PAGE局檔案信息化管理制度一、總則（一）目的為加強本局檔案信息化管理，有效保護和利用檔案信息資源，提高檔案管理工作效率和服務水平，依據《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，結合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門在檔案形成、收集、整理、存儲、利用、保管等信息化管理過程中的活動。（三）基本原則1.統一管理原則：對局檔案信息化工作實行統一領導、統一規(guī)劃、統一標準、統一管理，確保檔案信息資源的集中整合與有效利用。2.安全保密原則：采取有效的安全保密措施，保障檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.便捷高效原則：充分利用現代信息技術，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理工作的效率和質量，為全局工作提供便捷的檔案信息服務。4.全程管理原則：對檔案從形成到永久保存或銷毀的全過程進行信息化管理，確保檔案信息的完整性和真實性。二、檔案信息化管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善本局檔案信息化管理制度、標準和規(guī)范，并組織實施。2.負責全局檔案信息化工作的統籌規(guī)劃和協調指導，推進檔案信息化建設項目的實施。3.負責檔案信息系統的建設、維護和管理，確保系統的安全穩(wěn)定運行。4.負責檔案數據的采集、整理、存儲、備份和恢復等工作，保證檔案數據的質量和安全。5.負責對全局檔案信息化工作進行監(jiān)督檢查和考核評估，及時發(fā)現和解決存在的問題。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、分類、編號等前期基礎工作，并按照規(guī)定的時間和要求將檔案移交至檔案管理部門。2.負責本部門檔案信息的錄入、審核和更新，確保檔案信息的準確完整。3.配合檔案管理部門做好檔案信息化建設相關工作，積極參與檔案信息資源的開發(fā)利用。4.嚴格遵守檔案信息化管理的各項制度和規(guī)定，保障本部門檔案信息的安全。（三）信息技術部門職責1.負責為檔案信息化建設提供技術支持和保障，協助檔案管理部門做好檔案信息系統的選型、建設和維護工作。2.負責制定檔案信息化系統的安全策略和技術方案，保障檔案信息系統的網絡安全、數據安全和應用安全。3.負責對檔案信息化系統的運行情況進行監(jiān)測和維護，及時處理系統故障和突發(fā)事件。4.負責開展檔案信息化技術培訓，提高全局人員的信息化操作技能。三、檔案信息化建設（一）系統建設1.根據本局檔案管理工作的實際需求，選擇符合國家相關標準和規(guī)范的檔案信息管理系統。系統應具備檔案收集、整理、存儲、檢索、利用、統計、編研等功能，滿足檔案管理業(yè)務流程的信息化要求。2.在系統建設過程中，要充分考慮系統的擴展性、兼容性和安全性，確保系統能夠適應未來檔案管理工作的發(fā)展變化。同時，要與本局現有的辦公自動化系統、業(yè)務系統等進行有效對接，實現檔案信息的共享和交互。3.檔案信息管理系統建設完成后，應進行全面的測試和驗收工作。測試內容包括功能測試、性能測試、安全測試等，確保系統功能完善、運行穩(wěn)定、安全可靠。驗收合格后，方可正式投入使用。（二）基礎設施建設1.配備滿足檔案信息化管理需求的硬件設備，包括服務器、存儲設備、網絡設備、終端設備等。硬件設備應具備較高的性能和可靠性，能夠滿足檔案數據存儲、傳輸和處理的要求。2.建立安全可靠的網絡環(huán)境，保障檔案信息系統與外部網絡的安全隔離。網絡設備應具備防火墻、入侵檢測、防病毒等安全防護功能，防止外部網絡攻擊和惡意軟件入侵。3.建設完善的檔案數據存儲設施，采用多種存儲方式相結合的方式，如磁盤陣列、磁帶庫等，確保檔案數據的安全存儲和長期保存。同時，要定期對存儲設備進行維護和檢查，保證數據的完整性和可用性。四、檔案數據管理（一）數據采集1.各部門應按照檔案管理的要求，及時將本部門形成的各類檔案進行整理和分類，確定檔案的保管期限和密級，并填寫檔案移交清單。2.檔案管理部門負責對各部門移交的檔案進行審核，審核內容包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等。審核合格后，將檔案數據錄入檔案信息管理系統。3.在數據采集過程中，要嚴格按照檔案著錄規(guī)則進行操作，確保檔案數據的著錄信息準確無誤。同時，要對采集的數據進行備份，防止數據丟失。（二）數據整理1.檔案管理部門應定期對檔案數據進行整理，包括數據的分類、排序、編號、編目等。通過整理，使檔案數據更加有序，便于檢索和利用。2.對檔案數據中的重復信息、錯誤信息等進行清理和修正，保證檔案數據的質量。同時，要建立檔案數據更新機制，及時對檔案數據進行補充和完善。（三）數據存儲1.檔案數據應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行定期備份。備份方式可采用磁帶備份、磁盤陣列備份、異地存儲等多種方式相結合，確保在數據發(fā)生故障時能夠及時恢復。2.建立檔案數據存儲管理制度，明確存儲設備的使用、維護、保管等要求。存儲設備應定期進行檢查和維護，確保設備的正常運行。同時，要對存儲設備的存儲環(huán)境進行監(jiān)控，保證存儲環(huán)境的安全穩(wěn)定。3.對檔案數據的存儲位置、存儲方式、備份情況等進行詳細記錄，建立檔案數據存儲臺賬，以便于查詢和管理。（四）數據利用1.檔案管理部門應建立檔案信息利用制度，明確檔案信息利用的范圍、方式、審批程序等。各部門因工作需要查閱、借閱檔案的，應按照規(guī)定填寫檔案利用申請表，經本部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據檔案利用申請表，及時為利用者提供檔案信息服務。