PAGE汽車企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)汽車企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本汽車企業(yè)總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司等。（三）檔案定義本制度所指檔案是汽車企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、售后服務(wù)等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。企業(yè)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由企業(yè)檔案管理部門歸口管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.完整性原則。全面收集企業(yè)各項(xiàng)活動中產(chǎn)生的檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。3.準(zhǔn)確性原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映企業(yè)活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。4.系統(tǒng)性原則。對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.安全性原則。采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。2.負(fù)責(zé)制定和完善企業(yè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。3.集中管理企業(yè)各類檔案，對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。4.指導(dǎo)和監(jiān)督企業(yè)各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。5.參與企業(yè)重大活動和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的及時歸檔和有效利用。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案整理歸檔，并向檔案管理部門移交。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，確保檔案的完整和安全，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。4.積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，企業(yè)規(guī)章制度，工作計劃與總結(jié)，行政公文，人事檔案，財務(wù)審計檔案等。2.產(chǎn)品研發(fā)類檔案：包括產(chǎn)品設(shè)計方案、技術(shù)圖紙、工藝文件、實(shí)驗(yàn)報告、專利文件等。3.生產(chǎn)制造類檔案：包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、設(shè)備臺賬、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、原材料采購合同及相關(guān)憑證等。4.市場營銷類檔案：包括市場調(diào)研報告、銷售合同、廣告宣傳資料、客戶信息等。5.售后服務(wù)類檔案：包括維修記錄、客戶投訴處理記錄、配件供應(yīng)記錄等。6.基本建設(shè)類檔案：包括企業(yè)新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。7.其他類檔案：包括企業(yè)與外部單位簽訂的合作協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)檔案、榮譽(yù)證書等具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案的齊全完整。2.對于重要會議、重大活動、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成收集工作。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自剪裁、拼湊、涂改或損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法或年度問題保管期限分類法等。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速檢索和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固，便于長期保存。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.從企業(yè)的歷史發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面綜合考慮檔案的保存價值。3.確保鑒定工作的客觀性、準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映企業(yè)主要職能活動和歷史面貌的，對企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如企業(yè)章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)決算等。2.長期保管：凡是反映企業(yè)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對企業(yè)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為[X]年。如一般性的工作計劃、總結(jié)、報告等。3.短期保管：凡是反映企業(yè)短期工作活動，在較短時間內(nèi)對企業(yè)工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[X]年。如臨時性的通知、簡報等。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，并提出初步鑒定意見。2.將初步鑒定意見提交檔案鑒定小組進(jìn)行審核。3.檔案鑒定小組根據(jù)審核情況，對檔案作出存毀決定。4.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清單，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜溫濕度控制等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。同時，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類、編目、存儲和檢索。3.聲像檔案應(yīng)按照載體形式分別存放，并注明相關(guān)信息，如拍攝時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。（三）檔案保管要求1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，確保檔案信息不被泄露給無關(guān)人員。2.按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行檔案利用，保證檔案利用的合法性和規(guī)范性。3.充分發(fā)揮檔案的作用，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、科研創(chuàng)新等提供有力支持。（二）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.企業(yè)外部單位因履行法律法規(guī)規(guī)定的職責(zé)或與企業(yè)開展合作等需要查閱、借閱檔案，但需經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱、借閱企業(yè)檔案，應(yīng)按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用程序1.查閱檔案：查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案：借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽換。3.復(fù)制檔案：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等，以便統(tǒng)計分析和跟蹤管理。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)提供便捷、高效的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全保密。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和圖像處理，轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行分類、編目、存儲。2.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立功能齊全、操作簡便的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的錄入、審核、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。4.信息安全管理：采取防火墻、加密技術(shù)、用戶認(rèn)證等措施，加強(qiáng)檔案信息安全管理，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程：檔案管理人員按照檔案整理要求，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，生成電子圖像文件。對電子圖像文件進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，確保圖像清晰可讀。按照電子檔案分類編目規(guī)則，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號、著錄等，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案錄入流程：檔案管理人員根據(jù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將電子檔案上傳至電子檔案管理系統(tǒng)，并進(jìn)行錄入、審核等操作。錄入內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、來源等信息。審核人員對錄入的電子檔案信息進(jìn)行審核，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.電子檔案利用流程：利用人通過電子檔案管理系統(tǒng)提交檔案利用申請，經(jīng)審批后，利用人可在系統(tǒng)中查閱、下載或打印所需檔案。檔案管理部門對電子檔案利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計。4.數(shù)據(jù)備份流程：定期對電子檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行完整性檢查，確保備份數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可用性。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為企業(yè)檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.企業(yè)所屬各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理歸檔后移交檔案管理部門。2.企業(yè)因機(jī)構(gòu)調(diào)整、資產(chǎn)重組等原因，涉及檔案移交的，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，并編制檔案移交清單。3.企業(yè)向外部單位移交檔案時，應(yīng)經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。九、檔案的保密與安全（一）保密制度1.加強(qiáng)檔案保密教育，提高檔案管理人員和利用人員的保密意識。2.對涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容，不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。4.對檔案利用過程中產(chǎn)生的復(fù)印件、摘錄件等，應(yīng)按照檔案原件的保密要求進(jìn)行管理。（二）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全責(zé)任，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。2.加強(qiáng)檔案庫房的安全防范措施，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。配備必要的消防器材和安全報警裝置，確保檔案庫房的安全。3.加強(qiáng)電子