PAGE房管局檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)房管局檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于房管局在房屋產(chǎn)權(quán)登記、交易管理、住房保障等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案及其它載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則房管局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映房管局各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集和整理房管局在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，確保檔案資料的齊全、完整，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為房管局各項(xiàng)工作及社會公眾提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度和工作規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)房管局各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用本局檔案。3.指導(dǎo)本局各業(yè)務(wù)部門的檔案收集、整理、歸檔工作，對業(yè)務(wù)部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。6.參與檔案管理工作中的重大問題決策，為房管局各項(xiàng)工作提供檔案信息支持和服務(wù)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)活動中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的審核、整理和數(shù)字化錄入等工作。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供檔案利用需求信息，積極利用檔案資料為部門業(yè)務(wù)工作服務(wù)。4.負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，并向檔案管理部門報(bào)告。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和維護(hù)，做好檔案庫房的安全防護(hù)工作，定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化錄入和管理，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整地錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。5.按照檔案利用規(guī)定，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。6.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，協(xié)助制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和銷毀清單。7.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.房屋產(chǎn)權(quán)登記檔案包括房屋所有權(quán)初始登記、轉(zhuǎn)移登記、變更登記、注銷登記等業(yè)務(wù)過程中形成的申請書、身份證明、產(chǎn)權(quán)證明、測繪報(bào)告、完稅憑證等各類文件資料。2.房屋交易管理檔案涵蓋房屋買賣合同、交易資金監(jiān)管憑證、評估報(bào)告、經(jīng)紀(jì)服務(wù)合同等與房屋交易相關(guān)的檔案材料。3.住房保障檔案包含保障性住房申請、審核審批、分配入住、退出管理等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類檔案資料，如申請表、收入證明、住房情況證明、租賃合同等。4.其他業(yè)務(wù)檔案涉及房管局行政管理、政策法規(guī)、信訪投訴、人事勞資等方面形成的檔案材料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時(shí)收集本部門業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集過程中，要嚴(yán)格審核檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，對不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門補(bǔ)充或更正。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始記錄狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀，確保檔案的原始性和真實(shí)性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理，便于檢索和查找。3.對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行同步整理，保證兩者內(nèi)容一致，便于相互印證和利用。（四）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理分類：按照檔案類別分為房屋產(chǎn)權(quán)登記檔案、房屋交易管理檔案、住房保障檔案、其他業(yè)務(wù)檔案等大類，每大類再根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案形成時(shí)間等因素進(jìn)一步細(xì)分小類。編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。編號可采用年度流水號加順序號的方式，如“2023001”表示2023年第1份檔案。編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。裝訂：對整理好的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁，保持檔案的完整性和美觀性。2.電子檔案整理數(shù)據(jù)采集：將紙質(zhì)檔案中的相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。數(shù)據(jù)分類：按照紙質(zhì)檔案的分類方法，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立清晰的電子檔案分類體系。元數(shù)據(jù)著錄：對電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)著錄，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件題名、日期、責(zé)任者、格式、大小、存儲位置等信息，以便于電子檔案的檢索和利用。存儲管理：選擇安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源，確保檔案庫房的安全環(huán)境。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等防護(hù)設(shè)施，配備必要的消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)根據(jù)檔案保管要求進(jìn)行合理布局，分為檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對獨(dú)立，避免相互干擾。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲方式，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。通過檔案信息管理系統(tǒng)對電子檔案進(jìn)行分類管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。3.對特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)根據(jù)其載體特點(diǎn)進(jìn)行單獨(dú)保管，采取相應(yīng)的保護(hù)措施，防止載體損壞導(dǎo)致檔案信息丟失。（三）檔案保管期限1.房屋產(chǎn)權(quán)登記檔案、房屋交易管理檔案、住房保障檔案等業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：涉及房屋產(chǎn)權(quán)歸屬、重大產(chǎn)權(quán)糾紛、保障性住房分配等重要事項(xiàng)的檔案，應(yīng)永久保存。長期保管的檔案：一般業(yè)務(wù)檔案，保管期限為30年。短期保管的檔案：一般性業(yè)務(wù)檔案，保管期限為10年。2.其他業(yè)務(wù)檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和本局實(shí)際情況確定，一般分為永久、長期和短期。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管狀況進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次局部檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等方面，重點(diǎn)檢查檔案是否有破損、褪色、霉變、蟲蛀等情況，檔案保管設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，溫濕度是否符合要求等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。如對破損檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對受潮檔案進(jìn)行干燥處理，對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維修或更換等。同時(shí)，要做好檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況進(jìn)行詳細(xì)記載。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門代表等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)，確保鑒定工作的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表和國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類檔案的保管期限、鑒定方法和程序等內(nèi)容。2.對檔案進(jìn)行鑒定時(shí)，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的價(jià)值和保管期限。重點(diǎn)審查檔案是否反映本局重要業(yè)務(wù)活動、是否具有歷史查考價(jià)值、是否涉及國家機(jī)密和個(gè)人隱私等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.將需要鑒定的檔案清單提交給鑒定工作小組，鑒定工作小組組織成員對檔案進(jìn)行逐卷審查。3.鑒定工作小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對每一份檔案進(jìn)行分析評估，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。對不再具有保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。4.對擬銷毀的檔案清單進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示期間，如有異議，相關(guān)部門或人員可向檔案管理部門提出，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核實(shí)和處理。5.公示期滿后，如無異議，將擬銷毀的檔案清單報(bào)經(jīng)本局主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀工作應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。如對紙質(zhì)檔案可采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，對電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。3.銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的清單與實(shí)際銷毀檔案是否一致，確保銷毀工作的準(zhǔn)確性和徹底性。銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。六）檔案利用（一）利用范圍1.本局內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門形成的檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門以及其他有關(guān)單位因辦理案件、執(zhí)行公務(wù)等需要，可依法查閱、借閱本局相關(guān)檔案。3.社會公眾因涉及房屋產(chǎn)權(quán)、交易等個(gè)人權(quán)益問題，可按照規(guī)定查閱、復(fù)制本局相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案查閱區(qū)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、利用者姓名、單位、查閱檔案名稱、查閱目的等內(nèi)容。2.借閱：本局內(nèi)部各部門因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案名稱、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后報(bào)檔案管理部門審批。司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門等單位借閱檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后向利用者提供檔案，并做好借閱登記工作。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者因特殊原因需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案名稱、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合檔案管理要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復(fù)制件”字樣。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容應(yīng)包括利用日期、利用者姓名、單位、查閱或借閱檔案名稱、查閱