PAGE設(shè)備技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)備技術(shù)檔案的管理，確保設(shè)備技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮設(shè)備技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、設(shè)備管理、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設(shè)備技術(shù)檔案的管理，包括設(shè)備的采購、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、改造、報廢等全過程形成的各類文件資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：設(shè)備技術(shù)檔案由公司指定的部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：設(shè)備技術(shù)檔案應(yīng)如實反映設(shè)備的實際情況和運(yùn)行過程，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.及時性原則：設(shè)備技術(shù)檔案的形成、收集、整理和歸檔應(yīng)及時進(jìn)行，確保檔案信息的時效性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的設(shè)備技術(shù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善設(shè)備技術(shù)檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)設(shè)備技術(shù)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號、存儲、檢索、借閱、歸還等工作。3.負(fù)責(zé)建立設(shè)備技術(shù)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。4.負(fù)責(zé)對設(shè)備技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性進(jìn)行檢查和監(jiān)督，定期對檔案進(jìn)行清理和鑒定，確保檔案質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)為公司各部門提供設(shè)備技術(shù)檔案的查閱、借閱等服務(wù)，協(xié)助解決檔案使用過程中出現(xiàn)的問題。（二）設(shè)備使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門設(shè)備技術(shù)檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時移交檔案管理部門。2.負(fù)責(zé)按照檔案管理部門的要求，規(guī)范填寫設(shè)備技術(shù)檔案相關(guān)表格和記錄，確保檔案內(nèi)容的真實、準(zhǔn)確和完整。3.負(fù)責(zé)在設(shè)備的采購、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、改造、報廢等過程中，及時形成相應(yīng)的文件資料，并提交給檔案管理部門。4.負(fù)責(zé)在設(shè)備技術(shù)檔案的查閱、借閱過程中，遵守檔案管理制度，妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失檔案。（三）設(shè)備管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督設(shè)備使用部門做好設(shè)備技術(shù)檔案的管理工作。2.參與設(shè)備技術(shù)檔案的收集、整理和審核工作，提供專業(yè)技術(shù)支持。3.負(fù)責(zé)組織設(shè)備的驗收、交接等工作，確保設(shè)備技術(shù)檔案的齊全和完整。4.負(fù)責(zé)對設(shè)備的維護(hù)、改造、報廢等情況進(jìn)行記錄，并及時反饋給檔案管理部門。（四）其他部門職責(zé)各部門應(yīng)配合檔案管理部門做好設(shè)備技術(shù)檔案的管理工作，按照制度要求提供相關(guān)資料和信息。三、檔案的形成與收集（一）設(shè)備采購階段1.采購部門應(yīng)在設(shè)備采購合同簽訂后，及時將合同副本提交給檔案管理部門。合同副本應(yīng)包括設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購部門還應(yīng)收集設(shè)備的技術(shù)協(xié)議、技術(shù)說明書、操作手冊、維修手冊、合格證、質(zhì)量檢驗報告等相關(guān)文件資料，并在設(shè)備到貨前提交給檔案管理部門。（二）設(shè)備安裝調(diào)試階段1.設(shè)備安裝調(diào)試部門應(yīng)在設(shè)備安裝調(diào)試過程中，及時形成安裝調(diào)試記錄、驗收報告、測試報告等文件資料。安裝調(diào)試記錄應(yīng)包括設(shè)備的安裝位置、安裝時間、安裝人員、調(diào)試過程、調(diào)試結(jié)果等內(nèi)容。2.設(shè)備安裝調(diào)試部門應(yīng)在設(shè)備安裝調(diào)試完成后，將安裝調(diào)試記錄、驗收報告、測試報告等文件資料提交給檔案管理部門。（三）設(shè)備運(yùn)行維護(hù)階段1.設(shè)備使用部門應(yīng)在設(shè)備運(yùn)行過程中，及時記錄設(shè)備的運(yùn)行狀況、維護(hù)保養(yǎng)情況、故障維修情況等信息。運(yùn)行記錄應(yīng)包括設(shè)備的開機(jī)時間、停機(jī)時間、運(yùn)行參數(shù)、運(yùn)行狀況等內(nèi)容。維護(hù)保養(yǎng)記錄應(yīng)包括維護(hù)保養(yǎng)時間、維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容、維護(hù)保養(yǎng)人員等內(nèi)容。故障維修記錄應(yīng)包括故障發(fā)生時間、故障現(xiàn)象、故障原因、維修措施、維修結(jié)果等內(nèi)容。2.設(shè)備使用部門應(yīng)定期將設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄提交給檔案管理部門。（四）設(shè)備改造階段1.設(shè)備改造部門應(yīng)在設(shè)備改造過程中，及時形成改造方案、改造圖紙、改造記錄、驗收報告等文件資料。改造方案應(yīng)包括改造的目的、內(nèi)容、技術(shù)要求、實施步驟等內(nèi)容。改造圖紙應(yīng)包括改造后的設(shè)備結(jié)構(gòu)圖紙、電氣原理圖、布線圖等內(nèi)容。改造記錄應(yīng)包括改造的時間、改造的部位、改造的方法、改造的效果等內(nèi)容。驗收報告應(yīng)包括改造后的設(shè)備性能測試報告、運(yùn)行狀況報告等內(nèi)容。2.設(shè)備改造部門應(yīng)在設(shè)備改造完成后，將改造方案、改造圖紙、改造記錄、驗收報告等文件資料提交給檔案管理部門。（五）設(shè)備報廢階段1.設(shè)備報廢申請部門應(yīng)在設(shè)備報廢前，填寫設(shè)備報廢申請表，并提交給設(shè)備管理部門和檔案管理部門。設(shè)備報廢申請表應(yīng)包括設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、購置時間、報廢原因、報廢日期等內(nèi)容。2.設(shè)備管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對設(shè)備進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)設(shè)備是否符合報廢條件，并出具設(shè)備報廢鑒定報告。設(shè)備報廢鑒定報告應(yīng)包括設(shè)備的技術(shù)狀況、報廢原因、鑒定結(jié)論等內(nèi)容。3.設(shè)備報廢申請部門應(yīng)在設(shè)備報廢后，將設(shè)備報廢申請表、設(shè)備報廢鑒定報告、設(shè)備報廢清單等文件資料提交給檔案管理部門。設(shè)備報廢清單應(yīng)包括設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、購置時間、報廢日期等內(nèi)容。四、檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件資料的系統(tǒng)性和完整性。2.按照文件資料的重要程度和保存價值，進(jìn)行合理分類和排序。3.便于檔案的查閱、借閱和管理。（二）分類方法1.設(shè)備基本信息類：包括設(shè)備的采購合同、技術(shù)協(xié)議、技術(shù)說明書、操作手冊、維修手冊、合格證、質(zhì)量檢驗報告等文件資料。