PAGE業(yè)務(wù)流程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司業(yè)務(wù)流程檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于業(yè)務(wù)流程的有效追溯、查詢和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有業(yè)務(wù)流程檔案的管理，包括但不限于合同檔案、項目檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案等各類與業(yè)務(wù)流程相關(guān)的文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司業(yè)務(wù)流程檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準化。2.完整性原則業(yè)務(wù)流程檔案應(yīng)全面、完整地反映業(yè)務(wù)活動的全過程，包括業(yè)務(wù)發(fā)起、執(zhí)行、審批、變更、結(jié)束等各個環(huán)節(jié)的相關(guān)文件資料，不得遺漏重要信息。3.準確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準確，與實際業(yè)務(wù)活動相符，不得虛假記載或篡改。對檔案中的數(shù)據(jù)、文字、圖表等信息要進行嚴格審核，確保其可靠性。4.保密性原則對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等的業(yè)務(wù)流程檔案，要嚴格遵守保密規(guī)定，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于業(yè)務(wù)人員查詢和利用，提高工作效率。通過科學(xué)的分類、編號、存儲等方式，確保檔案能夠快速、準確地被檢索和獲取。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善業(yè)務(wù)流程檔案管理制度、流程和標(biāo)準，并組織實施。2.負責(zé)業(yè)務(wù)流程檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準化。3.建立檔案存儲系統(tǒng)，妥善保管檔案，確保檔案的安全和完整。定期對檔案進行檢查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ堰^保管期限或失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀處理。5.開展檔案信息的開發(fā)利用工作，為公司業(yè)務(wù)決策、項目管理、審計監(jiān)督等提供檔案查詢服務(wù)，并根據(jù)需要編制檔案檢索工具和參考資料。6.組織檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。7.配合公司內(nèi)部審計、外部審計、稅務(wù)檢查等工作，提供相關(guān)檔案資料，并對檔案資料的真實性、完整性負責(zé)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門業(yè)務(wù)流程檔案的形成、積累和整理工作，按照檔案管理要求及時將檔案移交檔案管理部門。2.明確本部門兼職檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案的日常收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的真實、準確、完整，并及時向檔案管理部門移交。3.在業(yè)務(wù)活動中，嚴格按照檔案管理規(guī)定形成各類文件資料，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并對文件的真實性和準確性負責(zé)。4.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息和資料支持。5.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查詢、借閱等申請，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）其他部門職責(zé)1.協(xié)助檔案管理部門做好業(yè)務(wù)流程檔案的管理工作，在涉及檔案管理的相關(guān)工作中提供必要的支持和配合。2.對本部門形成的與業(yè)務(wù)流程相關(guān)的文件資料進行妥善保管，并按照檔案管理部門的要求及時移交或共享。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)流程啟動階段的相關(guān)文件，如項目立項申請書、可行性研究報告、業(yè)務(wù)需求文檔等。2.業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的各類文件，包括合同、協(xié)議、審批文件、會議紀要、工作記錄、報表等。3.業(yè)務(wù)變更記錄，如變更申請、審批文件、變更后的業(yè)務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)結(jié)束階段的總結(jié)報告、驗收文件、結(jié)算資料等。5.與業(yè)務(wù)流程相關(guān)的其他文件資料，如客戶資料、市場調(diào)研資料、技術(shù)文檔等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后的規(guī)定時間內(nèi)，將形成的檔案資料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始性和完整性，不得擅自修改、涂抹或刪除。對于電子文件，應(yīng)確保其格式的兼容性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份。3.檔案資料應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張規(guī)格和書寫材料，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類根據(jù)業(yè)務(wù)流程的性質(zhì)和特點，將檔案分為合同檔案、項目檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、行政檔案等大類，再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容進行二級分類和細化。例如，合同檔案可分為采購合同、銷售合同、租賃合同等；項目檔案可分為項目A檔案、項目B檔案等，并按照項目階段進一步細分。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。編號可采用數(shù)字編碼、字母編碼或數(shù)字與字母混合編碼的方式，便于識別和管理。例如，合同檔案編號可按照年份+合同類型+流水號的方式編制，如2023CG001，表示2023年的采購合同第1號。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨成冊作為檢索工具。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式，不得使用釘書釘裝訂。