PAGE煤礦技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強煤礦技術(shù)檔案管理，確保技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在煤礦生產(chǎn)、建設(shè)、科研及管理中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本煤礦實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本煤礦及所屬各部門、各單位在技術(shù)活動中形成的各類技術(shù)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則煤礦技術(shù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致的信息丟失或不完整。2.真實性原則技術(shù)檔案應(yīng)如實反映煤礦生產(chǎn)、建設(shè)、科研等活動的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則涵蓋煤礦技術(shù)活動全過程中形成的各類文件、資料，包括但不限于設(shè)計圖紙、技術(shù)方案、操作規(guī)程、科研報告等，確保檔案資料的全面性。4.安全性原則采取有效措施保障技術(shù)檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善煤礦技術(shù)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理煤礦各類技術(shù)檔案，對檔案進行分類、編號、整理、歸檔、保管和利用。3.定期對技術(shù)檔案進行檢查、鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供技術(shù)檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.參與煤礦技術(shù)項目的驗收工作，審核技術(shù)檔案是否齊全、完整、準(zhǔn)確。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文件材料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時歸檔。2.明確專人負(fù)責(zé)技術(shù)檔案管理工作，確保本部門技術(shù)檔案的日常管理和安全。3.在技術(shù)項目實施過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，保證檔案與項目進度同步。4.配合檔案管理部門做好技術(shù)檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備一定的專業(yè)知識和技能。2.負(fù)責(zé)技術(shù)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。5.定期對檔案進行盤點和清查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、技術(shù)檔案的范圍與分類（一）范圍1.煤礦地質(zhì)勘探資料，包括地質(zhì)報告、勘探圖紙、鉆孔資料等。2.煤礦設(shè)計文件，如井田開拓設(shè)計、采區(qū)設(shè)計、巷道布置圖等。3.煤礦生產(chǎn)技術(shù)資料，涵蓋采煤、掘進、通風(fēng)、排水、機電等專業(yè)的技術(shù)規(guī)程、操作規(guī)程、作業(yè)規(guī)程、技術(shù)措施等。4.煤礦安全技術(shù)資料，如安全管理制度、安全監(jiān)測監(jiān)控數(shù)據(jù)、災(zāi)害預(yù)防與處理計劃等。5.煤礦設(shè)備技術(shù)資料，包括設(shè)備說明書、圖紙、維修記錄、運行檔案等。6.煤礦科研項目資料，如科研報告、技術(shù)創(chuàng)新成果、專利文件等。7.煤礦基本建設(shè)項目資料，包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、工程竣工驗收資料等。8.其他與煤礦技術(shù)活動相關(guān)的文件、資料。（二）分類1.按照專業(yè)分類地質(zhì)測量類采煤類掘進類通風(fēng)安全類機電運輸類選煤類其他專業(yè)類2.按照形成時間分類年度檔案階段檔案（如項目建設(shè)階段、技術(shù)改造階段等）3.按照檔案載體分類紙質(zhì)檔案電子檔案聲像檔案（如照片、錄像帶、錄音帶等）四、技術(shù)檔案的形成與收集（一）形成要求1.技術(shù)文件材料應(yīng)使用耐久性強的書寫材料和繪圖工具，確保字跡清晰、圖形準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。2.技術(shù)文件材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進行編制，內(nèi)容完整、邏輯嚴(yán)密、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.技術(shù)文件材料的形成過程應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保文件的質(zhì)量和可靠性。（二）收集職責(zé)1.各部門在技術(shù)項目啟動時，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，制定收集計劃，確保文件材料的及時、完整收集。2.項目負(fù)責(zé)人應(yīng)督促項目參與人員及時整理和提交各自工作中形成的文件材料，對收集的文件材料進行初步審核，保證其質(zhì)量和完整性。3.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的文件材料收集情況進行檢查和指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進意見。（三）收集范圍1.項目前期文件，包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.項目設(shè)計文件，如初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更文件等。3.項目實施過程中的文件，如施工記錄、質(zhì)量檢驗報告、試驗檢測數(shù)據(jù)、設(shè)備采購合同及技術(shù)文件等。4.項目驗收文件，包括驗收申請、驗收報告、驗收證書等。5.與項目相關(guān)的其他文件，如來往信函、會議紀(jì)要、技術(shù)交流資料等。五、技術(shù)檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.便于計算機管理和檢索，提高檔案管理的效率和水平。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案按照分類方案對文件材料進行分類，同一類別的文件材料按照時間順序或重要程度排列。對每份文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。去除文件材料上的金屬物，對破損的文件進行修復(fù)或復(fù)制，確保文件的完整性。