PAGE檔案管理制度全文一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司/組織的工作活動(dòng)和歷史面貌。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，方便公司/組織內(nèi)部各部門及員工對(duì)檔案的利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)公司/組織設(shè)立檔案管理部門（檔案室），負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案基礎(chǔ)工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，對(duì)檔案信息進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。6.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。7.負(fù)責(zé)組織開展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。8.為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)需要編寫檔案參考資料，積極主動(dòng)地為公司/組織各項(xiàng)工作提供支持和保障。9.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。10.完成公司/組織領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照公司/組織檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作，及時(shí)提供本部門相關(guān)檔案信息。4.宣傳檔案管理知識(shí)，提高本部門員工的檔案意識(shí)，督促本部門員工做好文件材料的收集和整理工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定、辦法等，會(huì)議文件、紀(jì)要，工作計(jì)劃、總結(jié)，人事檔案，行政公文，證照文件，印章管理文件等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購、人力資源管理、客戶服務(wù)等各類業(yè)務(wù)檔案，具體包括業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，項(xiàng)目文檔，技術(shù)資料，產(chǎn)品資料，市場調(diào)研資料等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料，資金管理文件等。4.基本建設(shè)類檔案包括基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。5.聲像電子類檔案包括照片、錄音、錄像、光盤、磁盤等存儲(chǔ)的與公司/組織工作活動(dòng)相關(guān)的聲像資料和電子文件。6.實(shí)物類檔案包括公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等實(shí)物。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.“年度”為檔案形成的年份，采用公元紀(jì)年，如“2023”。3.“類別”根據(jù)檔案分類設(shè)置，用大寫字母表示，如“XZ”表示行政管理類檔案，“YW”表示業(yè)務(wù)管理類檔案等。4.“流水號(hào)”為每類檔案按順序編制的號(hào)碼，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“001”“002”等。5.例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號(hào)為“2023XZ00l”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.公司/組織內(nèi)部各部門應(yīng)及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料移交至兼職檔案員處，兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行整理。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，相關(guān)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交至檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)收集公司/組織在對(duì)外交往、合作等活動(dòng)中形成的文件材料，以及上級(jí)主管部門下發(fā)的與公司/組織相關(guān)的文件材料。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理的基本步驟包括分類、組卷、編目等。3.分類：按照檔案分類方案，將收集到的文件材料進(jìn)行分類。4.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，如按時(shí)間順序、問題、重要程度等。卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編寫頁號(hào)，并填寫卷內(nèi)目錄。5.編目：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，包括填寫卷內(nèi)備考表、編制案卷封面等。案卷封面應(yīng)填寫全宗名稱、類目名稱、案卷題名、卷號(hào)、保管期限、起止日期、密級(jí)等項(xiàng)目。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或重新整理。3.審核合格的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，并按照檔案編號(hào)順序上架存放。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明各類檔案的存放架位和序號(hào)。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。6.根據(jù)檔案的保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記制度，記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱等信息。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱期限等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案的密級(jí)、重要程度等因素進(jìn)行審批，同意借閱的，在申請(qǐng)表上簽字，并注明借閱期限。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)持《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。5.借閱檔案涉及公司/組織機(jī)密信息的，借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)印、摘錄等操作，應(yīng)按照公司/組織保密規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成的鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。4.對(duì)保管期限已滿的檔案，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀前，檔案管理部門應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的內(nèi)容與《檔案銷毀清冊(cè)》是否一致，確保銷毀工作的準(zhǔn)確性和徹底性。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。八、檔案信息化管理（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司/組織應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編目、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、備份等功能。2.檔案管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和利用。（二）電子檔案的收集與整理1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將本部門形成的電子文件收集整理，并移交至檔案管理部門。電子文件應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全。2.檔案管理部門對(duì)接收的電子文件進(jìn)行審核，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。審核合格的電子文件，應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行分類、編目等整理工作，并錄入電子檔案管理系統(tǒng)。3.對(duì)電子文件的整理，應(yīng)建立電子文件與紙質(zhì)文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。（三）電子檔案的利用1.公司/組織內(nèi)部各部門及員工可通過電子檔案管理系統(tǒng)查閱、借閱電子檔案。查閱、借閱電子檔案的程序與查閱、