PAGE調(diào)解仲裁檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織調(diào)解仲裁檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護公司/組織合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在調(diào)解仲裁活動中形成的各類檔案，包括但不限于調(diào)解申請書、答辯書、證據(jù)材料、調(diào)解筆錄、仲裁申請書、仲裁裁決書等相關(guān)文件資料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映調(diào)解仲裁活動的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理調(diào)解仲裁過程中產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善調(diào)解仲裁檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理調(diào)解仲裁檔案，確保檔案的安全和完整。3.對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，建立檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門調(diào)解仲裁檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門形成的檔案材料的真實性、完整性負(fù)責(zé)，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、利用等。3.對檔案進行定期檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.調(diào)解仲裁活動中形成的各類文件、文書、資料，如調(diào)解申請書、答辯書、證據(jù)清單、證據(jù)材料、調(diào)解筆錄、仲裁申請書、仲裁答辯書、仲裁反申請書、仲裁證據(jù)材料、庭審筆錄、仲裁裁決書、調(diào)解書等。2.與調(diào)解仲裁活動相關(guān)的往來信函、電子郵件、傳真、電話記錄等。3.調(diào)解仲裁過程中涉及的鑒定報告、評估報告、審計報告等。4.其他與調(diào)解仲裁活動有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在調(diào)解仲裁活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案材料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、完整、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其原始性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照調(diào)解仲裁案件的性質(zhì)、階段等進行分類，可分為勞動爭議調(diào)解仲裁檔案、商事爭議調(diào)解仲裁檔案等。2.編號：為每個調(diào)解仲裁案件編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。3.裝訂：將同一案件的檔案材料按照一定順序進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案件編號、案件名稱、當(dāng)事人信息、檔案內(nèi)容摘要、頁碼等，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管期限1.調(diào)解仲裁檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.具有重要查考利用價值的檔案，如涉及公司/組織重大權(quán)益、具有典型意義的仲裁裁決書等，應(yīng)永久保存。3.一般的調(diào)解仲裁檔案，如普通勞動爭議調(diào)解仲裁案件檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案，如臨時性調(diào)解案件檔案等，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.對電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲介質(zhì)進行備份存儲，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）檔案保管的檢查與維護1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制；對已到保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。3.每年應(yīng)對檔案庫房進行全面檢查，確保檔案保管設(shè)備正常運行，檔案安全無虞。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱調(diào)解仲裁檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司/組織授權(quán)，不得查閱。3.外部單位或個人查閱調(diào)解仲裁檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進行審核，簽署意見并批準(zhǔn)。3.查閱人持批準(zhǔn)后的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。4.檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。5.查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要利用調(diào)解仲裁檔案，可根據(jù)檔案管理部門的規(guī)定進行復(fù)印、摘抄等，但不得擅自更改檔案內(nèi)容。2.外部單位或個人如需利用調(diào)解仲裁檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。利用方式包括復(fù)印、摘抄、拍照等，但需注明檔案來源和用途。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的利用情況進行詳細(xì)記錄，包括利用人、利用時間、利用內(nèi)容、利用方式等，以便統(tǒng)計和分析檔案利用情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、查考利用價值等因素，對到期檔案進行鑒定。2.對仍具有查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定程序?qū)M銷毀檔案進行登記造冊。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立調(diào)解仲裁檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。2.對掃描后的電子文件進行整理、分類、編號、編目等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.對電子檔案進行加密存儲，確保檔案信息的安全。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括案件基本信息、當(dāng)事人信息、檔案內(nèi)容等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按案件編號、當(dāng)事人姓名、檔案內(nèi)容關(guān)鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記等功能，提高借閱管理效率。4.統(tǒng)計分析：對檔案利用情況、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.建立完善的信息系統(tǒng)安全管理