PAGE安徽省檔案管理制度一、總則（一）目的為加強安徽省檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為安徽省各項事業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安徽省行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映各項工作活動的真實情況，嚴(yán)禁篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免重要信息缺失。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.便利性原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管、查閱和利用，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門各級組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員，負責(zé)本單位檔案工作的組織、協(xié)調(diào)和實施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負責(zé)收集、整理本單位在各項工作活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類、編號、編目等工作，建立檔案檢索體系。2.檔案保管做好檔案庫房的日常管理工作，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、適宜。采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施，保障檔案實體安全。定期對檔案進行檢查、清點和修復(fù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.檔案利用建立檔案查閱、借閱制度，為單位內(nèi)部和外部合法利用檔案提供服務(wù)。根據(jù)利用者的需求，準(zhǔn)確、迅速地提供所需檔案，并做好利用登記工作。對涉及重要檔案的利用情況進行跟蹤和反饋。4.檔案信息化管理負責(zé)推進本單位檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計算機系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。利用信息技術(shù)手段對檔案進行整理、存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.檔案鑒定與銷毀按照國家有關(guān)規(guī)定和本單位實際情況，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。6.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對本單位內(nèi)部各部門的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助解決檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員和兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案收集本單位在行政管理、業(yè)務(wù)工作等活動中形成的各類文件材料，包括上級文件、本級文件、下級文件、內(nèi)部文件等。2.科技檔案收集本單位在科研、生產(chǎn)、建設(shè)等活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等資料。3.人事檔案收集本單位工作人員的履歷、考核、任免、獎懲、工資、職稱、培訓(xùn)等方面的文件材料。4.會計檔案收集本單位在會計核算過程中形成的憑證、賬簿、報表等會計資料。5.聲像檔案收集本單位在重大活動、會議、調(diào)研等過程中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.電子檔案收集本單位在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時間和要求，及時將本部門形成的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進行。3.對重要檔案和特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊的收集方式，確保檔案的完整性和真實性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等分類方法進行整理，編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等檢索工具。2.科技檔案整理按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，建立科技檔案分類編號體系，編制檔案目錄、底圖目錄等。3.人事檔案整理按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，建立檔案材料分類目錄，確保檔案材料齊全、完整、規(guī)范。4.會計檔案整理按照會計檔案管理辦法進行整理，將會計憑證、賬簿、報表等分別裝訂成冊，編制會計檔案目錄。5.聲像檔案整理按照時間順序、內(nèi)容等進行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，編制聲像檔案目錄。6.電子檔案整理按照電子文件管理要求進行整理，建立電子文件分類存儲體系，編制電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可用性。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜功能，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品、防盜設(shè)施等。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。（二）檔案裝具選擇1.應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)具備一定的強度和穩(wěn)定性，能夠承受檔案的重量，并便于檔案的搬運和整理。（三）檔案存放要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序存放，便于查找和利用。2.不同載體的檔案應(yīng)分開存放，避免相互影響。3.對珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映本單位主要職能活動和歷史面貌的，對本單位、國家和社會具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映本單位一般工作活動，在較短時間內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（五）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，一般每年至少進行一次全面檢查，每季度進行一次局部檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，建立檔案檢查臺賬。（六）檔案修復(fù)與保護1.對破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)和保護。2.修復(fù)檔案應(yīng)采用科學(xué)合理的方法，確保檔案內(nèi)容不受損害。3.對重要檔案和珍貴檔案，可采取復(fù)制備份等方式進行保護，防止檔案原件丟失或損壞。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，確保檔案利用活動的合法性。2.服務(wù)為本原則以滿足利用者需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案內(nèi)容泄露。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本單位相關(guān)檔案。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱本單位相關(guān)檔案。（三）利用程序1.內(nèi)部利用程序本單位內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部利用程序外單位查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)提前向本單位檔案管理部門提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等，并加蓋單位公章。檔案管理部門對申請進行審核，報經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門利用程序司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或證明文件，按照規(guī)定程序辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱利用者可在檔案管理部門指定的查閱場所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱對確需借出檔案的，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，并要求借閱者妥善保管檔案，按時歸還。3.復(fù)制根據(jù)利用者需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（五）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，記錄利用者姓名、單位、查閱或借閱時間、檔案內(nèi)容、利用目的等信息。利用登記應(yīng)長期保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員以及檔案專家等組成，負責(zé)對檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家檔案局制定的檔案保管期限表和本單位實際情況，對檔案進行鑒定。2.重點審查檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案的保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出初步鑒定意見。2.檔案鑒定工作小組對初步鑒定意見進行審核，召開鑒定會議，對檔案進行逐卷審查，形成鑒定結(jié)論。3.對確定無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清單，報經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行銷毀，并做好銷毀記錄。（五）銷毀監(jiān)督檔案銷毀過程應(yīng)進行全程監(jiān)督，由檔案管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等人員共同參與，確保銷毀工作的合規(guī)性和徹底性。銷毀完畢后，應(yīng)在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為單位各項工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需求。2.建立安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，確保檔案信息傳輸?shù)陌踩头€(wěn)定。（三）檔案信息錄入與管理1.按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進行數(shù)字化處理，錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.對錄入的檔案信息進行審核、校對，確保信息的準(zhǔn)確無誤。3.建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進行分類存儲、備份和維護，保證數(shù)據(jù)庫的安全和穩(wěn)定。（四）檔案信息化利用1.利用檔案信息化管理系統(tǒng)，為利用者提供便捷的檔案檢索和查閱服務(wù)。2.實現(xiàn)檔案信息的在線共享，提高檔案信息的利用效率。3.利用信息技術(shù)手段對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供