PAGE檔案三合一制度如何寫檔案三合一制度編寫指南一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于檔案的查閱、利用和保管，根據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合檔案室負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.完整準確原則各部門應確保其工作活動中形成的檔案材料齊全、完整、準確，如實反映公司各項工作的歷史過程和實際情況。3.便于利用原則檔案管理應充分考慮檔案的利用需求，優(yōu)化檔案整理體系，提高檔案檢索效率，方便公司內部及外部相關人員查閱和利用檔案。二、檔案管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和業(yè)務規(guī)范，并組織實施。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作，建立健全檔案管理臺賬。3.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案存放安全，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵等工作，維護檔案的完整與安全。4.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀，并做好相關記錄。5.負責檔案信息資源的開發(fā)利用，編制各類檔案檢索工具，積極為公司各項工作提供檔案信息服務，辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。6.負責對公司各部門檔案工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓，提高公司檔案管理人員的業(yè)務水平。7.負責檔案信息化建設，推進檔案管理系統(tǒng)的應用，實現(xiàn)檔案管理的數字化、網絡化，提高檔案管理工作效率。（二）各部門檔案管理職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案工作與業(yè)務工作同步進行。2.負責對本部門形成的各類文件材料進行及時收集、分類整理，定期向綜合檔案室移交應歸檔的檔案，并辦理移交手續(xù)。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。4.積極配合綜合檔案室開展檔案管理工作，按照要求提供檔案利用所需的相關資料和信息。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公司檔案按照國家檔案局《企業(yè)檔案工作規(guī)范》及相關行業(yè)標準，結合公司實際情況，分為以下十大類：1.行政管理類包括公司設立、變更、注銷登記文件，公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司內部管理制度，行政公文，工作計劃與總結，人事檔案，資質證書，榮譽證書等。2.黨群工作類包括黨組織建設文件，黨員管理文件，工會工作文件，共青團工作文件，企業(yè)文化建設文件等。3.經營管理類包括市場調研與分析報告，市場營銷策劃方案，銷售合同，采購合同，招投標文件，客戶資料，財務預算與決算報告，財務審計報告，稅務資料等。4.生產管理類包括生產計劃與調度文件，生產工藝文件，質量控制文件，設備管理文件（設備臺賬、設備維護保養(yǎng)記錄、設備操作規(guī)程等），安全生產文件，環(huán)境保護文件等。5.技術研發(fā)類包括科研項目立項與結題文件，技術研發(fā)報告，專利申請文件，技術標準與規(guī)范，產品設計圖紙，工藝流程圖等。6.質量管理類包括質量管理體系文件，質量檢驗報告，質量認證文件，質量事故處理記錄等。7.物資管理類包括物資采購計劃，物資入庫與出庫記錄，物資盤點報告，庫存物資臺賬等。8.基本建設類包括基本建設項目立項文件，可行性研究報告，初步設計文件，施工圖設計文件，工程招投標文件，工程合同，工程竣工驗收文件等。9.會計檔案類包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、銀行對賬單、稅務申報表等。10.聲像檔案類包括照片、錄音帶、錄像帶、光盤等記錄公司重要活動、工程建設、產品研發(fā)等方面的聲像資料。（二）檔案編號檔案編號采用“全宗號分類號（一級類目號二級類目號三級類目號……）年度號件號”的結構形式。1.全宗號：暫定為“[公司名稱首字母縮寫]”。2.分類號：按照上述檔案分類，分別賦予相應的一級類目號，如“1”代表行政管理類，“2”代表黨群工作類等；二級類目號根據一級類目下的具體分類設置，如行政管理類下的人事檔案為“1.5”；三級類目號依二級類目進一步細分，以此類推。3.年度號：采用公元紀年，以四位數字表示，如“2023”。4.件號：以每份文件為一個保管單位，從“1”開始依次編號。例如：一份行政管理類的公司年度工作總結，其編號為“[公司名稱首字母縮寫]1.62023001”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確檔案收集范圍，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集應遵循以下要求：收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。收集的電子文件應確保其原始性、真實性和完整性，采用通用格式存儲，并注明文件形成日期、來源等信息。收集的聲像檔案應主題明確，圖像清晰，聲音清楚，載體完好，并附文字說明。3.各部門應定期對收集的文件材料進行整理，并于每年[具體時間]前將上一年度應歸檔的檔案移交至綜合檔案室。移交時應填寫《檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認，各執(zhí)一份。（二）檔案整理1.綜合檔案室接收各部門移交的檔案后，應按照檔案分類方案和編號規(guī)則進行整理。2.檔案整理應遵循以下步驟：分類：將收集到的檔案按照檔案分類標準進行分類，區(qū)分不同類別和保管期限。裝訂：對紙張破損、字跡模糊或易散失的文件材料進行修復和裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保文件整齊、牢固。文件排列：按照文件形成時間順序或重要程度等進行排列，并編寫頁號。編目：編制檔案目錄，包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數、保管期限等項目，確保目錄準確、清晰。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關信息，如檔號、年度、保管期限、起止件號等。