PAGE基金財(cái)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司基金財(cái)務(wù)檔案管理，確?；鹭?cái)務(wù)檔案的安全、完整與有效利用，規(guī)范檔案管理工作流程，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司基金財(cái)務(wù)活動中形成的各類會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、合同協(xié)議、交易記錄、對賬單等各種形式的財(cái)務(wù)檔案，涵蓋基金的募集、投資、運(yùn)作、收益分配等各個(gè)環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映基金財(cái)務(wù)活動的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理基金財(cái)務(wù)活動過程中產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度和檔案管理規(guī)定，規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的整理、保管、查閱、銷毀等工作流程。4.保密性原則：嚴(yán)格保密財(cái)務(wù)檔案中涉及的商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容，防止信息泄露。5.安全性原則：采取有效措施確保財(cái)務(wù)檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失或被篡改。二、檔案管理職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)基金財(cái)務(wù)檔案的日常收集、整理、裝訂、保管等工作。2.按照檔案管理要求，對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.建立財(cái)務(wù)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、存放位置、保管期限等信息，并定期進(jìn)行核對。4.嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)檔案查閱、借閱制度，對查閱、借閱情況進(jìn)行登記，并及時(shí)跟蹤歸還情況。5.根據(jù)檔案保管期限和銷毀程序，提出檔案銷毀申請，并配合相關(guān)部門進(jìn)行檔案銷毀工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司財(cái)務(wù)檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)財(cái)務(wù)部門做好財(cái)務(wù)檔案的整理、保管等工作，提供檔案管理方面的專業(yè)支持。3.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案庫房的日常管理，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求，保障檔案實(shí)體安全。4.定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中存在的問題。5.會同財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，按照規(guī)定程序?qū)Τ^保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)妥善保管本部門在基金財(cái)務(wù)活動中形成的各類文件資料，并按照規(guī)定及時(shí)移交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。2.在涉及財(cái)務(wù)檔案查閱、借閱等工作時(shí)，應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計(jì)憑證：包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、備查賬等各類賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及相關(guān)附注、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等。4.合同協(xié)議：基金募集合同、投資協(xié)議、托管協(xié)議、服務(wù)協(xié)議等與基金財(cái)務(wù)活動相關(guān)的合同。5.交易記錄：基金投資交易的成交記錄、資金劃撥記錄、證券交割記錄等。6.對賬單：與基金交易對手、托管銀行等之間的對賬單。7.其他財(cái)務(wù)資料：審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資產(chǎn)評估報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算資料等。（二）收集要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集財(cái)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類文件資料，確保資料的及時(shí)性和完整性。2.對于外來文件資料，如發(fā)票、合同等，應(yīng)在收到后及時(shí)進(jìn)行審核和登記，并妥善保管。3.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將本部門涉及基金財(cái)務(wù)活動的文件資料移交財(cái)務(wù)部門，移交時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)，明確雙方責(zé)任。（三）整理方法1.分類：按照財(cái)務(wù)檔案的類別和性質(zhì)進(jìn)行分類，如會計(jì)憑證類、會計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于查找和管理。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案存放，一份單獨(dú)保存。4.裝訂：對會計(jì)憑證等需要裝訂的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀，并在封面上注明檔案名稱、年度、月份、起止日期、冊數(shù)等信息。四、檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他財(cái)務(wù)資料：合同協(xié)議、交易記錄、對賬單等保管期限根據(jù)其重要性和涉及的財(cái)務(wù)活動期限確定，一般不少于10年；審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資產(chǎn)評估報(bào)告等按照相關(guān)規(guī)定確定保管期限。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。2.電子檔案：應(yīng)采用安全可靠的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理制度，對電子檔案的存儲、傳輸、使用等進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）保管期限的變更與延長1.因特殊原因需要變更檔案保管期限的，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門提出申請，經(jīng)檔案管理部門審核，并報(bào)公司管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.對于超過原保管期限但仍有重要價(jià)值的檔案，經(jīng)財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門共同鑒定后，可以延長保管期限。（四）檔案的盤點(diǎn)與清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，確保檔案的實(shí)際數(shù)量與保管清冊記錄一致。2.在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、短缺等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時(shí)，應(yīng)填寫檔案盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況及處理結(jié)果。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)配合檔案管理部門做好檔案清查工作，提供必要的資料和信息，協(xié)助查找問題和解決問題。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到財(cái)務(wù)部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)在財(cái)務(wù)部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件或摘錄件上注明用途和出處。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還財(cái)務(wù)部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案資料完整無損，并由財(cái)務(wù)部門核對無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）外部單位查閱與借閱1.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門等因工作需要查閱或借閱公司財(cái)務(wù)檔案的，應(yīng)出具正式的查閱或借閱函，并經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，由財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位查閱或借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。查閱或借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并由財(cái)務(wù)部門對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播或利用檔案信息謀取私利。3.對于涉及商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊保密措施，防止信息泄露。（二）安全防范1.檔案庫房應(yīng)安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保庫房24小時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)。2.加強(qiáng)對檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行檢查和更新，確保設(shè)施完好有效。3.對電子檔案應(yīng)采取安全可靠的加密技術(shù)進(jìn)行存儲和傳輸，防止電子檔案被非法獲取或篡改。同時(shí)，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）應(yīng)急處置1.制定財(cái)務(wù)檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施和責(zé)任分工。2.定期組織檔案管理人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。一旦發(fā)生突發(fā)事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施保護(hù)檔案安全，并及時(shí)向上級報(bào)告。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.財(cái)務(wù)檔案保管期滿，且確無保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.因保管條件有限、檔案損壞等原因，需要提前銷毀的檔案，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門提出申請，經(jīng)檔案管理部門審核，并報(bào)公司管理層批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門會同檔案管理部門對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等信息?！敦?cái)務(wù)檔案銷毀清冊》應(yīng)一式三份，一份由財(cái)務(wù)部門留存，一份由檔案管理部門留存，一份報(bào)送公司管理層備案。2.公司管理層對《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后由財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門共同組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，銷毀過程應(yīng)由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案被徹底銷毀。銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。（三）銷毀記錄1.對檔案銷毀的全過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