在提供檔案信息時，要嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。同時，要對檔案利用情況進行登記，記錄利用者的姓名、單位、利用時間、利用內容等信息。3.鼓勵通過檔案信息管理系統開展檔案信息的遠程利用，提高檔案信息的利用效率。利用者可通過系統查詢、下載檔案信息，但必須遵守相關規(guī)定和要求。（五）數據安全與保密1.建立健全檔案數據安全管理制度，采取有效的安全防護措施，保障檔案數據的安全。安全防護措施包括網絡安全防護、數據加密、用戶認證、訪問控制等。2.對檔案數據進行分類分級管理，根據檔案的密級和重要程度，采取不同的安全保護措施。對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案數據，要嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。3.加強對檔案信息系統用戶的管理，建立用戶賬號管理制度，明確用戶的權限和職責。用戶應妥善保管自己的賬號和密碼，不得隨意轉借他人使用。同時，要定期對用戶賬號進行清理和審查，防止非法用戶入侵系統。4.定期對檔案數據進行安全檢查和風險評估，及時發(fā)現和排除安全隱患。同時，要制定應急預案，應對可能出現的數據安全事故，確保在事故發(fā)生時能夠迅速采取措施，減少損失。五、檔案信息化管理流程（一）檔案收集1.各部門應明確檔案收集的責任人，負責本部門檔案的日常收集工作。檔案收集責任人應按照檔案管理的要求，及時收集本部門形成的各類文件材料，包括紙質文件、電子文件、聲像資料等。2.對收集到的檔案進行初步整理，按照檔案的形成時間、來源、內容等進行分類，剔除無關的文件材料。同時，要對檔案的完整性和準確性進行檢查，確保檔案材料齊全完整。3.各部門應定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。移交時，應填寫檔案移交清單，清單內容包括檔案的名稱、數量、保管期限、密級等。檔案管理部門對移交的檔案進行核對，核對無誤后辦理接收手續(xù)。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照檔案分類方案對檔案進行進一步整理。檔案分類應遵循科學性、系統性、實用性的原則，便于檔案的管理和利用。2.對檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性。編號可采用年度、保管期限、類別、順序號等組合方式，確保檔案編號能夠準確反映檔案的類別和順序。3.編制檔案目錄，檔案目錄應包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限、密級等信息。通過編制檔案目錄，便于檔案的檢索和查詢。（三）檔案存儲1.根據檔案的保管期限和存儲要求，將整理好的檔案數據存儲到相應的存儲設備上。存儲設備應按照檔案的類別和時間順序進行排列，便于查找和管理。2.對檔案數據進行備份，備份數據應與原始數據分開存儲，并定期進行檢查和維護。備份數據的存儲期限應與檔案的保管期限一致，確保在需要時能夠及時恢復檔案數據。（四）檔案檢索1.檔案管理部門應建立完善的檔案檢索系統，通過檔案信息管理系統提供多種檢索方式，如按關鍵詞檢索、按編號檢索、按時間檢索等，方便用戶快速查找所需檔案信息。2.在檔案檢索過程中，要對檢索結果進行篩選和排序，根據用戶的需求提供相關的檔案信息。同時，要對檢索結果進行記錄，以便于用戶跟蹤和查詢。（五）檔案利用1.用戶因工作需要利用檔案時，應填寫檔案利用申請表，明確利用目的、利用內容、利用時間等信息。申請表經本部門負責人審批后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據檔案利用申請表，對用戶的身份和權限進行核實，確認無誤后為用戶提供檔案信息服務。在提供檔案信息時，要按照規(guī)定的方式和程序進行操作，確保檔案信息的安全和完整。3.用戶利用檔案后，應及時歸還檔案，并在檔案利用登記表上簽字確認。檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。（六）檔案銷毀1.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請表，報經局領導審批后進行銷毀。2.檔案銷毀應按照規(guī)定的程序進行，采用合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復。在銷毀過程中，要對銷毀情況進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀檔案的名稱和數量等信息。3.檔案銷毀記錄應永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。同時，要定期對檔案銷毀情況進行檢查和總結，確保檔案銷毀工作符合規(guī)定要求。六、檔案信息化培訓與考核（一）培訓計劃1.檔案管理部門應制定年度檔案信息化培訓計劃，明確培訓的目標、內容、對象、方式、時間安排等。培訓計劃應根據本局檔案信息化工作的實際需求和人員的業(yè)務水平進行制定，具有針對性和實用性。2.培訓內容應包括檔案信息化管理的法律法規(guī)、制度標準、業(yè)務流程、系統操作、安全保密等方面的知識和技能。通過培訓，使全局人員了解檔案信息化管理的重要性，掌握檔案信息化管理的基本方法和技能。（二）培訓方式1.采用集中培訓、在線培訓、現場指導等多種方式相結合的方法開展培訓工作。集中培訓可定期組織全局人員進行集中學習，系統講解檔案信息化管理的相關知識和技能；在線培訓可利用網絡平臺提供培訓課程，方便人員隨時隨地進行學習；現場指導可針對具體的業(yè)務問題，到各部門進行現場指導和解答。2.根據培訓內容和培訓對象的特點，選擇合適的培訓教材和培訓師資。培訓教材應具有權威性和實用性，培訓師資應具備豐富的檔案信息化管理經驗和教學能力。（三）考核評估1.建立檔案信息化培訓考核評估制度，對參加培訓的人員進行考核評估?？己朔绞娇刹捎每荚?、實際操