對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄。四、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)，確定不同檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大權(quán)益、重要歷史記錄等具有長期保存價值的檔案，如公司章程、股東會議記錄、重大合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等，應(yīng)永久保管。2.長期保管對公司業(yè)務(wù)活動有重要影響，需要保存較長時間以便查考的檔案，保管期限一般為10年至50年。例如，項目檔案、重要客戶資料、年度財務(wù)報表等。3.短期保管在一定時期內(nèi)對公司業(yè)務(wù)有參考價值，但保管期限較短的檔案，保管期限一般為1年至10年。如一般性的業(yè)務(wù)文件、臨時性的工作記錄等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等。檔案應(yīng)按照分類和編號順序存放，便于查找和管理。庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫濕度符合檔案保管要求。2.電子檔案保管建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行分類存儲，并定期進行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時，要建立電子檔案的訪問權(quán)限控制機制，防止電子檔案被非法訪問、篡改或刪除。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和盤點，確保檔案的安全和完整。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。3.嚴格遵守檔案保管的保密規(guī)定，非檔案管理人員未經(jīng)授權(quán)不得進入檔案庫房。4.做好檔案保管的記錄工作，包括檔案入庫、出庫、盤點、檢查等情況的記錄，以備查詢和審計。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、財務(wù)人員、審計人員等組成。鑒定小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準1.依據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。2.對已過保管期限且確無保存價值的檔案，可考慮銷毀；對仍有重要參考價值或涉及法律糾紛、未了結(jié)事項的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案管理部門定期清理到期檔案，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等詳細信息。2.將檔案銷毀清單提交檔案鑒定小組進行審核，經(jīng)鑒定小組確認后簽字同意。3.對擬銷毀的檔案進行登記造冊，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間等，并由檔案管理部門負責(zé)人、監(jiān)銷人員簽字確認。4.選擇安全可靠的銷毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)有專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀情況進行記錄。5.銷毀完畢后，將檔案銷毀清單及銷毀記錄存檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)工作需要，可查閱、借閱業(yè)務(wù)流程檔案。外部單位因?qū)徲?、稅?wù)檢查、法律糾紛等原因，經(jīng)公司批準后可查閱相關(guān)檔案。（二）利用申請1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、利用目的、利用期限等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)提交正式的查閱申請函，說明查閱目的、查閱范圍等，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。3.檔案管理部門收到申請后，對申請內(nèi)容進行審核，符合規(guī)定的予以辦理。（三）利用方式1.查閱檔案管理人員根據(jù)申請，為利用者提供檔案查閱服務(wù)。查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，利用者不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.借閱對于確需借閱檔案的，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱者的責(zé)任。（四）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、部門、利用目的、利用時間、查閱或借閱的檔案名稱及編號等信息。利用記錄應(yīng)定期整理歸檔，以便查詢和統(tǒng)計分析。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的業(yè)務(wù)流程檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案信息的共享程度和利用價值。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能支持多種格式的電子文件錄入，包括文檔、表格、圖片、音頻、視頻等，并能自動識別文件內(nèi)容，進行分類和編號。2.檔案存儲功能提供安全可靠的電子檔案存儲環(huán)境，支持數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性。3.檔案檢索功能具備強大的檢索功能，可根據(jù)檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等多種條件進行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。4.權(quán)限管理功能設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，對檔案的訪問、修改、刪除等操作進行嚴格控制，確保檔案信息的保密性和安全性。5.利用統(tǒng)計功能對檔案的利用情況進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，如查閱次數(shù)、借閱次數(shù)、利用部門分布等，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息化管理要求1.加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配置必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，確保信息化系統(tǒng)的正常運行。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和升級，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞，優(yōu)化系統(tǒng)性能，保障系統(tǒng)的安全