2.設(shè)備安裝調(diào)試類：包括設(shè)備的安裝調(diào)試記錄、驗收報告、測試報告等文件資料。3.設(shè)備運(yùn)行維護(hù)類：包括設(shè)備的運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等文件資料。4.設(shè)備改造類：包括設(shè)備的改造方案、改造圖紙、改造記錄、驗收報告等文件資料。5.設(shè)備報廢類：包括設(shè)備的報廢申請表、設(shè)備報廢鑒定報告、設(shè)備報廢清單等文件資料。（三）編號規(guī)則1.設(shè)備技術(shù)檔案編號采用“設(shè)備類別代碼+設(shè)備序號+年份+流水號”的格式。2.設(shè)備類別代碼按照設(shè)備的用途和性質(zhì)進(jìn)行分類，具體代碼如下：生產(chǎn)設(shè)備：SC動力設(shè)備：DL檢測設(shè)備：JC運(yùn)輸設(shè)備：YS辦公設(shè)備：BG其他設(shè)備：QT3.設(shè)備序號為設(shè)備的唯一標(biāo)識，按照設(shè)備采購順序依次編排。4.年份為檔案形成的年份，采用四位數(shù)字表示。5.流水號為同一設(shè)備類別、同一設(shè)備序號、同一年份的檔案順序號，采用三位數(shù)字表示。例如：SC0012023001，表示生產(chǎn)設(shè)備類第1號設(shè)備在2023年形成的第1份檔案。（四）裝訂要求1.檔案應(yīng)按照分類順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。2.裝訂時應(yīng)去除文件資料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.檔案應(yīng)采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂邊距為20mm。4.檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、頁碼等內(nèi)容。五、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.設(shè)備技術(shù)檔案采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的存儲方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查閱和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案編號和分類目錄進(jìn)行存儲，便于檢索和查詢。（二）保管環(huán)境1.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.檔案保管場所應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案保管場所應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。（三）保管期限1.設(shè)備技術(shù)檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定，一般分為長期、中期和短期。2.長期保管的檔案包括設(shè)備的采購合同、技術(shù)協(xié)議、技術(shù)說明書、操作手冊、維修手冊、合格證、質(zhì)量檢驗報告等重要文件資料，保管期限為永久。3.中期保管的檔案包括設(shè)備的安裝調(diào)試記錄、驗收報告、測試報告、運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等文件資料，保管期限為10年。4.短期保管的檔案包括設(shè)備的改造方案、改造圖紙、改造記錄、驗收報告、報廢申請表、報廢鑒定報告、報廢清單等文件資料，保管期限為5年。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對設(shè)備技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀清單。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，設(shè)備管理部門、使用部門等相關(guān)人員參加。鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、保存價值、歷史意義等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定檔案的保管期限和銷毀清單。3.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀申請表應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。4.檔案銷毀工作應(yīng)由檔案管理部門組織實施，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，并填寫檔案銷毀登記表。檔案銷毀登記表應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限、銷毀方式、銷毀時間、銷毀人員等內(nèi)容。5.檔案銷毀過程中，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員查閱設(shè)備技術(shù)檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，并注明查閱的目的、內(nèi)容、時間等信息。檔案查閱申請表應(yīng)提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批通過后，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容、歸還時間等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。查閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失檔案。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后，在查閱申請表上簽字確認(rèn)。（二）借閱流程1.公司外部單位或個人借閱設(shè)備技術(shù)檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，并注明借閱的目的、內(nèi)容、時間、歸還日期等信息。檔案借閱申請表應(yīng)提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)與借閱單位或個人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。檔案借閱協(xié)議應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限、借閱目的、借閱時間、歸還日期、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案借閱協(xié)議的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好借閱記錄。借閱記錄應(yīng)包括借閱人員的姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱時間、借閱內(nèi)容、歸還時間等信息。4.借閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所借閱檔案，不得擅自將檔案帶出公司。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失檔案。借閱人員如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。5.借閱人員借閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后，在檔案借閱申請表上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的設(shè)備技術(shù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自對外披露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。檔案管理人員在工作中應(yīng)注意保護(hù)檔案信息的安全，防止檔案信息被竊取、篡改或泄露。3.查閱和借閱設(shè)備技術(shù)檔案的人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將檔案內(nèi)容告知他人。查閱和借閱人員在工作中應(yīng)注意保護(hù)檔案信息的安全，防止檔案信息被竊取、篡改或泄露。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對設(shè)備技術(shù)檔案的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保檔案的安全。