PAGE不動產登記檔案制度一、總則（一）目的為加強不動產登記檔案管理，規(guī)范不動產登記行為，保障不動產交易安全，保護權利人合法權益，依據《中華人民共和國民法典》《不動產登記暫行條例》等相關法律法規(guī)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內涉及不動產登記檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各項工作。（三）基本原則1.真實性原則：確保不動產登記檔案所記錄的內容真實、準確反映不動產的實際情況和登記過程。2.完整性原則：全面收集與不動產登記相關的各類文件、資料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的不動產登記檔案嚴格保密，防止信息泄露。4.安全性原則：采取有效措施保障不動產登記檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和篡改。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便有關部門和人員依法查閱、利用不動產登記檔案。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善不動產登記檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.組織實施不動產登記檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作。3.建立和維護不動產登記檔案數據庫，實現檔案信息的數字化管理和共享。4.對不動產登記檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，定期開展檔案管理工作評估。5.負責與其他部門及相關單位進行檔案業(yè)務溝通與協(xié)調，提供檔案利用服務。（二）登記業(yè)務部門職責1.在不動產登記業(yè)務辦理過程中，及時形成并移交相關檔案資料，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.配合檔案管理部門做好不動產登記檔案的整理、核對、裝訂等工作。3.根據工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱、利用申請，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）信息技術部門職責1.負責為不動產登記檔案管理提供信息技術支持，保障檔案管理系統(tǒng)的正常運行。2.協(xié)助檔案管理部門進行檔案信息的數字化錄入、存儲、備份和安全防護等工作。3.對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)功能滿足不動產登記檔案管理的需求。（四）監(jiān)督檢查部門職責1.對不動產登記檔案管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時督促整改。2.受理對不動產登記檔案管理工作中違規(guī)行為的投訴和舉報，依法進行調查處理。3.將不動產登記檔案管理工作納入公司/組織內部績效考核體系，對工作成效顯著的部門和個人進行表彰獎勵，對違規(guī)違紀行為進行責任追究。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.不動產登記申請書及相關證明材料，包括申請人身份證明、不動產權屬來源證明、不動產權籍調查表、宗地圖及房屋平面圖等。2.不動產登記審核過程中形成的詢問筆錄、實地查看記錄、審核意見、公告記錄等。3.不動產登記結果文件，如不動產權證書、不動產登記證明等。4.與不動產登記相關的其他文件資料，如法院判決書、裁定書、協(xié)助執(zhí)行通知書等。（二）收集要求1.登記業(yè)務部門應在不動產登記業(yè)務辦結后[X]個工作日內，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.移交的檔案資料應齊全、完整、真實、有效，并按照規(guī)定的格式和要求進行整理和裝訂。3.檔案管理部門在接收檔案資料時，應認真核對移交清單，對不符合要求的檔案資料，及時退回登記業(yè)務部門補充完善。（三）整理方法1.分類：按照不動產的類型（土地、房屋、林權等）、登記類型（首次登記、變更登記、轉移登記、注銷登記等）進行分類。2.編號：為每一份不動產登記檔案編制唯一的檔案編號，編號應體現檔案的類別、年度、流水號等信息。3.編目：編制不動產登記檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、頁數、保管期限等內容，并錄入檔案管理系統(tǒng)。4.裝訂：將不動產登記檔案資料按照一定順序進行裝訂，確保牢固、整齊、美觀。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的不動產登記檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.紙質檔案應采用檔案密集架存放，按照類別、年度、編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應進行備份存儲，備份介質包括磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行數據校驗和恢復測試，確保數據的完整性和可用性。備用存儲設備應異地存放，以防止因自然災害、人為破壞等原因導致數據丟失。3.對重要的不動產登記檔案應進行數字化處理，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的快速檢索和共享利用。（三）保管期限1.不動產登記檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.下列檔案應永久保管：不動產權證書、不動產登記證明存根；涉及國家重大利益、重要資產處置等不動產登記檔案；其他具有長期保存價值的檔案。3.下列檔案應定期保管，保管期限為[X]年：一般的不動產登記檔案，包括申請書、審核材料、登記結果等；與不動產登記相關的一般性文件資料。（四）檔案清查1.檔案管理部門應定期對不動產登記檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，每季度進行一次局部清查。2.清查內容包括檔案的數量、質量、保管狀況等，對清查中發(fā)現的問題及時進行處理，并做好記錄。3.清查結束后，應編制不動產登記檔案清查報告，報告內容包括清查時間、范圍、方法、結果及存在的問題和處理意見等。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內部工作人員因工作需要查閱、利用不動產登記檔案。2.司法機關、行政機關等依法因辦案需要查閱、復制不動產登記檔案。3.不動產權利人及利害關系人因查詢本人或相關不動產登記信息需要查閱、復制不動產登記檔案。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內部工作人員查閱、利用不動產登記檔案，應填寫《不動產登記檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.司法機關、行政機關等查閱、復制不動產登記檔案，應出具單位介紹信、工作證及相關法律文書，經檔案管理部門負責人審核后，辦理查閱、復制手續(xù)。3.不動產權利人及利害關系人查閱、復制本人或相關不動產登記檔案，應提供身份證明及相關證明材料，經檔案管理部門核實后，辦理查閱、復制手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案管理部門應根據利用者的申請，提供相應的不動產登記檔案供其查閱。查閱時，利用者應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。2.復制：利用者如需復制不動產登記檔案，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的格式和數量進行復制。復制件應加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。3.摘錄：利用者如需摘錄不動產登記檔案內容，應經檔案管理部門批準，并在摘錄件上注明出處和日期。摘錄件應加蓋檔案管理部門印章。（四）利用記錄1.檔案管理部門應對不動產登記檔案的利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的（查閱、復制、摘錄等）、利用內容等。2.利用記錄應妥善保存，保存期限與相應檔案的保管期限一致。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立不動產登記檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人擔任組長，成員包括登記業(yè)務部門、信息技術部門、監(jiān)督檢查部門等相關人員。2.鑒定小組負責對到期的不動產登記檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準1.依據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核同意后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據鑒定小組的意見，編制《不動產登記檔案銷毀清冊》，清冊內容包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等。2.《不動產登記檔案銷毀清冊》經檔案管理部門負責人審核、公司/組織主管領導批準后，方可實施銷毀。3.銷毀不動產登記檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底、安全。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀后的檔案應在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷，并將銷毀清冊等相關資料永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的不動產登記檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案信息的數字化采集、存儲、管理、檢索和利用。2.通過信息化手段，提高不動產登記檔案管理工作的效率和質量，提升檔案服務水平。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現不動產登記檔案資料的電子化錄入，包括文字、圖像、音頻、視頻等信息。2.檔案存儲功能：對錄入的檔案信息進行安全存儲，支持多種存儲介質和存儲方式，確保數據的可靠性和可用性。3.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、權利人等進行檢索，方便快速查找所需檔案信息。4.檔案利用功能：支持在線查閱、復制、摘錄檔案信息，滿足不同用戶的利用需求，并對利用情況進行記錄和統(tǒng)計。5.檔案管理功能：實現對不動產登記檔案的分類管理、編目管理、保管期限管理、鑒定銷毀管理等功能。6.安全管理功能：設置用戶權限管理、數據備份與恢復、數據加密、安全審計等功能，保障檔案信息的安全。（三）信息化數據管理1.建立不動產登記檔案數據備份制度，定期對檔案數據進行備份，備份數據應異地存放。2.加強對檔案數據的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、防病毒等技術措施，防止數據泄露、篡改和丟失。3.定期對檔案數據進行清理和維護，刪除無效