PAGE2017年法治檔案制度一、總則（一）目的為了加強公司法治檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，維護公司合法權(quán)益，促進公司依法治理，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在開展法治工作過程中形成的各類檔案資料，包括但不限于合同協(xié)議、法律糾紛案件文件、合規(guī)審查記錄、知識產(chǎn)權(quán)文件、法治宣傳資料等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容真實可靠，全面收集反映公司法治工作的各類文件資料，不得遺漏重要信息。3.安全保密原則：加強檔案安全管理，防止檔案信息泄露、損毀或丟失，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案嚴格保密。4.便于利用原則：科學(xué)分類、整理檔案，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用檔案資料。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司法治檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門法治檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量。3.集中統(tǒng)一管理公司法治檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息化管理。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和安全性。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)公司需求開展檔案利用工作。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門法治檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.明確專人負責(zé)檔案管理工作，按照公司檔案管理制度要求，及時將檔案移交至檔案管理部門。3.在工作中積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備專業(yè)知識和技能，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案規(guī)范有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、變質(zhì)和丟失。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理，確保檔案安全歸還。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，錄入檔案信息，提高檔案管理效率。三、檔案收集（一）收集范圍1.合同協(xié)議類：包括各類業(yè)務(wù)合同、租賃合同、采購合同、銷售合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等，以及合同的補充協(xié)議、變更協(xié)議等相關(guān)文件。2.法律糾紛案件類：涉及公司的訴訟案件、仲裁案件、行政復(fù)議案件等相關(guān)文件，如起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、判決書、裁定書、調(diào)解書等。3.合規(guī)審查類：公司內(nèi)部開展的合規(guī)審查報告、風(fēng)險評估報告、合規(guī)檢查記錄等。4.知識產(chǎn)權(quán)類：專利申請文件、商標注冊文件、著作權(quán)登記文件、商業(yè)秘密保護相關(guān)文件等。5.法治宣傳類：公司開展法治宣傳活動的策劃方案、宣傳資料、培訓(xùn)記錄等。6.其他與公司法治工作相關(guān)的文件資料，如法律意見書、律師函、法務(wù)會議紀要等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的時效性。2.收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其原始性、完整性和可讀性，按照規(guī)定格式存儲，并進行備份。（三）收集流程1.各部門經(jīng)辦人負責(zé)收集本部門產(chǎn)生的法治檔案資料，對資料進行初步整理，確保資料齊全、完整。2.經(jīng)辦人填寫檔案移交清單，詳細注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息，將檔案資料移交至本部門檔案管理人員進行審核。3.部門檔案管理人員對移交的檔案資料進行審核，檢查資料是否符合要求，如有問題及時反饋給經(jīng)辦人進行補充或修正。4.審核通過后，部門檔案管理人員將檔案資料整理成冊，按照公司檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，移交至檔案管理部門。四、檔案整理（一）分類標準1.按年度分類：將檔案按形成年度進行劃分，每年形成的檔案單獨存放。2.按類別分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為合同協(xié)議類、法律糾紛案件類、合規(guī)審查類、知識產(chǎn)權(quán)類、法治宣傳類等類別。3.按保管期限分類：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案分為永久保管、定期保管（如30年、10年等）。（二）整理方法1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進行修整，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保檔案整齊牢固。2.編頁號：在檔案每一頁的右上角或右下角編寫頁號，便于查閱和統(tǒng)計。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等信息，目錄應(yīng)清晰準確，便于檢索。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面和脊背填寫檔案編號、題名、年度、保管期限等信息，便于識別和管理。（三）整理流程1.檔案管理部門接收各部門移交的檔案資料后，按照分類標準進行分類。2.對每一類檔案進行逐一整理，按照裝訂、編頁號、編目、裝盒的順序進行操作。3.在整理過程中，對檔案內(nèi)容進行詳細核對，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門溝通解決。4.整理完成后，將檔案上架存放，并建立檔案索引，方便快速查找和利用。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案安全。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.按照檔案的分類和保管期限，對檔案進行有序排列上架，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查，檢查檔案的保管狀況，如是否有損壞、變質(zhì)、字跡褪色等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對電子檔案進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，濕度保持在45%60%之間。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等具有長期保存價值的檔案，如公司章程、股東協(xié)議、重大合同協(xié)議（如長期戰(zhàn)略合作協(xié)議、重大投資合同等）、法律糾紛案件的終審判決等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他一般性的法治檔案，根據(jù)其重要程度和實際需要，確定保管期限為30年或10年。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。（四）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、法務(wù)人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、法律風(fēng)險等因素，對檔案進行全面評估，確定檔案是否仍需保存。3.對鑒定后確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。六、檔案利用（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱法治檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，符合查閱條件的，安排專人負責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并在檔案查閱登記簿上做好記錄，注明查閱人、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱法治檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.檔案管理部門根據(jù)批準的借閱申請表，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并在檔案借閱登記簿上做好詳細記錄。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿后，應(yīng)按時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）檔案統(tǒng)計與分析1.檔案管理部門定期對檔案的查閱、借閱情況進行統(tǒng)計，分析檔案利用規(guī)律和趨勢，為公司法治工作提供數(shù)據(jù)支持。2.根據(jù)檔案統(tǒng)計結(jié)果，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和不足，及時調(diào)整檔案管理策略和方法，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司法治檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，促進公司法治工作的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保錄入信息準確無誤。2.定期對檔案信息進行更新和維護，及時錄入新形成的檔案資料，刪除已銷毀或不再保存的檔案信息，保證檔案信息的時效性和完整性。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案分類管理、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析、權(quán)限控制等功能，方便用戶快速查找和利用檔案資料。2.通過系統(tǒng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，嚴格控制檔案信息的訪問范圍，確保檔案信息安全。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、加密技術(shù)、入侵檢測等措施，防止數(shù)據(jù)泄