五、檔案保管（一）檔案庫房建設1.公司應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應符合國家有關檔案保管的安全標準，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如溫濕度調節(jié)設備、消防設備、防蟲防鼠設備、通風設備、照明設備、檔案裝具等，確保檔案保管環(huán)境適宜。（二）檔案存放1.檔案應按照分類、編號順序存放于檔案架或檔案柜中，不同類別、不同保管期限的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.檔案裝具應排列整齊，編號清晰，便于識別和存取檔案。同時，應建立檔案存放位置索引，注明檔案在庫房中的具體存放位置，方便快速查找檔案。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為[具體年限，如30年、10年等]。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議、公司年度財務報告、重要的合同協(xié)議、重大項目文件、公司發(fā)展規(guī)劃等。2.定期保管的檔案：凡是在一定時期內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。定期保管期限的確定，應根據檔案的重要程度、形成規(guī)律和實際利用需求等因素綜合考慮。（四）檔案保管檢查1.綜合檔案室應定期對檔案保管情況進行檢查，檢查內容包括檔案的數量、質量、存放位置、保管環(huán)境等。2.檢查周期為每季度一次，檢查結果應詳細記錄在《檔案保管檢查記錄》中。如發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞、丟失、霉變等問題，應及時采取措施進行處理。同時，應分析問題產生的原因，總結經驗教訓，采取相應的改進措施，確保檔案保管工作的質量。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合檔案室應定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、相關業(yè)務部門人員及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作應依據國家有關檔案鑒定的標準和規(guī)定，結合公司實際情況，從檔案的內容、來源、時間、形式等方面進行全面分析，確定檔案是否仍具有保存價值。3.檔案鑒定工作小組應逐卷逐件對檔案進行審查，提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》，明確檔案的存毀情況。（二）檔案銷毀1.經鑒定確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定程序進行銷毀。檔案銷毀前，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄擬銷毀檔案的檔號、文號、題名、日期、保管期限等信息，經檔案鑒定工作小組組長審核簽字后，報公司分管領導審批。2.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施。監(jiān)銷人員應對檔案銷毀過程進行全程監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案利用（一）利用范圍公司內部人員因工作需要，可查閱、借閱本部門及與本部門業(yè)務相關的檔案；因特殊情況需要查閱、借閱其他部門檔案的，應經綜合檔案室負責人同意，并辦理相關手續(xù)。公司外部單位或個人查閱、借閱公司檔案的，應按照國家有關規(guī)定和公司相關制度辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱時，檔案管理人員應在現(xiàn)場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料；如需復印檔案材料，應經檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。2.借閱：公司內部人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經所在部門負責人和綜合檔案室負責人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體天數]，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自帶出公司，按時歸還檔案。3.外借：公司外部單位或個人查閱、借閱公司檔案，應提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱目的、查閱內容、查閱期限等信息，并加蓋單位公章。經公司分管領導審批同意后，由綜合檔案室按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務。外借檔案時，應與借閱單位或個人簽訂《檔案外借協(xié)議》，明確雙方的權利和義務，確保檔案安全歸還。（三）利用登記綜合檔案室應對檔案利用情況進行詳細登記，建立《檔案利用登記簿》，記錄利用日期、利用部門或個人、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數量、歸還日期等信息。檔案利用登記應及時、準確、完整，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標公司檔案信息化建設應實現(xiàn)檔案管理工作的數字化、網絡化，提高檔案管理工作效率和服務水平，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質檔案和電子檔案進行數字化錄入，建立檔案數據庫，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔號、題名、責任者、日期等進行檢索，方便快速查找所需檔案信息。3.檔案借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)的信息化管理，提高借閱流程的透明度和效率。4.權限管理：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全和保密，只有授權人員才能訪問和操作相關檔案信息。5.數據備份與恢復：定期對檔案數據庫進行備份，確保數據安全。同時，建立數據恢復機制，以便在數據出現(xiàn)問題時能夠及時恢復。（三）電子檔案管理1.電子檔案應按照國家有關電子文件管理的標準和規(guī)范進行收集、整理、存儲和利用。電