PAGE地籍檔案由誰管理制度一、總則（一）目的為加強公司地籍檔案管理，確保地籍檔案的完整性、準確性和安全性，有效保護和利用地籍檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及地籍檔案管理的所有部門和人員。（三）地籍檔案定義地籍檔案是指在土地調查、登記、統(tǒng)計、評價等地籍管理工作中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則地籍檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級負責、分類科學、安全保密的原則。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善地籍檔案管理制度、流程和標準。2.集中統(tǒng)一管理公司地籍檔案，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作進行全面監(jiān)督和指導。3.定期對地籍檔案進行清查、核對，確保檔案的完整與安全。4.組織開展地籍檔案信息化建設，提高檔案管理效率和服務水平。5.負責向公司內部各部門提供地籍檔案查閱、借閱等服務，并做好相關記錄。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門地籍檔案的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好地籍檔案的鑒定、統(tǒng)計等工作，提供相關業(yè)務信息和資料。3.在開展地籍管理業(yè)務過程中，嚴格按照檔案管理規(guī)定和流程操作，確保檔案形成過程的規(guī)范性和檔案質量。4.根據工作需要，向檔案管理部門提出地籍檔案查閱、借閱申請，并妥善保管所借閱的檔案。（三）檔案管理人員職責1.熟悉地籍檔案管理業(yè)務，掌握檔案管理的法律法規(guī)和相關標準，嚴格按照制度和流程開展工作。2.負責地籍檔案的日常收集、整理、編目、上架、保管等具體工作，確保檔案存放有序、查找方便。3.對地籍檔案的真實性、完整性和準確性進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時向相關部門反饋并督促整改。4.做好地籍檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等事件發(fā)生。5.積極為公司內部各部門提供地籍檔案利用服務，及時準確地提供所需檔案資料。三、地籍檔案的收集與整理（一）收集范圍1.土地調查資料，包括土地利用現(xiàn)狀調查、地籍調查等形成的各種圖表、數據、文字報告等。2.土地登記文件，如土地登記申請書、審批表、權屬證明、登記卡等。3.土地統(tǒng)計報表、臺賬及相關分析資料。4.土地評價報告、土地等級劃分資料等。5.地籍管理工作中形成的會議記錄、文件、通知、工作計劃與總結等。6.與地籍管理相關的聲像資料，如照片、錄像等。（二）收集要求1.業(yè)務部門應在工作完成后及時將形成的地籍檔案資料收集齊全，確保檔案內容完整、準確。2.收集的地籍檔案資料應保持原始性，不得擅自修改、涂抹、偽造。3.對于電子文件形式的地籍檔案，應按照規(guī)定進行格式轉換和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循地籍檔案形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.分類科學合理，便于管理和查找利用。3.整理方法應符合國家檔案管理標準和行業(yè)規(guī)范。（四）整理方法1.分類：根據地籍檔案的內容和性質，分為土地調查檔案、土地登記檔案、土地統(tǒng)計檔案、土地評價檔案等類別。每個類別下再根據具體業(yè)務內容進行細分，如土地調查檔案可分為農村土地調查檔案、城鎮(zhèn)土地調查檔案等。2.編號：為每一份地籍檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號等信息，便于管理和檢索。3.編目：編制地籍檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容，以便快速查找檔案。4.裝訂：對紙質地籍檔案進行整理裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。四、地籍檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的地籍檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設施。2.庫房應保持清潔、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案同時保管的方式。紙質檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新，確保數據的安全性和完整性。電子檔案應建立索引目錄，便于快速檢索。（三）檔案上架與排列1.按照地籍檔案的類別、年度、編號順序依次上架排列，同一類別的檔案應集中存放。2.上架的檔案應擺放整齊，標識清晰，便于識別和查找。（四）檔案清查與盤點1.定期對地籍檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案數量與目錄一致，檔案存放位置準確。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等問題，應及時查明原因，采取相應的補救措施，并報告上級主管部門。五、地籍檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據地籍檔案的保存價值和歷史意義，結合公司實際情況，按照國家檔案管理規(guī)定進行科學鑒定。（二）鑒定標準1.重要的地籍調查、登記、統(tǒng)計等基礎資料，涉及土地產權、權益等關鍵信息的檔案，應長期保存。2.一般性的地籍管理文件、報表等，保存期限為10年至30年不等，具體根據其重要程度和利用價值確定。3.已失去保存價值的地籍檔案，經鑒定后可予以銷毀。（三）鑒定組織成立地籍檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務部門相關人員以及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對地籍檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的地籍檔案清單。2.填寫《地籍檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數量、銷毀原因等，報公司主管領導審批。3.審批通過后，由檔案管理部門會同相關部門共同實施銷毀。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。4.銷毀記錄應長期保存，以備查考。六、地籍檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門在開展地籍管理業(yè)務、土地規(guī)劃、土地開發(fā)利用等工作中需要查閱地籍檔案資料。2.因土地權屬糾紛、司法案件等需要查閱相關地籍檔案作為證據。3.經公司批準的外部單位或個人因工作需要查閱地籍檔案。（二）利用方式1.查閱：公司內部人員可直接到檔案管理部門查閱地籍檔案，查閱時應填寫《地籍檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱及編號等信息。2.借閱：因工作需要較長時間使用地籍檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱人應填寫《地籍檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：根據利用需求，可提供地籍檔案的復制服務。復制應經檔案管理部門負責人批準，復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明與原件核對無誤。（三）利用要求1.查閱、借閱地籍檔案時，應嚴格遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、污損、丟失檔案。2.未經檔案管理部門同意，不得將地籍檔案轉借他人或帶出檔案庫房。3.利用完畢后，應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。七、地籍檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的地籍檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)地籍檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務質量。（二）數字化處理1.對紙質地籍檔案進行數字化掃描，掃描分辨率應符合國家檔案數字化標準要求，確保圖像清晰、完整。2.對掃描后的電子文件進行圖像處理、數據掛接等操作，建立電子檔案與紙質檔案的對應關系，實現(xiàn)數字化檔案的規(guī)范化管理。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲：實現(xiàn)地籍檔案信息的快速錄入和安全存儲，支持多種格式文件的上傳。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，可根據檔案編號、題名、日期、關鍵詞等進行快速準確的查詢。3.借閱管理：在線辦理地籍檔案借閱申請、審批、歸還等手續(xù)，實時跟蹤檔案借閱狀態(tài)。4.統(tǒng)計分析：對地籍檔案的數量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數據支持。5.安全管理：設置不同的用戶權限，確保地籍檔案信息的安全保密，防止數據泄露和非法訪