PAGE電子檔案管理制度文件一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的電子檔案的管理，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各類電子文件。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：電子檔案應(yīng)如實(shí)反映本公司/組織的業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌，確保其內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：電子檔案應(yīng)涵蓋本公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)方面，保證檔案的齊全完整。3.安全性原則：采取有效措施確保電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸和使用安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.規(guī)范性原則：電子檔案的管理應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案的格式、內(nèi)容和標(biāo)識等符合要求。5.便利性原則：電子檔案的管理應(yīng)便于檢索、利用和共享，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。二、電子檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本公司/組織電子檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)電子檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.負(fù)責(zé)對本公司/組織各部門電子檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。5.負(fù)責(zé)電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)介質(zhì)的管理。6.負(fù)責(zé)電子檔案的安全保密工作，制定安全保密措施，防止電子檔案信息泄露。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的電子檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.按照本公司/組織電子檔案管理制度的要求，做好本部門電子檔案的日常管理工作，包括存儲(chǔ)、備份、利用等。3.配合檔案管理部門做好電子檔案的鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)本部門電子檔案管理系統(tǒng)用戶賬號的申請、使用和安全管理。5.對本部門電子檔案管理工作中存在的問題及時(shí)向檔案管理部門反饋，并積極配合整改。（三）信息技術(shù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)為電子檔案管理提供技術(shù)支持，保障電子檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.協(xié)助檔案管理部門進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和升級，優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高管理效率。3.負(fù)責(zé)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)和管理，確保存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)。4.制定電子檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)方案，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并確保備份數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。5.負(fù)責(zé)電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)工作，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全風(fēng)險(xiǎn)。三、電子檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件，包括但不限于：行政管理文件，如通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。業(yè)務(wù)合同文件，如銷售合同、采購合同、租賃合同等。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件，如憑證、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。人力資源文件，如員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。技術(shù)研發(fā)文件，如項(xiàng)目文檔、技術(shù)報(bào)告、專利文件等。市場營銷文件，如市場調(diào)研報(bào)告、宣傳資料、客戶資料等。2.電子文件的收集應(yīng)涵蓋文件形成過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括草稿、修改稿、定稿等不同版本。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，確保文件及時(shí)、完整地收集到本部門。2.電子文件的收集應(yīng)遵循相關(guān)業(yè)務(wù)流程和規(guī)范，確保文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.收集的電子文件應(yīng)具備清晰的標(biāo)識，包括文件名稱、編號、日期、來源等信息。4.對于重要的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其相關(guān)的元數(shù)據(jù)，如文件格式、大小、作者、密級等。（三）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照本公司/組織的分類方案進(jìn)行分類整理，確保分類準(zhǔn)確、層次分明。3.電子文件的整理應(yīng)便于檢索和利用，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：根據(jù)電子文件的內(nèi)容、性質(zhì)和來源，按照本公司/組織制定的分類方案進(jìn)行分類，如分為行政管理類、業(yè)務(wù)合同類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類等。2.編號：為每一份電子文件賦予唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)文件的類別、年度、順序等信息，便于識別和管理。3.著錄：對電子文件進(jìn)行著錄，包括文件名稱、編號、日期、來源、保管期限、密級等信息，形成電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。4.存儲(chǔ)：將整理好的電子文件按照分類和編號順序存儲(chǔ)在電子檔案管理系統(tǒng)或指定的存儲(chǔ)介質(zhì)中，確保存儲(chǔ)的規(guī)范性和安全性。四、電子檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的實(shí)際情況，對電子檔案的價(jià)值進(jìn)行全面、客觀、科學(xué)的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和效益性原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門、信息技術(shù)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成，負(fù)責(zé)對電子檔案的鑒定工作。鑒定小組應(yīng)定期召開會(huì)議，對電子檔案進(jìn)行集中鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.對電子檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，判斷其是否反映本公司/組織的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，是否具有歷史查考價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。2.審查電子檔案的完整性，包括文件的齊全性、配套性和元數(shù)據(jù)的完整性等。3.評估電子檔案的技術(shù)狀況，如文件格式的兼容性、存儲(chǔ)介質(zhì)的可靠性等。（四）保管期限劃分根據(jù)電子檔案鑒定結(jié)果，將電子檔案的保管期限劃分為永久、定期兩種。1.永久保管的電子檔案：本公司/組織的重要規(guī)章制度、年度總結(jié)、財(cái)務(wù)決算等文件。涉及本公司/組織重大權(quán)益、重大資產(chǎn)處置、重大訴訟等方面的文件。具有歷史查考價(jià)值的重要業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件等。2.定期保管的電子檔案：保管期限為[X]年的電子檔案，包括一般性的業(yè)務(wù)文件、合同等。保管期限為[X]年的電子檔案，如日常行政管理文件、短期的財(cái)務(wù)報(bào)表等。（五）保管期限調(diào)整電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行定期評估和調(diào)整。對于保管期限已滿但仍有保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)重新鑒定其保管期限；對于已失去保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。五、電子檔案的存儲(chǔ)與備份（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行集中存儲(chǔ)，確保電子檔案的統(tǒng)一管理和共享利用。2.根據(jù)電子檔案的類型和重要程度，選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等。3.