PAGE檔案部門檔案室各種制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案部門歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、銷毀和提供利用公司檔案。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。5.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作。2.嚴(yán)格按照檔案管理要求，做好本部門檔案的日常管理，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確和安全。3.積極配合檔案部門的工作，及時(shí)向檔案部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并提供檔案利用所需的相關(guān)信息。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂和編目等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)本部門檔案進(jìn)行初步鑒定，提出保管期限建議。3.妥善保管本部門檔案，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.及時(shí)向檔案部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并協(xié)助檔案部門做好檔案的查詢和利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式和載體的材料，均屬收集范圍。2.具體包括但不限于公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件；公司行政、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、人事等管理活動(dòng)中形成的文件；公司項(xiàng)目建設(shè)、科研開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營等活動(dòng)中形成的文件；公司對(duì)外交往、合作、宣傳等活動(dòng)中形成的文件；公司員工個(gè)人在工作中形成的重要文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人及工作流程，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案管理要求分類存放，并定期向兼職檔案員移交。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將全部檔案資料收集齊全，并移交兼職檔案員。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值進(jìn)行整理。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，便于查找和利用。3.整理后的檔案應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、目錄清晰。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類，采用“年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）”的分類方法。每份文件應(yīng)編制頁號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄，裝訂成卷，并在卷皮上填寫相關(guān)信息。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類編號(hào)，建立項(xiàng)目檔案卷內(nèi)目錄，并編制項(xiàng)目檔案總目錄?？萍紮n案應(yīng)包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目實(shí)施過程文件、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類整理，按照年度和保管期限分別裝訂成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息，并編制聲像檔案目錄。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其牢固、安全，防止檔案損壞。（三）檔案存放1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，建立檔案存放索引，便于快速查找檔案。2.對(duì)于重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際情況，準(zhǔn)確確定檔案的保管期限，并在檔案整理過程中注明。（五）檔案清查1.檔案部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。2.鑒定工作小組應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定依據(jù)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理制度，結(jié)合檔案的實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于涉及公司重要權(quán)益、歷史沿革、重大決策等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（三）鑒定方法1.鑒定工作小組應(yīng)逐卷逐件地對(duì)檔案進(jìn)行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，確定其保存價(jià)值。2.對(duì)于仍有利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時(shí)、有效的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.凡因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，可查閱與本人工作相關(guān)的檔案資料。2.公司外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理查閱手續(xù)。（三）查閱手續(xù)1.公司內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案部門查閱。2.公司外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)提前向公司提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定收取查閱費(fèi)用。（四）利用方式1.檔案部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱，查閱人員不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。（五）利用登記1.檔案部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便日后查閱和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和優(yōu)化配置，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷的檔案信息支持。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確。掃描后的檔案應(yīng)進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。3.檔案檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。檢索方式應(yīng)包括全文檢索、分類檢索、關(guān)鍵詞檢索等多種方式。4.檔案利用：通過檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、下載、打印等功能，方便公司員工和外部單位查閱利用檔案。5.檔案備份：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、篡改和丟失。2.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的用