PAGE派出所檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)派出所檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案保管工作流程，保障派出所各項(xiàng)工作的歷史記錄得以妥善保存，為業(yè)務(wù)開展、案件辦理、決策支持等提供可靠依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于本派出所各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案，包括但不限于公安業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則派出所檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映派出所各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密及個人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率，為派出所工作提供有力支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公安工作實(shí)際，制定和完善檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案保密制度等各項(xiàng)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收、收集各部門移交的檔案材料，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目、裝訂，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管提供安全、適宜的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。4.檔案利用服務(wù)建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。根據(jù)工作需要，為派出所各部門及相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。5.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對已超過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作，并做好銷毀記錄。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。同時(shí)，做好電子檔案的安全管理工作，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。7.培訓(xùn)與指導(dǎo)對派出所全體工作人員進(jìn)行檔案管理知識培訓(xùn)，提高工作人員的檔案意識和檔案管理水平。指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公安業(yè)務(wù)檔案包括刑事案件、治安案件、出入境管理、戶籍管理、交通管理等各類業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如案件受理登記表、立案決定書、詢問筆錄、鑒定報(bào)告、處罰決定書等。2.行政管理檔案涵蓋派出所行政管理工作中的各類文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會議記錄、規(guī)章制度、人事任免文件等。3.人事檔案工作人員的個人檔案，包括履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、工作經(jīng)歷證明、考核評價(jià)材料、獎懲記錄等。4.財(cái)務(wù)檔案財(cái)務(wù)收支憑證、會計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、固定資產(chǎn)登記等財(cái)務(wù)工作中產(chǎn)生的檔案材料。5.其他檔案與派出所工作相關(guān)的其他各類檔案，如聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）檔案收集要求1.及時(shí)收集各部門應(yīng)在工作完成后及時(shí)將形成的檔案材料移交檔案管理部門，確保檔案的時(shí)效性。2.完整齊全移交的檔案材料應(yīng)齊全完整，不得遺漏重要文件和相關(guān)資料。3.真實(shí)準(zhǔn)確檔案材料應(yīng)真實(shí)反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)完備。（三）檔案整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為公安業(yè)務(wù)檔案類、行政管理檔案類、人事檔案類、財(cái)務(wù)檔案類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級、三級類目。例如，公安業(yè)務(wù)檔案類可進(jìn)一步分為刑事案件檔案、治安案件檔案等二級類目，刑事案件檔案又可細(xì)分為立案、偵查、起訴等三級類目。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用流水號或分類編號相結(jié)合的方式。例如，刑事案件檔案編號可按照年份+案件類別+流水號的形式編制，如2023XS001，表示2023年的刑事案件第1號。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，以便快速檢索檔案。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案卷內(nèi)，另一份單獨(dú)成冊，作為檔案檢索工具。4.裝訂對整理好的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的順序，避免損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。庫房應(yīng)安裝防火門、防盜窗、煙霧報(bào)警器、溫濕度傳感器等安全設(shè)備，配備滅火器材，如滅火器、滅火器具等。2.檔案裝具選用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，對檔案進(jìn)行分類存放。檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于存放和查找檔案。（二）檔案存放方式1.分類存放按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將不同類別的檔案分別存放在相應(yīng)的檔案柜或檔案架上，便于管理和查找。例如，公安業(yè)務(wù)檔案類存放在一個區(qū)域，人事檔案類存放在另一個區(qū)域。2.上架排列檔案上架應(yīng)按照編號順序依次排列，便于快速定位和存取檔案。同時(shí)，應(yīng)預(yù)留一定的空間，以便日后檔案的增加和調(diào)整。（三）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公安工作實(shí)際，確定各類檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及黨和國家機(jī)密的檔案，以及對公安工作具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管保管期限為16年至50年的檔案，主要是反映公安工作重要?dú)v史階段或重要業(yè)務(wù)活動的檔案，以及對今后工作有一定查考利用價(jià)值的檔案。