PAGE通信工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司通信工程檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，充分發(fā)揮檔案在公司生產經營、工程建設及管理決策中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有通信工程檔案的管理，包括但不限于通信網絡建設、改造、升級等工程項目形成的各類文件、資料、圖紙、數(shù)據(jù)等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司通信工程檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.全程跟蹤原則：檔案管理工作貫穿于通信工程建設的全過程，從項目立項、設計、施工、調試到竣工驗收等各個環(huán)節(jié)，均需同步做好檔案的收集、整理和歸檔工作。3.真實準確原則：通信工程檔案應如實反映工程建設的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內容完整，嚴禁弄虛作假。4.便于利用原則：檔案管理應充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案整理和存儲方式，提高檔案檢索和查閱效率，為公司各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善公司通信工程檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司通信工程檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調和監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作與工程建設同步推進。3.指導、督促和檢查各工程項目部門及相關人員做好檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，對不符合要求的檔案提出整改意見。4.負責通信工程檔案的接收、整理、分類、編目、存儲和保管，建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。5.按照規(guī)定向有關部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。6.定期對通信工程檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的安全和有效利用。（二）工程項目部門職責1.負責本部門通信工程項目檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的真實、完整和準確。2.明確本部門檔案管理人員，負責具體的檔案管理工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。3.在工程建設過程中，及時將項目文件資料移交公司檔案管理部門，配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目和存儲等工作。4.根據(jù)檔案利用需求，向公司檔案管理部門提供必要的檔案信息和資料，協(xié)助做好檔案查閱、借閱等服務工作。（三）項目負責人職責1.對本項目檔案管理工作負總責，確保項目檔案的形成、積累和歸檔工作與工程建設進度同步進行。2.協(xié)調項目各參建單位之間的檔案管理工作，督促相關人員及時整理和移交檔案資料。3.審核項目檔案的完整性和準確性，對不符合要求的檔案提出整改意見，確保項目檔案質量符合規(guī)定標準。（四）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行檔案管理崗位職責，做好檔案的日常管理工作。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.按照檔案信息化管理要求，及時將檔案信息錄入管理系統(tǒng)，做好檔案數(shù)據(jù)的備份和維護工作，保證檔案信息安全。4.熱情接待檔案查閱、借閱人員，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記和跟蹤服務工作。5.定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施進行處理，確保檔案的安全和完整。三、檔案收集與整理（一）收集范圍通信工程檔案收集范圍包括但不限于以下內容：1.項目立項文件：項目建議書、可行性研究報告、項目批復等。2.設計文件：初步設計、施工圖設計、設計變更等相關圖紙及說明。3.施工文件：施工組織設計、施工方案、施工技術交底、工程變更通知、施工日志、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質量驗收記錄等。4.設備文件：設備采購合同、設備安裝調試記錄、設備運行維護手冊、設備質量證明文件等。5.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀要、工程質量評估報告等。6.竣工驗收文件：竣工驗收報告、工程質量檢驗報告、工程竣工決算報告、工程遺留問題處理記錄等。7.其他與通信工程建設相關的文件資料，如工程招投標文件、技術協(xié)議、往來函件等。（二）收集要求1.各工程項目部門應指定專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集項目建設過程中形成的各類文件資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.對收集到的檔案資料應進行認真核對，確保文件內容真實、數(shù)據(jù)準確、簽字蓋章齊全。對于不符合要求的文件資料，應及時與相關部門或人員溝通，要求其補充或更正。3.檔案資料的收集應遵循及時、完整、準確的原則，做到隨工程進度同步收集，不得遺漏或延誤。對于重要文件資料，應進行原件收集，如無法收集原件，應收集與原件核對無誤的復印件，并注明原件存放處。（三）整理原則通信工程檔案整理應遵循以下原則：1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案的類別、項目、時間順序等進行分類整理，確保檔案分類清晰、層次分明。3.對檔案進行編目和編號，編制檔案目錄、卷內目錄等檢索工具，便于快速查找和利用檔案。4.檔案整理應做到標準化、規(guī)范化，符合國家和行業(yè)有關檔案整理的標準和要求。（四）整理方法1.分類：通信工程檔案可分為工程前期文件、設計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等大類，每大類下再根據(jù)具體內容進行細分。