PAGE檔案管理制度新技術(shù)一、總則（一）目的為了適應(yīng)公司/組織發(fā)展的需要，規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，特制定本檔案管理制度。本制度旨在運(yùn)用新技術(shù)手段，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的決策、運(yùn)營、管理等提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中形成的檔案資料，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.安全性原則采取有效的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。檔案管理部門應(yīng)相對獨(dú)立，直接隸屬于公司/組織的管理層，以確保檔案管理工作的權(quán)威性和獨(dú)立性。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案的收集與整理負(fù)責(zé)組織各部門對工作中形成的檔案資料進(jìn)行收集、整理，指導(dǎo)各部門正確分類、編號、裝訂檔案，確保檔案的質(zhì)量。3.檔案的保管與維護(hù)建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，對檔案進(jìn)行妥善保管。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，確保檔案的安全。4.檔案的數(shù)字化處理運(yùn)用新技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、存儲和管理。建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。5.檔案的檢索與利用建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，為公司/組織內(nèi)部各部門提供檔案查詢服務(wù)。根據(jù)工作需要，及時(shí)提供檔案借閱服務(wù)，并做好借閱登記和跟蹤管理。6.檔案的鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。7.檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并指導(dǎo)各部門做好檔案管理工作。8.檔案管理工作的培訓(xùn)與宣傳組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全體員工的檔案意識和檔案管理技能。宣傳檔案管理工作的重要性，營造良好的檔案管理工作氛圍。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作各部門應(yīng)指定一名熟悉本部門業(yè)務(wù)的人員作為兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、保管和移交工作。2.做好本部門檔案的日常管理兼職檔案管理員應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門在工作中形成的檔案資料進(jìn)行分類整理，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。定期對檔案進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.配合檔案管理部門做好檔案管理工作各部門兼職檔案管理員應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，按時(shí)完成檔案的移交、借閱等任務(wù)。在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案管理的各項(xiàng)工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)和管理要求，將公司/組織檔案分為以下幾大類：1.文書檔案包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.科技檔案涵蓋公司/組織在科研、生產(chǎn)、工程建設(shè)等活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。3.人事檔案主要是員工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資待遇等方面的檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案包含公司/組織的會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)制度等財(cái)務(wù)方面的檔案資料。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型，分為市場營銷檔案、客戶服務(wù)檔案、項(xiàng)目管理檔案、合同檔案等。（二）檔案編號為了便于檔案的管理和查詢，對每一類檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進(jìn)行編制。1.文書檔案編號文書檔案編號格式為：[年份][部門代碼][流水號]。例如：2023年行政部門的第10份文件編號為2023XZ010。2.科技檔案編號科技檔案編號格式為：[項(xiàng)目代碼][專業(yè)分類代碼][流水號]。例如：某科研項(xiàng)目的技術(shù)文件編號為KY20230101。3.人事檔案編號人事檔案編號格式為：[員工工號]。例如：員工張三的人事檔案編號為001。4.財(cái)務(wù)檔案編號財(cái)務(wù)檔案編號格式為：[年份][會計(jì)期間代碼][憑證類別代碼][流水號]。例如：2023年第一季度的第50號會計(jì)憑證編號為2023Q1KZ050。5.業(yè)務(wù)檔案編號業(yè)務(wù)檔案編號格式根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型進(jìn)行設(shè)定，例如市場營銷檔案編號為：[年份][市場活動代碼][流水號]；合同檔案編號為：[年份][合同類別代碼][流水號]等。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的范圍，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案資料。包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等。2.收集時(shí)間檔案形成后，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案移交至檔案管理部門。一般情況下，紙質(zhì)檔案應(yīng)在次年上半年移交，電子檔案應(yīng)隨時(shí)移交。3.收集要求收集的檔案應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，載體完好。電子檔案應(yīng)存儲格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（二）檔案整理1.分類整理檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。將同一類別的檔案按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.編號裝訂對整理好的檔案進(jìn)行編號，并按照編號順序進(jìn)行裝訂。紙質(zhì)檔案應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂，電子檔案應(yīng)按照編號存儲在指定的存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)。3.編制目錄為每一份檔案編制詳細(xì)的目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。目錄應(yīng)打印成冊，并與檔案一同存放，便于查詢。五、檔案的保管與維護(hù)（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地方。庫房周圍應(yīng)保持整潔，無雜物堆積。