家庭經(jīng)濟(jì)情況證明等）（二）在校期間檔案1.學(xué)籍檔案學(xué)生登記表學(xué)年鑒定表成績(jī)單（包括每學(xué)期的課程成績(jī)、補(bǔ)考成績(jī)等）學(xué)籍變動(dòng)材料（如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等審批表）學(xué)位授予材料（學(xué)位申請(qǐng)書、學(xué)位評(píng)定委員會(huì)決議等）2.獎(jiǎng)懲檔案各類獎(jiǎng)勵(lì)證書及審批表（如三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、獎(jiǎng)學(xué)金等）各類違紀(jì)處分決定書及解除處分材料3.社會(huì)實(shí)踐檔案社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)記錄、報(bào)告志愿者服務(wù)證書及相關(guān)材料4.黨團(tuán)組織檔案入黨積極分子培養(yǎng)考察表預(yù)備黨員考察表黨員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書及審批材料團(tuán)支部工作記錄、團(tuán)員年度團(tuán)籍注冊(cè)材料等5.其他檔案參加各類競(jìng)賽、培訓(xùn)、學(xué)術(shù)活動(dòng)的相關(guān)材料在學(xué)校擔(dān)任學(xué)生干部的任職文件及工作記錄學(xué)生的個(gè)人榮譽(yù)、特長(zhǎng)等方面的證明材料（三）畢業(yè)檔案1.畢業(yè)生就業(yè)通知書2.畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書3.畢業(yè)生登記表4.畢業(yè)生成績(jī)單（最終版）5.畢業(yè)生體檢表6.派遣證存根7.其他相關(guān)材料（如畢業(yè)生推薦表、就業(yè)推薦材料等）三、學(xué)生檔案的收集與整理（一）收集1.各部門、各班級(jí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案材料的收集工作，按照檔案內(nèi)容分類要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集學(xué)生在相應(yīng)階段形成的各類檔案材料。2.對(duì)于學(xué)生個(gè)人提交的檔案材料，如申請(qǐng)書、證明材料等，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保材料的真實(shí)性和有效性。審核通過后，方可歸入學(xué)生檔案。3.各部門在工作中形成的涉及學(xué)生的相關(guān)材料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交至學(xué)生檔案管理部門，移交時(shí)需填寫材料移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）整理1.檔案管理人員收到收集的學(xué)生檔案材料后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類進(jìn)行整理。同一類別的材料應(yīng)集中放置，并按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.對(duì)于每份檔案材料，應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，注明材料名稱、日期、來源等信息，以便于查閱和管理。3.對(duì)破損、褪色的檔案材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案材料的完整性和可讀性。4.整理后的學(xué)生檔案應(yīng)裝入檔案袋或檔案盒，并在封面和盒脊上注明學(xué)生姓名、學(xué)號(hào)、專業(yè)、年級(jí)等基本信息。四、學(xué)生檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理好的學(xué)生檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照年級(jí)、專業(yè)、班級(jí)順序進(jìn)行存放，建立檔案存放索引，便于快速查找。2.對(duì)于畢業(yè)生檔案，應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)前完成歸檔工作，并進(jìn)行集中保管，待畢業(yè)生離校時(shí)統(tǒng)一辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）保管1.學(xué)校設(shè)立專門的學(xué)生檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管室，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。5.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的查閱、使用權(quán)限管理制度，確保電子檔案信息的安全。五、學(xué)生檔案的查閱與借閱（一）查閱1.本校教職工因工作需要查閱學(xué)生檔案的，須填寫《學(xué)生檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定是否提供查閱，并指定專人陪同查閱。2.查閱學(xué)生檔案時(shí)，查閱人員只能在檔案保管室內(nèi)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出保管室。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案材料，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《學(xué)生檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱1.外單位因特殊需要借閱我校學(xué)生檔案的，須持有單位介紹信，注明借閱目的、范圍和期限，并經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)意見，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《學(xué)生檔案借閱登記表》，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原則1.學(xué)生檔案應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)確保檔案材料的安全、完整，不得扣留、延誤檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)間。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞在畢業(yè)生畢業(yè)前，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)畢業(yè)生就業(yè)情況，整理好畢業(yè)生檔案，并按照就業(yè)單位或生源地的要求，填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單。將畢業(yè)生檔案密封后，連同檔案轉(zhuǎn)遞通知單一起通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞給接收單位或生源地檔案管理部門。檔案轉(zhuǎn)出后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，確保檔案按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)接收單位。如發(fā)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞過程中有問題，應(yīng)及時(shí)與接收單位或相關(guān)部門聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決。2.在校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞因休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的學(xué)生，所在班級(jí)或部門應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況，整理好學(xué)生檔案，并填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單。將學(xué)生檔案密封后，通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞給接收單位或部門。同時(shí)，將檔案轉(zhuǎn)遞情況及時(shí)通知學(xué)生本人。（三）轉(zhuǎn)遞回執(zhí)1.檔案轉(zhuǎn)遞后，檔案管理部門應(yīng)要求接收單位在檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)上簽字蓋章，并及時(shí)返回。回執(zhí)應(yīng)注明檔案接收日期、檔案是否完整等信息。2.檔案管理部門應(yīng)將轉(zhuǎn)遞回執(zhí)妥善保存，作為檔案轉(zhuǎn)遞的憑證和檔案管理工作的重要資料。七、學(xué)生檔案的信息化管理（一）建立學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)1.學(xué)校應(yīng)建立完善的學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的電子化管理。通過信息管理系統(tǒng)，對(duì)學(xué)生檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程信息化操作，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。2.學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，能夠方便快捷地為學(xué)校各部門及相關(guān)人員提供檔案信息服務(wù)。（二）檔案信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容分類要求，將學(xué)生檔案中的各類信息準(zhǔn)確錄入到學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)中。錄入的信息應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保檔案信息的真實(shí)性和完整性。2.定期對(duì)學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案材料信息，刪除已失效或不再使用的檔案信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（三）信息安全與保密1.加強(qiáng)學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，嚴(yán)格限制非授權(quán)人員訪問系統(tǒng)。對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)信息安全和保密的法律法規(guī)，對(duì)學(xué)生檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止檔案信息泄露。嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳輸學(xué)生檔案信息。八、學(xué)生檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校成立學(xué)生檔案管理工作監(jiān)督小組，定期對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表組成。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查學(xué)生檔案管理工作是否符合本制度的規(guī)定，檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)是否規(guī)范操作，檔案信息是否安全保密等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促檔案管理部門限期整改。整改情況應(yīng)進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)教育主管部門及相關(guān)部門對(duì)我校學(xué)