3.短期保管保管期限為5年以下的檔案，一般是在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案。（四）檔案定期檢查1.檢查周期檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每季度進(jìn)行一次全面檢查，每月進(jìn)行一次局部抽查。2.檢查內(nèi)容檢查檔案的保管狀況，包括檔案是否完好無損、有無霉變、蟲蛀、鼠咬等情況；檢查檔案裝具是否正常，防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施是否運(yùn)行良好；檢查檔案的存放順序是否正確，編號是否清晰等。3.檢查記錄對每次檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查結(jié)果等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄處理情況。（五）檔案安全防護(hù)1.防火措施檔案庫房應(yīng)安裝防火門、防火卷簾等防火設(shè)施，配備滅火器、滅火器具等滅火設(shè)備。嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火，對電器設(shè)備進(jìn)行定期檢查，防止因電氣故障引發(fā)火災(zāi)。2.防潮措施庫房內(nèi)設(shè)置除濕設(shè)備，控制庫房濕度。對紙質(zhì)檔案，可采用密封包裝、放置干燥劑等方法防潮。3.防蟲措施保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃。在檔案庫房內(nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，防止蟲害侵蝕檔案。4.防盜措施安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)庫房安全防范。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。5.防光措施檔案庫房窗戶應(yīng)采用遮光窗簾，避免陽光直射檔案。對檔案查閱場所，應(yīng)配備適宜的照明設(shè)備，防止強(qiáng)光對檔案造成損害。6.防塵措施庫房內(nèi)保持清潔，定期進(jìn)行吸塵清掃。檔案裝具應(yīng)密封良好，防止灰塵進(jìn)入檔案。五、檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用派出所各部門工作人員因工作需要，可查閱、借閱本部門形成的檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)檔案。2.外部利用因司法機(jī)關(guān)辦案、行政機(jī)關(guān)執(zhí)法、社會單位或個人查詢等需要，經(jīng)批準(zhǔn)后可查閱、借閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用工作人員查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、查閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱或借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請表提供檔案，并做好查閱、借閱登記，記錄查閱或借閱時(shí)間、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容等信息。2.外部利用外部單位或個人查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)提交單位介紹信或個人有效身份證件，并填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、查閱目的、使用范圍等內(nèi)容。經(jīng)派出所負(fù)責(zé)人審批后，檔案管理部門按照規(guī)定提供檔案，并做好登記和跟蹤管理工作。查閱或借閱檔案時(shí)，一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得將檔案帶出。如需帶出，應(yīng)經(jīng)特別批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的借閱手續(xù)，限期歸還。（三）利用限制1.保密限制對涉及國家秘密、警務(wù)工作秘密及個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和使用范圍。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。2.使用限制檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。（四）利用登記與跟蹤1.利用登記建立檔案利用登記制度，對每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、部門、利用目的、檔案名稱、編號、歸還時(shí)間等信息。2.跟蹤管理檔案管理人員對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)了解檔案的使用進(jìn)度和歸還情況。如發(fā)現(xiàn)檔案逾期未還或有損壞情況，應(yīng)及時(shí)催還并追究相關(guān)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成，負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公安工作實(shí)際，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定時(shí)，主要從檔案的內(nèi)容重要性、歷史價(jià)值是否失去、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值大小等方面進(jìn)行綜合考量。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案管理人員按照保管期限，對到期檔案進(jìn)行初步篩選，列出需要鑒定的檔案清單。2.詳細(xì)審查鑒定小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，逐份分析檔案的內(nèi)容和價(jià)值，提出鑒定意見。3.形成鑒定報(bào)告根據(jù)審查結(jié)果，形成檔案鑒定報(bào)告，明確哪些檔案已失去保存價(jià)值，可予以銷毀；哪些檔案仍需繼續(xù)保存，并注明保管期限的調(diào)整建議等。4.審批鑒定報(bào)告經(jīng)派出所負(fù)責(zé)人審批后生效。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單根據(jù)審批通過的鑒定報(bào)告，編制檔案銷毀清單，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息。2.實(shí)施銷毀銷毀清單經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.監(jiān)銷銷毀過