PAGE完善會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會(huì)計(jì)檔案，是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確保會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、入庫(kù)單、出庫(kù)單等各種原始單據(jù)。2.記賬憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容加以分類，并據(jù)以確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，是根據(jù)會(huì)計(jì)科目開設(shè)的賬簿，用于分類登記單位的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、費(fèi)用、成本、收入等總括核算的資料。2.明細(xì)賬，是根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置的，用于分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供有關(guān)明細(xì)核算資料。3.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)間的先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等主表以及相關(guān)附表。2.財(cái)務(wù)情況說明書，對(duì)一定時(shí)期內(nèi)公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量等情況進(jìn)行分析總結(jié)的書面報(bào)告。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對(duì)賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對(duì)方已收本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對(duì)方已付本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法所形成的表格。2.銀行對(duì)賬單，是銀行和企業(yè)核對(duì)賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)往來的記錄。3.納稅申報(bào)表，記錄企業(yè)應(yīng)納稅額、已納稅額等情況的表格。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，用于記錄會(huì)計(jì)檔案從一個(gè)部門或人員移交至另一個(gè)部門或人員的詳細(xì)情況。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限等信息的清冊(cè)。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清冊(cè)，包括銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，如經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.會(huì)計(jì)憑證按照月份和種類進(jìn)行分類，如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿按照賬簿類型分別整理，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按照年度和報(bào)告類型分類，如年度資產(chǎn)負(fù)債表、年度利潤(rùn)表等。4.其他會(huì)計(jì)資料按照資料類型分類，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等。（二）編號(hào)規(guī)則1.會(huì)計(jì)憑證編號(hào)：按照月份順序，每月從1號(hào)開始連續(xù)編號(hào)。例如，20XX年1月的收款憑證編號(hào)為“收字1號(hào)收字X號(hào)”，付款憑證編號(hào)為“付字1號(hào)付字X號(hào)”，轉(zhuǎn)賬憑證編號(hào)為“轉(zhuǎn)字1號(hào)轉(zhuǎn)字X號(hào)”。2.會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)：總賬編號(hào)為“總字1號(hào)”，明細(xì)賬根據(jù)科目類別分別編號(hào)，如“明細(xì)資產(chǎn)類1號(hào)”、“明細(xì)負(fù)債類1號(hào)”等，日記賬編號(hào)為“日記現(xiàn)金1號(hào)”、“日記銀行存款1號(hào)”等。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號(hào)：年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號(hào)為“年報(bào)X號(hào)”，季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號(hào)為“季報(bào)X號(hào)”，月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告編號(hào)為“月報(bào)X號(hào)”。4.其他會(huì)計(jì)資料編號(hào)：根據(jù)資料類型和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號(hào)為“銀調(diào)20XX年X月1號(hào)”，銀行對(duì)賬單編號(hào)為“銀對(duì)20XX年X月1號(hào)”等。（三）裝訂要求1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)厚度一般以23厘米為宜。裝訂時(shí)應(yīng)去除憑證內(nèi)的金屬物，對(duì)大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。2.會(huì)計(jì)賬簿在年度終了后，應(yīng)將賬頁裝訂成冊(cè)，加具封面，并在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度等信息。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按年度裝訂成冊(cè)，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、報(bào)告名稱等內(nèi)容。4.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)根據(jù)資料的數(shù)量和厚度進(jìn)行適當(dāng)裝訂，確保整齊、牢固。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為永久，月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。4.其他會(huì)計(jì)資料銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)保管期限為永久。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照編號(hào)順序排列整齊，便于查找和調(diào)閱。2.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可查閱。查閱時(shí)，公司應(yīng)安排專人陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員借閱會(huì)計(jì)檔案，需填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。2.外部單位借閱會(huì)計(jì)檔案，除按上述外部單位查閱程序辦理外，還應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，明確借閱期間的保密責(zé)任。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，并經(jīng)公司同意。（三）查閱與借閱規(guī)定1.查閱或借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，查閱或借閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱或借閱人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)計(jì)檔案，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫標(biāo)記、拆封或抽換憑證等。如因工作需要摘錄、復(fù)制會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用。3.查閱或借閱結(jié)束后，查閱或借閱人員應(yīng)及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案歸還保管人員，并辦理歸還手續(xù)。保管人員應(yīng)對(duì)歸還的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。六、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由公司財(cái)務(wù)部門提出會(huì)計(jì)檔案銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審核簽字后，報(bào)上級(jí)主管部門備案。3.公司應(yīng)組織專人對(duì)擬銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀前認(rèn)真核對(duì)會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容和數(shù)量，銷毀后在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。（三）銷毀記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人員、監(jiān)銷人員等信息。銷毀記錄應(yīng)與《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》一同保存，以備查考。七、會(huì)計(jì)檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保會(huì)計(jì)檔案管理工作符合本制度規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案的整理、保管情況，包括檔案的分類、編號(hào)、裝訂、存放等是否符合要求。2.會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱管理情況，是否按照規(guī)定程序辦理查閱和借閱手續(xù)，查閱和借閱人員是否遵守相關(guān)規(guī)定。3.會(huì)計(jì)檔案的銷毀管理情況，是否按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，銷毀記錄是否完整。（三）