PAGE政府信息化檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府信息化檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可利用性，提高政府工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門及所屬單位在信息化建設(shè)過程中形成的各類檔案，包括但不限于電子文件、數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)日志、多媒體資料等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：政府信息化檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.全程管理原則：對信息化檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行管理。3.安全保密原則：保障信息化檔案的安全，防止信息泄露、篡改和丟失，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為政府工作和社會公眾提供便捷服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定政府信息化檔案管理的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范。2.負(fù)責(zé)政府信息化檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。3.接收、整理、保管和提供利用政府信息化檔案，建立健全檔案管理信息系統(tǒng)。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息化意識。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門信息化檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門的信息化檔案移交歸檔，并配合做好檔案管理的相關(guān)工作。3.明確專人負(fù)責(zé)本部門信息化檔案的日常管理，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)信息化檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、保管和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，及時(shí)更新和完善檔案數(shù)據(jù)，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.積極開展檔案業(yè)務(wù)研究，不斷提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。三、檔案形成與積累（一）文件材料的形成1.政府各部門在履行職能過程中，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)要求，及時(shí)形成各類文件材料，包括紙質(zhì)文件和電子文件。2.電子文件的形成應(yīng)遵循國家有關(guān)電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保文件格式的通用性和兼容性，便于長期保存和利用。（二）文件材料的積累1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的積累工作，對辦理完畢的文件材料進(jìn)行及時(shí)收集、整理和分類，確保文件材料的齊全、完整。2.在日常工作中，應(yīng)注意將不同載體、不同格式的文件材料進(jìn)行有機(jī)整合，避免出現(xiàn)文件材料丟失或遺漏的情況。（三）文件材料的整理1.電子文件的整理應(yīng)按照文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容等要素進(jìn)行分類，建立清晰的文件層次結(jié)構(gòu)，便于檢索和利用。2.對紙質(zhì)文件材料，應(yīng)進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保紙質(zhì)文件與電子文件的對應(yīng)關(guān)系準(zhǔn)確無誤。四、檔案歸檔（一）歸檔范圍1.政府信息化建設(shè)過程中形成的各類文件材料，包括項(xiàng)目規(guī)劃、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)方案、技術(shù)文檔、測試報(bào)告、驗(yàn)收文件等。2.政府各部門在業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的重要電子文件，如政策文件、會議紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、行政審批文件等。3.政府信息系統(tǒng)產(chǎn)生的系統(tǒng)日志、操作記錄、數(shù)據(jù)備份等。4.政府部門制作或接收的多媒體資料，如圖片、音頻、視頻等。（二）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在文件材料形成后的次年6月底前完成歸檔工作。2.對于重大項(xiàng)目或緊急事件形成的文件材料，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后的1個(gè)月內(nèi)及時(shí)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的電子文件應(yīng)確保內(nèi)容完整、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，符合長期保存的要求。2.紙質(zhì)文件材料應(yīng)與電子文件同時(shí)歸檔，紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，形成與電子文件相對應(yīng)的電子副本。3.歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，編制詳細(xì)的檔案目錄，確保檔案的有序管理。五、檔案保管（一）保管方式1.政府信息化檔案應(yīng)采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式進(jìn)行保管，確保檔案的安全性和完整性。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在符合檔案保管要求的檔案庫房內(nèi)，保持庫房的清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止檔案霉變、蟲蛀和損壞。（二）保管期限1.政府信息化檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的重要程度確定，一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括反映政府重大決策、重要事件、歷史沿革等具有重要保存價(jià)值的文件材料；長期保管的檔案一般為10年至50年，主要包括政府部門在一定時(shí)期內(nèi)形成的重要業(yè)務(wù)文件；短期保管的檔案為1年至10年，主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件和臨時(shí)文件。（三）檔案維護(hù)1.定期對電子檔案存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期清點(diǎn)和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完好無損。3.建立檔案維護(hù)記錄，詳細(xì)記錄檔案維護(hù)的時(shí)間、內(nèi)容、結(jié)果等信息，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案利用（一）利用范圍1.政府部門內(nèi)部工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本部門的信息化檔案。2.其他政府部門因工作需要，經(jīng)檔案管理部門同意，可以查閱、借閱相關(guān)的信息化檔案。3.社會公眾因特殊原因需要查閱政府信息化檔案的，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后，可以進(jìn)行查閱。（二）利用方式1.電子檔案的利用應(yīng)通過檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檢索和查閱，經(jīng)授權(quán)后可以下載或打印相關(guān)檔案資料。2.紙質(zhì)檔案的利用應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進(jìn)行查閱，如需借閱，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。（三）利用審批1.政府部門內(nèi)部工作人員查閱、借閱本部門檔案的，應(yīng)填寫檔案利用申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。2.其他政府部門查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案利用申請表，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，方可辦理借閱手續(xù)。3.社會公眾查閱政府信息化檔案的，應(yīng)向檔案管理部門提出申請，提交相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，方可查閱。七、檔案安全保密（一）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等的安全管理，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。2.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，確保檔案管理信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識。2.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制查閱和使用范圍。3.在檔案利用過程中，應(yīng)要求利用人員遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案信息。（三）應(yīng)急處置1.制定檔案安全保密應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、處置流程等，確保在發(fā)生檔案安全事故或泄密事件時(shí)能夠及時(shí)、有效地進(jìn)行處置。2.定期組織檔案安全保密應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力。3.在檔案安全事故或泄密事件發(fā)生后，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級主管部門報(bào)告。八、檔案信息化建設(shè)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立統(tǒng)一的政府信息化檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理、在線檢索、遠(yuǎn)程利用等功能。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保檔案管理工作的規(guī)范化和信息化。（二）數(shù)據(jù)管理1.加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和一致性。2.建立檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并進(jìn)行異地存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、整理和編目，建立科學(xué)合理的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，便于檔案信息的檢索和利用。（三）技術(shù)應(yīng)用1.積極應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等，提高檔案管理的智能化水平。2.利用電子標(biāo)簽、二維碼等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對檔案實(shí)體的快速定位和管理。3.加強(qiáng)與其他政府信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同辦公。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立政府信息化檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等。3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心。（三）結(jié)果處理1.對監(jiān)督