PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各辦公室在工作中形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集和整理鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)嚴格按照國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標準以及本制度的規(guī)定進行操作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。5.保密性原則：對涉及國家機密、鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作秘密以及個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用檔案。3.對鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各辦公室的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.參與鄉(xiāng)鎮(zhèn)重大活動、重要項目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準確。（二）各部門、各辦公室1.指定專人負責本部門、本辦公室檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理要求，及時將本部門、本辦公室在工作中形成的各類檔案進行分類整理，定期移交至綜合檔案室。3.負責本部門、本辦公室檔案的日常保管和安全保密工作，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。4.積極配合綜合檔案室開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府形成的各類文件、會議記錄、決議、決定、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各辦公室在履行職責過程中形成的業(yè)務(wù)文件、報表、統(tǒng)計資料、合同協(xié)議、工作記錄、調(diào)查研究報告等。4.鄉(xiāng)鎮(zhèn)人事檔案，包括干部職工的履歷表、考核材料、任免文件、工資變動表、獎懲記錄等。5.鄉(xiāng)鎮(zhèn)財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)預(yù)決算等。6.鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展各類活動、項目建設(shè)過程中形成的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。7.鄉(xiāng)鎮(zhèn)信息化建設(shè)過程中形成的電子檔案，包括電子文件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站信息等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各辦公室應(yīng)明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍，及時收集本部門產(chǎn)生的各類文件材料。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。4.聲像檔案應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，并確保圖像清晰、聲音完整。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，將同一年度、同一保管期限、同一機構(gòu)（問題）的文件材料組成一卷或數(shù)卷。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和檔案形成特點，采用相應(yīng)的分類方法進行整理，如按案件類別、項目階段等分類。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理，做到分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。4.財務(wù)檔案：按照會計檔案管理的要求，將會計憑證、賬簿、報表等分別整理成冊，并編制相應(yīng)的目錄。5.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容主題等進行分類整理，同時編寫詳細的文字說明。6.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)置1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施。3.檔案庫房應(yīng)與辦公區(qū)域相對分開，保持獨立，確保檔案的安全。（二）檔案裝具選擇1.應(yīng)選用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時修復(fù)或更換。（三）檔案存放排列1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放排列，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.同一類別的檔案應(yīng)按照年度順序依次排列，便于查找和管理。（四）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府形成的重要文件、會議記錄、決議、決定；涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)重大改革、發(fā)展、穩(wěn)定的文件材料；重要的人事任免文件；財務(wù)決算報表等。3.定期保管的檔案期限分為30年、10年兩種。定期保管的檔案主要包括：一般性文件材料、業(yè)務(wù)文件、短期人事檔案、一般財務(wù)檔案等。（五）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況時，應(yīng)及時采取修復(fù)或復(fù)制等措施。2.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的載體上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.定期對檔案庫房進行清掃和消毒，防止害蟲滋生和有害氣體侵蝕。5.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)擔任組長，綜合檔案室負責人及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干為成員。（二）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和價值，對已超過保管期限的檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)逐卷逐件地對檔案進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值。2.對于涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)重要歷史事件、重要人物、重要決策等具有長遠歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案，應(yīng)予以保留。3.對于已失去保存價值的檔案，可以考慮銷毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、文號、責任者等信息。2.銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字，并報鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出數(shù)量。2.檔案的整理、分類、編目情況。3.檔案的保管期限劃分及數(shù)量。4.檔案的利用情況，包括利用人次、利用卷次等。（二）統(tǒng)計要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行統(tǒng)計，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確、及時。2.統(tǒng)計報表應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，經(jīng)審核后存檔。（三）移交規(guī)定1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)撤銷、合并時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給相關(guān)的檔案管理部門。2.檔案管理人員因工作調(diào)動等原因離職時，應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，確保檔案交接清楚，責任明確。七、檔案的利用（一）利用范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)內(nèi)部各部門、各辦公室因工作需要查閱檔案。2.上級機關(guān)、其他單位因工作需要查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關(guān)檔案。3.公民、法人和其他組織因合法權(quán)益需要查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。2.綜合檔案室應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱檔案一般應(yīng)在綜合檔案室內(nèi)進行，如需借出檔案，應(yīng)經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。4.涉及檔案密級的利用，應(yīng)嚴格