2.建筑要求庫房應(yīng)具備良好的隔熱、保溫、防潮、防蟲、防火、防盜等功能。庫房地面應(yīng)采用防潮、耐磨的材料鋪設(shè)，墻面應(yīng)進(jìn)行防潮處理，門窗應(yīng)安裝防盜門窗和防蟲網(wǎng)。3.設(shè)備配備庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥品等。檔案密集架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查詢。（二）檔案保管1.上架存放檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放。紙質(zhì)檔案應(yīng)直立放置在檔案密集架上，電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備中，并做好標(biāo)識。2.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.溫濕度控制庫房內(nèi)應(yīng)保持適宜的溫濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。溫濕度計(jì)應(yīng)定期校準(zhǔn)，確保測量數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)開啟空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備進(jìn)行調(diào)節(jié)。（三）檔案維護(hù)1.紙質(zhì)檔案維護(hù)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期的除塵、消毒處理，防止檔案發(fā)霉、蟲蛀。對破損的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的完整性。2.電子檔案維護(hù)定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。對電子檔案存儲系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新殺毒軟件，防止病毒入侵。對電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，確保元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。六、檔案的數(shù)字化處理（一）數(shù)字化流程1.掃描錄入運(yùn)用專業(yè)的掃描設(shè)備，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描后的圖像文件轉(zhuǎn)換為電子文檔。掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的清晰程度和利用需求確定，一般不低于300dpi。2.圖像處理對掃描后的圖像文件進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、去黑邊等圖像處理，確保圖像清晰、完整。對圖像文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲為PDF格式。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化后的檔案圖像文件與對應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系。通過檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。4.存儲管理將數(shù)字化后的檔案存儲在專用的存儲設(shè)備中，并按照檔案編號和分類進(jìn)行存儲。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和備份，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。（二）數(shù)字化質(zhì)量控制1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字化檔案應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，圖像清晰、完整，文字準(zhǔn)確、可讀。數(shù)字化檔案的存儲格式應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范，便于長期保存和利用。2.質(zhì)量檢查建立數(shù)字化質(zhì)量檢查制度，對數(shù)字化過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量檢查。檢查內(nèi)容包括掃描圖像質(zhì)量、圖像處理效果、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確性等。對不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行返工處理。（三）數(shù)字化安全管理1.安全防護(hù)措施對數(shù)字化檔案存儲系統(tǒng)采取安全防護(hù)措施，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。對存儲設(shè)備進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)的保密性。2.用戶權(quán)限管理在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置用戶權(quán)限，不同用戶根據(jù)其工作需要具有不同的訪問權(quán)限。對涉及重要檔案的操作，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和授權(quán)管理。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地。建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證檔案的正常利用。七、檔案的檢索與利用（一）檢索工具建設(shè)1.編制檢索目錄根據(jù)檔案分類和編號，編制紙質(zhì)和電子檢索目錄。檢索目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，便于快速查找檔案。2.建立檢索系統(tǒng)利用檔案管理軟件建立電子檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，可以按照檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索。（二）檔案利用1.借閱制度公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限及時(shí)收回檔案，并做好借閱登記和跟蹤管理。2.查閱制度因工作需要查閱檔案的人員，可在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.利用登記對檔案的借閱和查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱和查閱的時(shí)間、人員、檔案名稱及數(shù)量等信息。登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容價(jià)值、保管期限等因素，綜合考慮公司/組織的發(fā)展需求和歷史文化價(jià)值，對檔案進(jìn)行科學(xué)合理的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容價(jià)值和歷史意義，確定其保管期限和是否需要銷毀。2.分析評估法對一批檔案進(jìn)行綜合分析評估，根據(jù)檔案的形成規(guī)律、利用情況、保存現(xiàn)狀等因素，確定其保管期限和銷毀范圍。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單鑒定小組對需要銷毀的檔案進(jìn)行逐一登記，編制銷毀清單。銷毀清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2.審批銷毀銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