PAGE放空檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)放空檔案室的管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及放空檔案資料的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：放空檔案室對(duì)公司各類放空檔案實(shí)行集中管理，確保檔案資源的整合與有效利用。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映放空工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理與放空相關(guān)的各類檔案，確保檔案資料的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，對(duì)涉及機(jī)密的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善放空檔案室的各項(xiàng)管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類放空檔案，包括文件、資料、記錄等，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、編目、上架等工作，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、接收、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等日常管理工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保賬物相符。6.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門放空檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交檔案室。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料。4.配合檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作，及時(shí)提供所需檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作，提高檔案管理效率。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，提出合理的意見(jiàn)和建議。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作方法和流程。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.與放空相關(guān)的各類文件，包括上級(jí)主管部門下發(fā)的文件、公司內(nèi)部制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、報(bào)告等。2.放空工作中的技術(shù)資料，如放空方案、操作規(guī)程、技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。3.放空設(shè)備的采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、運(yùn)行日志等。4.放空作業(yè)的安全記錄，如安全檢查報(bào)告、事故處理記錄、應(yīng)急預(yù)案等。5.與放空相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)、通訊報(bào)道等。6.其他與放空工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自裁剪、涂改、損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）歸檔程序1.各部門在檔案資料形成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、分類，編制檔案目錄。2.按照檔案管理制度規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交檔案室。3.檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)、檢查，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。4.檔案室對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行編號(hào)、編目、上架，建立檔案檢索體系，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。四、檔案的分類與編號(hào)（一）分類方法1.按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將放空檔案分為綜合管理類、技術(shù)資料類、設(shè)備管理類、安全管理類等類別。2.綜合管理類檔案主要包括公司關(guān)于放空工作的政策文件、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。3.技術(shù)資料類檔案包括放空方案、操作規(guī)程、技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。4.設(shè)備管理類檔案涵蓋放空設(shè)備的采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、運(yùn)行日志等。5.安全管理類檔案包含安全檢查報(bào)告、事故處理記錄、應(yīng)急預(yù)案等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的形式。2.年度用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，如“ZG”表示綜合管理類，“JS”表示技術(shù)資料類，“SB”表示設(shè)備管理類，“AQ”表示安全管理類等。4.流水號(hào)為三位數(shù)，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。5.例如，2023年綜合管理類的第一份檔案編號(hào)為“2023ZG001”。五、檔案的整理與編目（一）整理要求1.對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行分類、排序，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.去除檔案中的金屬物、空白頁(yè)等，對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)。3.按照檔案裝訂要求，對(duì)紙張規(guī)格不一致的檔案進(jìn)行折疊或裱糊，使其整齊統(tǒng)一。（二）編目?jī)?nèi)容1.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.檔案題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。3.日期填寫檔案形成的年、月、日。4.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值確定，分為永久、長(zhǎng)期、短期。5.密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密。（三）編目方法1.采用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案目錄的編制，提高編目效率和準(zhǔn)確性。2.檔案目錄應(yīng)打印成冊(cè)，并與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)，便于查詢和利用。六、檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。（二）檔案裝具1.選用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊。2.檔案裝具應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，便于管理和查找。（三）檔案存放1.按照檔案分類和編號(hào)順序，將檔案存放在相應(yīng)的檔案裝具中，確保檔案存放有序。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，異地存放。（四）檔案保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是公司在一定時(shí)期內(nèi)具有重要查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，是公司在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案。（五）檔案清查與盤點(diǎn)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，確保賬物相符。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案資料。2.公司外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)、合作等需要查閱、借閱檔案資料，但需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.公司外部單位查閱、借閱檔案，需提交單位介紹信、查閱或借閱檔案的申請(qǐng)函，并經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，到檔案室辦理手續(xù)。3.檔案管理人員對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以辦理，并登記查閱、借閱檔案的相關(guān)信息。（四）利用期限1.查閱檔案一般應(yīng)在檔案室進(jìn)行，如需帶出檔案室，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，且不得超過(guò)規(guī)定的時(shí)間。2.借閱檔案的期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）歸還要求1.借閱者應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還的檔案應(yīng)保持完好無(wú)損，如有損壞、丟失等情況，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，可考慮予以銷毀。3.對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得隨意銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，逐卷審查檔案的內(nèi)容和保存價(jià)值。2.對(duì)擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀方式1.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。3.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的放空檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)水平。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰、完整。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）系統(tǒng)功能1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等功能模塊，方便檔案管理人員進(jìn)行日常管理工作。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理功能，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，可對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的操作。（四）數(shù)據(jù)安全與備份