PAGE公用局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公用局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公用事業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公用局機(jī)關(guān)各部門、下屬各單位及其工作人員在公務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公用局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案應(yīng)如實(shí)反映公用事業(yè)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則。全面收集、整理和保存與公用事業(yè)相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為公用事業(yè)發(fā)展提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門公用局設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全局檔案的集中管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（二）部門職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公用局檔案管理制度。負(fù)責(zé)全局檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案查閱利用。負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案實(shí)體安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀到期檔案。組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。負(fù)責(zé)對(duì)下屬單位檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。開展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高全局工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向檔案管理部門移交。明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。配合檔案管理部門做好檔案的查閱利用工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公用局機(jī)關(guān)各部門在履行職責(zé)過程中形成的文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等各類紙質(zhì)文件材料。2.下屬各單位上報(bào)的工作計(jì)劃、總結(jié)、業(yè)務(wù)報(bào)表、技術(shù)資料、工程檔案等。3.公用事業(yè)項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。4.涉及公用事業(yè)的各類合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。5.公用局組織召開的各類會(huì)議的文件材料、會(huì)議記錄、照片、音像資料等。6.公用局工作人員在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要書信、手稿、榮譽(yù)證書等。7.其他與公用事業(yè)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編制文件目錄。按照分類方案進(jìn)行排列，裝入檔案盒，并填寫盒脊項(xiàng)目。2.科技檔案整理按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，每個(gè)項(xiàng)目下再按照文件形成階段分為立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等類別。對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行編號(hào)，編制項(xiàng)目檔案目錄。建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄，將項(xiàng)目文件材料依次排列并裝訂成冊(cè)。3.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類。對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行編號(hào)，裝訂成冊(cè)，并填寫封面和封底。編制會(huì)計(jì)檔案目錄，注明檔案名稱、保管期限等信息。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方案1.文書檔案分類年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。保管期限分類法：將檔案分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）三種保管期限。機(jī)構(gòu)（問題）分類法：按照公用局機(jī)關(guān)各部門或文件反映的問題進(jìn)行分類。2.科技檔案分類項(xiàng)目分類法：按照公用事業(yè)項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類。專業(yè)分類法：在每個(gè)項(xiàng)目下，按照工程設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備管理等專業(yè)進(jìn)行分類。3.會(huì)計(jì)檔案分類憑證類：按照記賬憑證的種類和編號(hào)順序進(jìn)行分類。賬簿類：按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿類型進(jìn)行分類。財(cái)務(wù)報(bào)告類：按照年度財(cái)務(wù)報(bào)告、中期財(cái)務(wù)報(bào)告等進(jìn)行分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案編號(hào)采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）件號(hào)的編號(hào)方式。例如：2023永久辦公室001，表示2023年度形成的、保管期限為永久、辦公室產(chǎn)生的第1份文件。2.科技檔案編號(hào)采用項(xiàng)目編號(hào)專業(yè)分類編號(hào)卷號(hào)的編號(hào)方式。例如：項(xiàng)目001設(shè)計(jì)01，表示項(xiàng)目編號(hào)為001的設(shè)計(jì)類第1卷檔案。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)憑證編號(hào)：按照記賬憑證的順序編號(hào)。賬簿編號(hào)：按照總賬、明細(xì)賬等賬簿的類別進(jìn)行編號(hào)。財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)：按照年份和報(bào)告類型進(jìn)行編號(hào)。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、密集架等，確保檔案存放整齊、有序。3.庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，做到賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。（三）保護(hù)措施1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝防火、防盜、防潮等設(shè)施設(shè)備，配備必要的消防器材和安全報(bào)警裝置。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行消毒處理，防止蟲害和霉菌滋生。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊保護(hù)措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問等。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合公用局檔案管理實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.全面分析檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，判斷其保存價(jià)值。2.分析檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)注明檔案名稱、文號(hào)、日期來源、保管期限、銷毀原因等信息，并由檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公用局分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。七、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案的，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱公用局檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向公用局提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。經(jīng)公用局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)接待查閱。查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，并按照規(guī)定進(jìn)行查閱。（三）查閱要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。3.如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為公用局各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公用局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線檢索、查閱、利用，方便工作人員和社會(huì)公眾獲取檔案信息。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將檔案數(shù)字化圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的關(guān)聯(lián)查詢。4.存儲(chǔ)管理：將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份管理。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息的錄入和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確完整。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按年度、保管期限、文號(hào)、題名等進(jìn)行檢索，方便快