PAGE標(biāo)準(zhǔn)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案室對公司/組織各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織各項活動的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.對各部門檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和開發(fā)利用工作，為公司/組織各項工作提供檔案信息支持。5.做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案實體安全，配備必要的防護設(shè)備，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。6.推進檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和初步整理工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，并接受檔案室的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.按照檔案管理要求，定期將本部門形成的檔案移交檔案室集中管理，確保檔案的及時歸檔。3.在工作中積極配合檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)對本部門兼職檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識和業(yè)務(wù)能力。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案保管狀況，對發(fā)現(xiàn)的問題及時采取措施進行處理，確保檔案安全無損。4.熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，負(fù)責(zé)檔案的錄入、檢索、統(tǒng)計等信息化管理工作，提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量。5.積極開展檔案編研工作，根據(jù)公司/組織發(fā)展需要，編寫檔案參考資料、大事記等，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。6.熱情接待檔案查閱、借閱人員，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，及時提供所需檔案，并做好登記和跟蹤服務(wù)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均屬檔案收集范圍。具體包括但不限于：行政管理類：公司/組織的各類文件、通知、報告、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。人事管理類：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、考核評價、薪酬福利、勞動合同等。財務(wù)管理類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務(wù)預(yù)算、決算等。業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場調(diào)研資料、銷售合同、采購合同、項目文檔、客戶資料、招投標(biāo)文件等。科技研發(fā)類：科研項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙、專利文件等。聲像檔案類：照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動、工作場景、產(chǎn)品形象等的資料。電子檔案類：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。2.各部門應(yīng)明確本部門檔案收集范圍和責(zé)任人，確保檔案收集工作的全面、及時。（二）收集要求1.各部門兼職檔案管理人員應(yīng)及時收集本部門在工作中形成的各類檔案材料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要活動、重大項目等形成的檔案，應(yīng)實行跟蹤收集，確保檔案材料的連續(xù)積累和完整保存。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求，電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。4.各部門應(yīng)定期將收集整理好的檔案移交檔案室，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.對紙質(zhì)檔案進行編號、編目、裝訂等整理工作，對電子檔案進行分類存儲、命名規(guī)范、元數(shù)據(jù)標(biāo)注等處理，建立完整的檔案檢索體系。（四）整理方法1.文書檔案整理：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行整理。將每年形成的文書檔案按照保管期限分為永久、長期、短期三類，再按照機構(gòu)或問題進行細(xì)分，編制檔案目錄，裝訂成冊。2.科技檔案整理：按照項目專業(yè)分類法進行整理。以科研項目、工程項目等為單元，將項目過程中形成的各類文件材料按照專業(yè)進行分類，如設(shè)計文件、工藝文件、施工文件等，建立項目檔案卷冊，編制檔案目錄。3.人事檔案整理：按照干部檔案管理規(guī)定進行整理。將員工檔案材料按照十大類進行分類，即履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免材料、其他材料，進行排序、編目、裝訂，建立員工人事檔案。4.財務(wù)檔案整理：按照會計檔案管理辦法進行整理。將會計憑證、賬簿、報表等按照年度保管期限分類，編制檔案目錄，并進行裝訂成冊。5.聲像檔案整理：按照載體形式、內(nèi)容主題等進行分類整理。對照片檔案應(yīng)注明拍攝時間、地點、人物、事由等信息，對錄音、錄像檔案應(yīng)標(biāo)注錄制內(nèi)容、時間、地點等，建立聲像檔案目錄。6.電子檔案整理：按照電子文件管理要求進行整理。對電子文件進行分類存儲，建立文件夾結(jié)構(gòu)，按照文件命名規(guī)則進行命名，標(biāo)注元數(shù)據(jù)信息，如文件標(biāo)題、日期、作者、保管期限等，同時建立電子檔案索引目錄。四、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實際情況，對檔案進行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從公司/組織的整體利益出發(fā)，綜合考慮檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。3.鑒定工作應(yīng)遵循嚴(yán)格的程序和方法，確保鑒定結(jié)果的客觀性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案工作負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，組織實施檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進行審核和審定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案與公司/組織當(dāng)前及未來工作的相關(guān)性和利用價值。3.檔案的保存價值，包括歷史價值、科學(xué)價值、文化價值和經(jīng)濟價值等。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、組織沿革、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)決算等。2.長期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年，如一般性業(yè)務(wù)文件、項目中期資料等。3.短期保管：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年以下，如臨時性通知、一般性報表等。（五）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步篩選，提出擬鑒定檔案清單。2.鑒定工作小組對擬鑒定檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限或存毀意見。3.對鑒定結(jié)果進行公示，征求各部門意見，如有異議，進行復(fù)查和調(diào)整。4.經(jīng)鑒定工作小組審定后，編制檔案鑒定報告，明確各類檔案的保管期限或存毀情況，并報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。5.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，對確定銷毀的檔案進行登記造冊，經(jīng)批準(zhǔn)后實施銷毀，并做好銷毀記錄。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并定期進行檢查和維護。（二）檔案裝具1.選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。2.對不同類型和保管期限的檔案，應(yīng)分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點、核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、實體完整。2.對破損、褪色、字跡模糊等檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，保證檔案的可讀性和完整性。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，對借出的檔案要及時催還，確保檔案按時歸還入庫。4.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。（四）電子檔案保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用安全可靠的存儲設(shè)備，對電子檔案進行備份存儲，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。2.定期對電子檔案進行檢查、維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。3.加強電子檔案的安全管理，設(shè)置必要的安全防護措施，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保公司/組織機密信息不被泄露。2.堅持方便利用原則，簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為公司/組織各項工作提供及時、有效的檔案信息支持。3.對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計，及時掌握檔案利用動態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及司法、行政等機關(guān)依法查閱檔案的，應(yīng)按照法律法規(guī)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表，為查閱人員提供所需檔案，并在現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案安全和正確使用。3.如需借閱檔案，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案室負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失，按時歸還。（四）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案室印章，與原件具有同等效力。2.對于重要檔案或涉及機密的檔案，一般不提供原件查閱，可采用摘錄、復(fù)印等方式提供相關(guān)信息。3.積極開展檔案信息咨詢服務(wù)，為公司/組織內(nèi)部各部門提供檔案信息咨詢和參考意見，協(xié)助解決工作中的問題。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：定期對各類檔案的數(shù)量進行清點和統(tǒng)計，包括檔案的總卷數(shù)、件數(shù)、電子檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：對檔案的查閱、借閱次數(shù)，利用檔案的部門和人員，利用檔案的內(nèi)容等進行統(tǒng)計分析。3.檔案保管狀況統(tǒng)計：對檔案的破損、褪色、霉變等情況進行統(tǒng)計，及時掌握檔案保管狀況，為檔案修復(fù)和維護提供依據(jù)。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案數(shù)量、利用情況、保管狀況等信息進行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案統(tǒng)計臺賬進行核對和匯總，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。3.利用檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行自動化處理和分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供支持依據(jù)。（三）檔案移交1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將本部門形成的檔案