PAGE設(shè)計管理檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)計管理檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保設(shè)計管理檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與設(shè)計管理相關(guān)的檔案資料，包括但不限于設(shè)計項(xiàng)目策劃書、設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計圖紙、設(shè)計變更記錄、設(shè)計評審報告、設(shè)計成果交付文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)計管理檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映設(shè)計管理活動的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理設(shè)計管理過程中產(chǎn)生的各類檔案資料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件。4.保密性原則對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的設(shè)計管理檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足公司內(nèi)部各部門對設(shè)計管理檔案的使用需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善設(shè)計管理檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)設(shè)計管理檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立設(shè)計管理檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對設(shè)計管理檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，提供適宜的檔案保管環(huán)境，防止檔案損壞、丟失和霉變。6.按照規(guī)定向公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。7.對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，按照相關(guān)規(guī)定辦理檔案銷毀手續(xù)。（二）設(shè)計部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門設(shè)計管理檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將設(shè)計項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的各類檔案資料移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在設(shè)計項(xiàng)目實(shí)施過程中，指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集和保管，并配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。4.對涉及本部門的設(shè)計管理檔案查閱、借閱申請進(jìn)行審核，并配合檔案管理部門做好檔案利用的跟蹤和反饋工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門做好設(shè)計管理檔案的管理工作，在工作中形成的與設(shè)計管理相關(guān)的檔案資料應(yīng)及時移交檔案管理部門。2.因工作需要查閱、借閱設(shè)計管理檔案時，應(yīng)按照規(guī)定向檔案管理部門提出申請，并在使用完畢后及時歸還。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.設(shè)計項(xiàng)目前期階段：包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請、可行性研究報告、設(shè)計委托書、設(shè)計合同等。2.設(shè)計過程中：設(shè)計方案、設(shè)計圖紙、設(shè)計計算書、設(shè)計變更記錄、設(shè)計評審會議紀(jì)要、設(shè)計交底記錄等。3.設(shè)計成果交付階段：設(shè)計成果文件（如施工圖、效果圖、產(chǎn)品樣本等）、交付清單、驗(yàn)收報告等。4.與設(shè)計管理相關(guān)的其他文件：如設(shè)計團(tuán)隊成員信息、設(shè)計項(xiàng)目總結(jié)報告、客戶反饋意見等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)設(shè)計管理檔案的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性好的書寫材料。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件保持一致。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在指定的存儲介質(zhì)上。（三）整理方法1.分類設(shè)計管理檔案按照項(xiàng)目類別、文件類型等進(jìn)行分類。項(xiàng)目類別可分為建筑設(shè)計項(xiàng)目、景觀設(shè)計項(xiàng)目、產(chǎn)品設(shè)計項(xiàng)目等；文件類型可分為項(xiàng)目策劃文件、設(shè)計文件、評審文件、變更文件等。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用“項(xiàng)目編號+年份+流水號”的方式進(jìn)行編制。例如：“JD2023001”，其中“JD”為項(xiàng)目類別代碼，“2023”為年份，“001”為流水號。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨(dú)成冊，便于查閱。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱。對于圖紙等幅面較大的文件，可采用折疊方式進(jìn)行整理，使其符合A4紙規(guī)格后再進(jìn)行裝訂。四（四）檔案的保管（一）保管期限設(shè)計管理檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和使用價值分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及公司核心技術(shù)、商業(yè)秘密、重大項(xiàng)目決策等重要文件，如公司標(biāo)志性建筑設(shè)計圖紙、核心產(chǎn)品設(shè)計方案等，應(yīng)永久保管。2.長期保管對公司經(jīng)營活動有重要影響的文件，如一般項(xiàng)目的設(shè)計成果文件、設(shè)計變更記錄等，保管期限為[X]年。3.短期保管一般性的文件資料，如設(shè)計項(xiàng)目策劃書、設(shè)計任務(wù)書等，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和利用。（三）檔案保管期限的鑒定與調(diào)整1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織設(shè)計部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要性、歷史價值等因素，確定檔案是否仍需繼續(xù)保存。對于確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。3.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理要求的變化，檔案管理部門應(yīng)適時對檔案保管期限進(jìn)行調(diào)整，并及時通知相關(guān)部門。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)計管理檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并限定查閱時間和地點(diǎn)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.在查閱檔案過程中，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱設(shè)計管理檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并說明延期理由。未經(jīng)批準(zhǔn)逾期未歸還的，檔案管理部門將進(jìn)行催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。3.借閱人員應(yīng)對所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的設(shè)計管理檔案，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施，防止信息泄露。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。在檔案管理工作中，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容，不得私自復(fù)制、傳播保密檔案。3.查閱、借閱涉及保密信息的檔案時，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，查閱人員和借閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施完好有效。2.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識。3.對檔案的收進(jìn)、移出、借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，定期進(jìn)行盤點(diǎn)核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、安全。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的設(shè)計管理檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索、利用和統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入與管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級等基本信息，以及檔案的電子文件上傳和關(guān)聯(lián)。對檔案信息進(jìn)行分類管理，支持檔案的批量導(dǎo)入、導(dǎo)出和修改操作。2.檢索查詢功能提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，能夠快速準(zhǔn)確地定位到所需檔案信息。支持模糊查詢和組合查詢，提高檢索效率。3.借閱管理實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，記錄借閱人員信息、借閱時間、歸還時間等，便于跟蹤和統(tǒng)計。對逾期未歸還的檔案進(jìn)行自動提醒。4.權(quán)限管理根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息。5.統(tǒng)計分析功能能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限分布等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為公司檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對設(shè)計管理檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備上，并分別存儲在不同的物理位置。2.建立數(shù)據(jù)維護(hù)機(jī)制，定期對系