PAGE小學學校檔案室制度一、總則（一）目的為加強我校檔案室管理，有效保護和利用檔案資源，保障學校各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校全體教職工及與學校檔案工作相關的各類人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學校檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映學校各項工作的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.完整性原則全面收集學校在教學、科研、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案整理和保管方式，提高檔案檢索效率，方便學校各部門和人員查閱利用檔案。二、檔案管理機構及職責（一）檔案室設置學校設立獨立的檔案室，配備必要的檔案管理人員和設施設備，確保檔案室工作的正常開展。（二）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全學校檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管學校各類檔案，對檔案進行分類、編目、上架，確保檔案存放有序、查找方便。3.開展檔案信息化建設，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和安全性。5.為學校各部門和人員提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高全校教職工的檔案意識和業(yè)務水平。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的日常收集、整理、歸檔、保管等工作，保證檔案質量。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務知識和技能，運用現(xiàn)代信息技術手段管理檔案。4.積極為學校各部門和人員提供檔案利用服務，及時、準確地查找和提供所需檔案。5.定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。6.參與檔案鑒定、銷毀等工作，做好相關記錄。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學校黨組織建設、黨員管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.行政管理類：學校行政事務管理、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度等文件材料。3.教學管理類：教學計劃、教學大綱、課程表、教案、學生成績冊、教學評估等文件材料。4.學生管理類：學生學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質評價等文件材料。5.教師業(yè)務類：教師個人業(yè)務檔案、教學成果、科研項目等文件材料。6.后勤管理類：校園建設、物資采購、財務管理、安全保衛(wèi)等文件材料。7.其他類：學校舉辦的重大活動、對外交流合作等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，格式規(guī)范。3.對重要文件材料應收集原件，如有特殊情況需收集復印件的，應注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。（三）整理方法1.按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進行分類。2.將同一類別的檔案材料按照時間順序或重要程度進行排列。3.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，建立檔案檢索系統(tǒng)。4.對破損、褪色的檔案材料進行修復或復制，確保檔案的完整性。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等適宜的保管條件。2.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，確保檔案存放安全。3.安裝溫濕度調(diào)節(jié)設備，保持檔案室溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。（二）檔案存放1.按照檔案分類順序，將檔案依次存放在檔案柜中，并在檔案柜上標明類別、年度等信息。2.對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案存放位置索引，方便查找檔案。（三）檔案清點與檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行清點，核對檔案數(shù)量、編號等信息，確保檔案的完整和安全。2.每年對檔案進行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況、有無損壞等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的利用（一）查閱利用1.學校各部門和人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.檔案室管理人員應根據(jù)查閱申請表，為查閱人員提供相應的檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時，查閱人員應在檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印檔案材料，應經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。（二）借閱利用1.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門負責人和檔案室負責人簽字批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。3.借閱期滿，借閱人員應按時歸還檔案，檔案室管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究責任。（三）檔案利用的限制1.涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得查閱、借閱和利用。2.檔案利用應嚴格遵守國家法律法規(guī)和學校相關規(guī)定，不得利用檔案從事?lián)p害國家利益、學校利益和他人合法權益的活動。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結合學校實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室管理人員、相關部門負責人和業(yè)務骨干組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要程度等因素，確定檔案的保管期限。2.對保管期限已滿的檔案，由鑒定小組進行審查，提出存毀意見。3.對仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對確無保存價值的檔案，應予以銷毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案室負責人和學校分管領導簽字批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。銷毀完畢后，《檔案銷毀清冊》應永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的學校檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對庫存檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案圖像清晰、完整。2.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和編輯，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性。2.檢索查詢功能：提供便捷的檔案檢索方式，可根據(jù)檔案類別、年度、關鍵詞等進行快速查詢。3.借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等全過程管理。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案利用情況、檔案數(shù)量等進行統(tǒng)計分析，為學校決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設置用戶權限，確保檔案信息的安全保密，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（四）信息化管理系統(tǒng)維護1.定期對信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.做好電子檔案數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同介質上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)操作人員的培訓，提高其業(yè)務水平和操作技能。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學校檔案管理工作接受上級教育主管部門和學校內(nèi)部的監(jiān)督檢查。2.檔案室應定期對檔案管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并整改。3.對違反檔案管理規(guī)定的行為，應及時進行糾正，并追究相關人員的責任。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價制度，對各部門檔案管理工作進行年度考核。2.考核內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等方面