對于重要的電子檔案，應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.電子檔案存儲(chǔ)場所應(yīng)具備良好的物理環(huán)境，包括防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施。2.存儲(chǔ)場所應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，確保電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的安全。3.定期對存儲(chǔ)場所進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)環(huán)境的穩(wěn)定和安全。（三）備份策略1.制定電子檔案備份計(jì)劃，明確備份周期、備份內(nèi)容、備份方式等。2.根據(jù)電子檔案的重要程度和變化頻率，采用全量備份、增量備份或差異備份等方式進(jìn)行備份。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在與原數(shù)據(jù)不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和可恢復(fù)性。（四）存儲(chǔ)介質(zhì)管理1.建立存儲(chǔ)介質(zhì)使用登記制度，記錄存儲(chǔ)介質(zhì)的編號、使用時(shí)間、存儲(chǔ)內(nèi)容等信息。2.定期對存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的數(shù)量和狀態(tài)準(zhǔn)確無誤。3.對于損壞或過期的存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，防止數(shù)據(jù)泄露。4.存儲(chǔ)介質(zhì)的報(bào)廢應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和處理，確保數(shù)據(jù)徹底銷毀。六、電子檔案的利用與共享（一）利用原則1.遵循保密規(guī)定，確保電子檔案的利用符合國家法律法規(guī)和本公司/組織的保密要求。2.按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行利用，保證電子檔案的安全和合理使用。3.充分發(fā)揮電子檔案的作用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。（二）利用方式1.提供在線查詢服務(wù)，用戶可通過電子檔案管理系統(tǒng)查詢授權(quán)范圍內(nèi)的電子檔案。2.開展檔案借閱服務(wù)，對于需要借閱紙質(zhì)檔案或電子檔案原始存儲(chǔ)介質(zhì)的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.提供檔案復(fù)制服務(wù)，根據(jù)用戶需求復(fù)制電子檔案，但應(yīng)確保復(fù)制件與原件一致，并注明復(fù)制情況。4.開展檔案編研工作，對電子檔案進(jìn)行整理、分析和研究，形成專題資料、參考資料等，為公司/組織的決策提供參考。（三）共享機(jī)制1.建立電子檔案共享平臺(tái)，明確共享范圍、共享權(quán)限和共享流程。2.對于需要在公司/組織內(nèi)部共享的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行授權(quán)，確保共享信息的安全。3.加強(qiáng)與外部單位的電子檔案共享與交換，建立嚴(yán)格的共享與交換管理制度，確保信息安全。（四）利用記錄1.對電子檔案的利用情況進(jìn)行記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息。2.利用記錄應(yīng)長期保存，以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和審計(jì)檢查。3.通過利用記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子檔案利用過程中存在的問題，采取相應(yīng)措施進(jìn)行改進(jìn)。七、電子檔案的安全保密（一）安全保密制度1.建立健全電子檔案安全保密制度，明確安全保密責(zé)任和措施。2.加強(qiáng)對電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等功能，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。3.對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的電子檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，確保信息安全。（二）人員管理1.加強(qiáng)對電子檔案管理人員的安全保密教育，提高其安全保密意識和業(yè)務(wù)水平。2.與電子檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。3.對涉及電子檔案管理的工作人員進(jìn)行定期審查和背景調(diào)查，確保人員素質(zhì)可靠。（三）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全技術(shù)手段，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。2.對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期安全評估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。3.建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)遭受破壞或丟失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（四）應(yīng)急處置1.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.發(fā)生安全事故時(shí)，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處置，及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門，并做好事故記錄和調(diào)查處理工作。八、電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換（一）數(shù)字化轉(zhuǎn)換原則1.遵循國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的電子檔案質(zhì)量符合要求。2.保證數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中電子檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.采用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備，提高數(shù)字化轉(zhuǎn)換效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化轉(zhuǎn)換流程1.確定數(shù)字化轉(zhuǎn)換范圍和對象，制定數(shù)字化轉(zhuǎn)換方案。2.對待數(shù)字化的電子檔案進(jìn)行整理和預(yù)處理，確保檔案的清晰可讀。3.選擇合適的數(shù)字化設(shè)備和軟件，進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作。4.對數(shù)字化后的電子檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像清晰、文字準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。5.將數(shù)字化后的電子檔案存儲(chǔ)到電子檔案管理系統(tǒng)中，并與原電子檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)。（三）數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量控制1.建立數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量控制體系，制定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法。2.對數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程進(jìn)行全程監(jiān)控，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)符合質(zhì)量要求。3.定期對數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的電子檔案進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（四）數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的管理1.對數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的電子檔案進(jìn)行分類、編號、著錄等整理工作，納入電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理。2.按照電子檔案的保管期限和利用要求，對數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。3.加強(qiáng)對數(shù)字化轉(zhuǎn)換后的電子檔案的利用和共享管理，確保其能夠?yàn)楣?組織的工作提供有效支持。九、電子檔案的銷毀（一）銷毀條件1.電子檔案保管期限已滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.電子檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聯(lián)p壞且無法修復(fù)的。3.電子檔案涉及的事項(xiàng)已處理完畢且無留存必要的。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出電子檔案銷毀申請，填寫《電子檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《電子檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織電子檔案的銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。4.電子檔案的銷毀應(yīng)采用安全可靠的