PAGE工地上檔案管理制度一、總則（一）目的為加強工地檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、管理及維護中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本工地實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本工地范圍內(nèi)所有與工程建設(shè)相關(guān)的文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件、工程變更文件以及與工程相關(guān)的各類合同、協(xié)議等。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映工程建設(shè)的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理與工程建設(shè)有關(guān)的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學(xué)分類、編號和排列，保持檔案之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.時效性原則：及時收集、整理、歸檔各類文件資料，確保檔案信息的時效性。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工地檔案管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃工地檔案管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案收集、整理和歸檔工作。3.集中管理工地各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。4.定期對檔案進行整理、鑒定、統(tǒng)計和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱和利用工作，為工程建設(shè)、管理及維護提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工程建設(shè)過程中形成的文件資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確收集和整理。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作。4.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的保管和利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識和相關(guān)法律法規(guī)，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范管理。3.做好檔案的存儲、保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)和處理。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，做好借閱登記和歸還工作，確保檔案的安全。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件：包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.施工過程文件：施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、圖紙會審記錄、工程變更通知、施工日志、工程測量記錄、材料檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。3.竣工驗收文件：工程竣工驗收報告、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。4.工程變更文件：變更申請、變更審批文件、變更后的圖紙及相關(guān)資料等。5.與工程相關(guān)的合同、協(xié)議：工程承包合同、分包合同、材料設(shè)備采購合同、監(jiān)理合同、設(shè)計合同等。6.其他文件：工程聲像資料、電子文件、會議紀(jì)要、來往信函等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)真實、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對工程建設(shè)過程中形成的電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。4.對于外來文件，如上級主管部門的文件通知、設(shè)計單位的圖紙等，應(yīng)及時登記并妥善保管。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件資料之間的系統(tǒng)性和連貫性。2.按照工程建設(shè)的不同階段和類別，對文件資料進行分類整理，便于查找和利用。3.同一類文件資料應(yīng)按照時間順序排列，編號連續(xù)，不得缺頁、漏編。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件、工程變更文件、合同協(xié)議文件、其他文件等類別。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年份+流水號”的方式，如“2023001”表示2023年的第一份檔案。3.裝訂與編目：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊。同時，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.數(shù)字化處理：對重要的檔案資料進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在文件資料形成后的規(guī)定時間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。一般情況下，工程前期文件應(yīng)在項目立項后一個月內(nèi)歸檔，施工過程文件應(yīng)每月定期歸檔，竣工驗收文件應(yīng)在工程竣工驗收后半個月內(nèi)歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進行認(rèn)真核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔清單，清單內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、數(shù)量等，雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.工程前期文件、工程變更文件、合同協(xié)議文件等應(yīng)長期保管。2.施工過程文件中的重要文件，如施工組織設(shè)計、技術(shù)交底、工程測量記錄、隱蔽工程驗收記錄等，應(yīng)保管至工程竣工后至少五年。3.竣工驗收文件應(yīng)永久保管。4.其他文件根據(jù)其重要性和實際需要確定保管期限。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放在檔案架上，檔案架應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案索引，標(biāo)明檔案的存放位置。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤、硬盤等。備份應(yīng)定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.工程建設(shè)、管理及維護過程中的查閱、參考。2.工程竣工驗收、審計、評估等工作的資料提供。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他利用情形。（二）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的編號、題名、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、利用范圍等情況進行審核，對符合借閱條件的申請予以批準(zhǔn)。3.借閱人憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。檔案管理人員應(yīng)在借閱登記本上詳細(xì)記錄借閱人的姓名、部門、借閱檔案的編號、題名、借閱日期、歸還日期等信息。4.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、拆散或轉(zhuǎn)借他人。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點進行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件一致，并由檔案管理部門加蓋“與原件一致”章。3.檔案利用完畢后，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行鑒定，提出鑒定意見和銷毀清單。（三）鑒定方法1.對保管期限已滿的檔案，鑒定小組應(yīng)逐份審查檔案的內(nèi)容，根據(jù)其重要性、完整性、利用價值等情況，確定是否繼續(xù)保存。2.對已失去保存價值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》?！稒n案銷毀申請表》應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進行。銷毀過程應(yīng)進行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀檔案的編號、題名、日期、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人等信息。2.對電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的技術(shù)手段進行徹底刪除，確保電子檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀完畢后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計報表應(yīng)及時報送檔案管理部門負(fù)責(zé)人和單位主管領(lǐng)導(dǎo)。（三）移交規(guī)定1.工程竣工后，檔案管理部門應(yīng)