PAGE_行政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織行政檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)公司/組織歷史真實(shí)面貌，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門在行政管理活動(dòng)中形成的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司/組織行政檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。2.真實(shí)完整原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織行政管理活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案的完整性，不得隨意篡改、偽造或遺漏檔案信息。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。同時(shí)，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的行政檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織行政檔案工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂行政檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織各部門收集、整理行政管理活動(dòng)中形成的各類檔案，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，對檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全。4.檔案查閱與利用建立檔案查閱登記制度，為公司/組織內(nèi)部各部門及外部有權(quán)限的單位或個(gè)人提供檔案查閱服務(wù)，并對查閱情況進(jìn)行記錄。根據(jù)檔案利用需求，及時(shí)提供檔案復(fù)印件或原件，做好檔案利用的跟蹤和反饋工作。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。6.檔案統(tǒng)計(jì)與分析對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，分析檔案管理工作的成效和存在的問題，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。7.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案管理信息化工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。8.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對各部門檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類行政檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括公司/組織的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事任免、行政事務(wù)處理等相關(guān)檔案。2.黨群工作類涵蓋黨組織建設(shè)、黨員管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的檔案。3.經(jīng)營管理類涉及公司/組織的經(jīng)營決策、市場營銷、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案。4.合同協(xié)議類包括公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等檔案。5.資質(zhì)證書類公司/組織取得的各類資質(zhì)證書、許可證、榮譽(yù)證書等檔案。6.基本建設(shè)類有關(guān)公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面的檔案。7.設(shè)備儀器類公司/組織購置的設(shè)備儀器的采購合同、使用說明書、維護(hù)記錄、報(bào)廢處置等檔案。8.聲像電子類以照片、錄音、錄像、電子文檔等形式存在的反映公司/組織行政管理活動(dòng)的檔案。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度保管期限類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。全宗號(hào)：由檔案管理部門統(tǒng)一編制，用于標(biāo)識(shí)公司/組織全宗檔案。年度：采用公元紀(jì)年，如“20XX”。保管期限：分為“永久”、“長期”（1650年）、“短期”（15年以下），分別用“Y”、“C”、“D”表示。類別：根據(jù)檔案分類設(shè)置，用兩位數(shù)字表示，如“01”表示行政管理類，“02”表示黨群工作類等。順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)，用四位數(shù)字表示。2.編號(hào)示例如“0012023Y010001”表示公司/組織2023年形成的永久保管的行政管理類第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在行政管理活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等檔案，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等。2.收集時(shí)間各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案收集齊全，并移交檔案管理部門。對于重要的、緊急的檔案應(yīng)及時(shí)移交。3.收集要求檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽署齊全，格式符合要求。電子文件應(yīng)存儲(chǔ)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。照片、錄音、錄像等應(yīng)標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。（二）檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理步驟分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案進(jìn)行分類。裝訂：對紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件整齊。編頁號(hào)：在文件的右上角或左上角編寫頁號(hào)，以便于查閱和統(tǒng)計(jì)。編目：編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔號(hào)、題名、保管期限等信息。五、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、吸塵器等，定期對保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.分類存放按照檔案分類，將檔案分別存放在不同的檔案柜或密集架中，便于查找和管理。2.排列順序檔案在檔案柜或密集架中的排列應(yīng)按照檔號(hào)順序依次排列，便于快速檢索。3.標(biāo)識(shí)管理在檔案柜、密集架及檔案盒上標(biāo)注清晰的檔號(hào)、題名、保管期限等信息，便于識(shí)別和查找。（四）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期，具體如下：1.永久保管反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等，應(yīng)永久保管。2.長期保管在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為1650年，如年度工作計(jì)劃與總結(jié)、重要會(huì)議紀(jì)要、人事檔案等。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為15年以下，如一般性文件、臨時(shí)性通知等。（五）檔案定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況（如是否受潮、發(fā)霉、蟲蛀、破損等）、檔案的數(shù)量與目錄是否相符、檔案的利用情況等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。涉及公司/組織機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對外提供查閱。（二）查閱程序1.申請查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、范圍、內(nèi)容等信息。2.審批內(nèi)部查閱申請由部門負(fù)責(zé)人簽字審批；外部查閱申請由公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供檔案查閱服務(wù)。查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.歸還查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱檔案內(nèi)容、審批意見、查閱方式（如原件查閱、復(fù)印件、摘錄等）等信息。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面綜合考慮檔案的保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理部門對到期檔案進(jìn)行初步審查，提出擬銷毀檔案清單。2.小組鑒定檔案鑒定小組對擬銷毀檔案清單進(jìn)行審核鑒定，確定檔案的保管期限是否到期，是否已失去保存價(jià)值。3.審批經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對批準(zhǔn)銷毀的檔案，編制銷毀清冊，注明檔案的檔號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.監(jiān)銷銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。3.記錄存檔銷毀完畢后，將銷毀清冊及監(jiān)銷記錄等相關(guān)資料存檔，以備查考。八、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱利用人次、利用效果等。（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)表編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案收進(jìn)移出統(tǒng)計(jì)表、檔案保管情況統(tǒng)計(jì)表、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表等，定期向上級(jí)主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。（三）分析報(bào)告根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，撰寫檔案管理分析報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作的成效和存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議，為公司/組織檔案管理工作的決策提供依據(jù)。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，促進(jìn)檔案信息資源的共享和開發(fā)利用。（二）數(shù)字化處理對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，存儲(chǔ)格式符合要求。同時(shí)，對電子文件進(jìn)行規(guī)范整理，建立電子文件數(shù)據(jù)庫。