PAGE農(nóng)商行檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)農(nóng)商行檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本行實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各部門及分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于信貸業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政檔案、人力資源檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本行檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)真實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，同時(shí)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本行檔案管理制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計(jì)劃。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的檔案管理工作。4.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)，確保檔案的安全和完整，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)。5.開(kāi)展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ堰^(guò)保管期限或無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行處理。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，登記查閱、借閱情況。7.組織檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。8.開(kāi)展檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，裝訂成冊(cè)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)意見(jiàn)和建議。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，在規(guī)定范圍內(nèi)使用檔案，并及時(shí)歸還。5.負(fù)責(zé)本部門檔案信息的安全保密工作，防止檔案信息泄露。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉本行檔案管理業(yè)務(wù)。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的日常管理工作，確保檔案管理工作規(guī)范、有序。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，及時(shí)錄入和更新檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.信貸業(yè)務(wù)檔案：包括貸款申請(qǐng)、調(diào)查評(píng)估、審批、發(fā)放、管理、回收等環(huán)節(jié)形成的各類文件材料，如借款合同、擔(dān)保合同、評(píng)估報(bào)告、催收記錄等。2.財(cái)務(wù)檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.行政檔案：包括本行的行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。4.人力資源檔案：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、薪酬福利、勞動(dòng)合同等方面的文件材料。5.其他業(yè)務(wù)檔案：如風(fēng)險(xiǎn)管理檔案、合規(guī)檔案、信息科技檔案等，根據(jù)不同業(yè)務(wù)特點(diǎn)確定收集范圍。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造、抽取或銷毀檔案內(nèi)容。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如分為信貸業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類、行政類、人力資源類等，每大類下再細(xì)分若干小類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和查找。編號(hào)可采用數(shù)字、字母等組合方式，如信貸業(yè)務(wù)檔案編號(hào)可按照年份、業(yè)務(wù)類型、順序號(hào)等編排。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得損壞檔案原件。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.本行應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存放，提高空間利用率。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、20年等。2.永久保管的檔案主要包括本行的重要規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、涉及重大權(quán)益的合同協(xié)議等。3.定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和業(yè)務(wù)特點(diǎn)確定保管期限，期滿后經(jīng)鑒定可進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。（四）檔案檢查與清點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。2.每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清點(diǎn)工作，確保檔案賬實(shí)相符。對(duì)檢查和清點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定組織1.本行成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開(kāi)展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)逐卷逐件對(duì)檔案進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間等因素，確定其保管期限和價(jià)值。2.對(duì)涉及本行重大業(yè)務(wù)活動(dòng)、重要?dú)v史事件等具有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)予以重點(diǎn)保護(hù)，延長(zhǎng)保管期限。3.對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報(bào)本行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清單應(yīng)作為檔案管理的重要資料進(jìn)行保存，保存期限與被銷毀檔案的保管期限相同。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本行內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。如需復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.本行內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上涂改、偽造、抽取或銷毀檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）保密要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容涉及的商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等信息。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱、借閱檔案情況進(jìn)行登記，對(duì)涉及重要機(jī)密的檔案查閱、借閱應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為全行各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供快速、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.掛接存儲(chǔ)：將數(shù)字化檔案與檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接存儲(chǔ)，便于檢索和利用。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的批量錄入、單個(gè)錄入等功能，確保檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理：對(duì)檔案借閱申請(qǐng)、審批、歸還等流程進(jìn)行管理，記錄借閱情況。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息化管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.加強(qiáng)檔案信息化管