例如，施工文件可進一步分為土建工程、通信設備安裝工程、線路工程等小類。2.組卷：將同一類別的檔案按照一定的原則和方法組成案卷。卷內文件應按照重要程度、時間順序等進行排列，每份文件應加蓋檔案章，并填寫檔號、題名、日期等項目。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內目錄等。案卷目錄應注明案卷編號、題名、年度、保管期限、密級等信息；卷內目錄應注明文件編號、題名、日期、頁號等信息。同時，為每份檔案編制檔號，檔號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應去除文件上的金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，不得壓字、掉頁。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各工程項目部門應在項目竣工驗收后[X]個工作日內，將整理好的項目檔案移交公司檔案管理部門。檔案移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門在接收檔案時，應按照檔案整理要求對移交的檔案進行認真核對，對不符合要求的檔案應退回工程項目部門重新整理。3.歸檔的檔案應一式兩份，一份紙質檔案，一份電子檔案。電子檔案應與紙質檔案內容一致，并按照檔案管理信息系統(tǒng)的要求進行存儲和管理。（二）保管期限通信工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司通信工程建設重要歷史面貌和具有長遠利用價值的檔案，如項目立項文件、可行性研究報告、竣工驗收報告等，應永久保管。2.長期保管：對公司通信工程建設有一定歷史意義和較長時間利用價值的檔案，如設計文件、施工文件、監(jiān)理文件等，保管期限為[X]年。3.短期保管：對公司通信工程建設近期有利用價值的檔案，如工程變更通知、施工日志等，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.紙質檔案保管：紙質檔案應存放在專門的檔案庫房內，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應分類存放，上架保管，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案保管：電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行定期備份。備份存儲設備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、編目、檢索和利用，確保電子檔案的安全和有效管理。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應定期對通信工程檔案進行清查盤點工作，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和保管狀況符合要求。2.清查盤點時應填寫檔案清查盤點表，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理，如補充缺失檔案、修復損壞檔案等。3.檔案清查盤點結果應形成報告，上報公司領導，并抄送相關部門。對清查中發(fā)現(xiàn)的重大問題，應及時進行整改，并跟蹤整改情況，確保檔案管理工作的規(guī)范和安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱通信工程檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司機密或重要項目的檔案，查閱申請人應經公司分管領導批準后方可查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司通信工程檔案的，應持單位介紹信或有效證件，填寫檔案查閱申請表，經公司檔案管理部門負責人審核，報公司分管領導批準后，方可查閱。查閱時應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱過程中不得擅自摘抄、復制、拍照等。（二）借閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要借閱通信工程檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案時應妥善保管，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的責任。3.外部單位或個人原則上不得借閱公司通信工程檔案，如因特殊情況確需借閱的，應按照查閱審批程序辦理，并經公司檔案管理部門負責人同意后，方可借閱。借閱期限不得超過[X]個工作日，借閱期間應安排專人負責監(jiān)督，確保檔案安全。（三）查閱與借閱登記1.檔案管理部門應建立檔案查閱與借閱登記制度，對每一次查閱和借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）時間、查閱（借閱）內容、歸還時間等信息。2.查閱與借閱登記記錄應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。檔案管理部門應定期對查閱與借閱情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則通信工程檔案鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括工程項目部門負責人、檔案管理人員及相關專業(yè)技術人員。鑒定工作小組負責對通信工程檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定內容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，是否涵蓋了通信工程建設的各個環(huán)節(jié)和方面。2.檔案的準確性：核對檔案內容是否真實、準確，數(shù)據(jù)是否可靠，簽字蓋章是否齊全。3.檔案的價值：評估檔案對公司生產經營、工程建設及管理決策的利用價值，確定檔案的保管期限是否合理。4.檔案的密級：審查檔案的密級是否符合規(guī)定，是否需要調整密級或解密。（四）銷毀程序1.經鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表，報公司分管領導批準。2.檔案銷毀申請表應注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并附檔案鑒定工作報告。3.檔案管理部門根據(jù)公司分管領導批準的檔案銷毀申請表，組織實施檔案