按照卷內(nèi)文件排列順序編寫頁號，采用阿拉伯?dāng)?shù)字，標(biāo)注在文件的右上角。填寫卷內(nèi)目錄，包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等項目，置于卷首。編寫備考表，置于卷尾，注明卷內(nèi)文件的缺損、補充、移出、銷毀等情況。裝訂成冊，采用三孔一線的方法，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.電子檔案按照分類方案建立電子文件夾，對電子文件進行分類存儲。對電子文件進行命名，命名應(yīng)規(guī)范、準(zhǔn)確，反映文件的內(nèi)容和性質(zhì)。建立電子文件索引目錄，便于快速查找和檢索。定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.聲像檔案對照片、錄像帶、錄音帶等聲像檔案進行分類整理，注明拍攝（錄制）時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。對聲像檔案進行編號，編號應(yīng)與紙質(zhì)檔案或電子檔案相對應(yīng)，便于關(guān)聯(lián)查閱。將聲像檔案存儲在專用的存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引目錄。（三）歸檔要求1.各部門應(yīng)在技術(shù)項目結(jié)束或文件材料形成后的規(guī)定時間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案保存，一份由檔案管理部門留存，作為檔案管理和檢索的依據(jù)。4.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案，將歸檔的檔案上架存放，確保檔案存放有序，便于查找和利用。六、技術(shù)檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、防盜門窗等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，按照分類順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進行定期備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)存儲在專門的音像存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。（三）保管期限1.煤礦技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：涉及煤礦重大決策、重要技術(shù)成果、安全生產(chǎn)等方面的檔案，如地質(zhì)報告、井田開拓設(shè)計、重大安全事故處理文件等。長期保管的檔案：保管期限為30年的檔案，如采區(qū)設(shè)計、主要設(shè)備技術(shù)檔案、科研項目報告等。短期保管的檔案：保管期限為10年的檔案，如一般性的技術(shù)文件、操作規(guī)程、作業(yè)規(guī)程等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的保管期限進行鑒定，對已到保管期限的檔案進行清理和處置。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對技術(shù)檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并向上級主管部門報告。3.對清查結(jié)果應(yīng)進行詳細(xì)記錄，形成清查報告，歸檔保存。七、技術(shù)檔案的利用（一）利用范圍1.煤礦內(nèi)部各部門在生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理等工作中需要查閱技術(shù)檔案的。2.上級主管部門、政府有關(guān)部門因工作需要查閱煤礦技術(shù)檔案的。3.與煤礦有業(yè)務(wù)往來的單位或個人因合作、交流等需要查閱技術(shù)檔案的。（二）利用手續(xù)1.煤礦內(nèi)部人員查閱技術(shù)檔案，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱技術(shù)檔案，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，填寫《技術(shù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)煤礦相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自更改或偽造。（三）借閱管理1.因工作需要借閱技術(shù)檔案的，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時間、歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，確保檔案的安全和完整。借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）保密管理1.技術(shù)檔案涉及煤礦的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。2.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。如需對外提供檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)加強對檔案保密工作的管理，定期對檔案保密情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。八、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立技術(shù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專家、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對技術(shù)檔案的保管期限、價值等進行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，是否有缺頁、漏項等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實檔案內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠。3.檔案的價值：評估檔案對煤礦生產(chǎn)、建設(shè)、科研、管理等工作的重要性和利用價值。4.檔案的保管期限：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和重要程度，確定檔案的保管期限是否合理。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對達到保管期限的檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見。3.鑒定小組對鑒定意見進行討論和審議，形成鑒定報告。4.檔案管理部門根據(jù)鑒定報告，對已失去保存價值的檔案進行銷毀處理，對仍有保存價值的檔案繼續(xù)保管。（四）銷毀手續(xù)及監(jiān)督1