PAGE檔案館館庫(kù)分離制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)檔案館檔案資源的管理與保護(hù)，提高檔案管理的安全性、規(guī)范性和科學(xué)性，確保檔案信息的完整性和可利用性，特制定本館庫(kù)分離制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館所涉及的各類檔案資料的管理，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等。（三）基本原則1.安全第一原則：確保檔案在存儲(chǔ)和管理過程中的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.規(guī)范管理原則：嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理。3.科學(xué)分類原則：依據(jù)檔案的形成特點(diǎn)、來(lái)源、內(nèi)容等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的查找和利用。4.服務(wù)利用原則：以方便檔案利用為出發(fā)點(diǎn)，合理設(shè)置館庫(kù)功能，提高檔案服務(wù)效率。二、館庫(kù)分離的定義與實(shí)施方式（一）定義館庫(kù)分離是指將檔案館的檔案存儲(chǔ)區(qū)域與檔案管理業(yè)務(wù)區(qū)域進(jìn)行物理分離，形成相對(duì)獨(dú)立的空間，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化和安全化。（二）實(shí)施方式1.存儲(chǔ)區(qū)域劃分檔案庫(kù)房：專門用于存放各類檔案實(shí)體的區(qū)域，應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。備份存儲(chǔ)區(qū)：用于存儲(chǔ)檔案數(shù)字化備份數(shù)據(jù)的區(qū)域，采用電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。特殊檔案存儲(chǔ)區(qū)：針對(duì)一些特殊載體檔案，如錄音帶、錄像帶、光盤等，設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，配備相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備和環(huán)境條件。2.管理業(yè)務(wù)區(qū)域劃分檔案整理加工區(qū)：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、裝訂等前期加工處理工作的區(qū)域。檔案查閱利用區(qū)：為檔案利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)的區(qū)域，應(yīng)設(shè)置專門的接待窗口和查閱場(chǎng)地。檔案管理辦公區(qū)：檔案館工作人員進(jìn)行日常辦公、檔案業(yè)務(wù)管理、數(shù)據(jù)分析等工作的區(qū)域。三、檔案庫(kù)房管理（一）庫(kù)房建設(shè)與設(shè)施配備1.庫(kù)房選址應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離易燃、易爆、污染源等。庫(kù)房周邊環(huán)境應(yīng)安全、安靜，便于檔案的運(yùn)輸和管理。2.庫(kù)房建筑要求庫(kù)房應(yīng)采用堅(jiān)固耐用的建筑結(jié)構(gòu)，具備良好的抗震性能。庫(kù)房?jī)?nèi)部應(yīng)進(jìn)行防潮、防火、防蟲、防盜等特殊處理，墻面、地面應(yīng)平整光潔，易于清潔。3.設(shè)施配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備：配備空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，確保庫(kù)房?jī)?nèi)溫度保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度保持在45%60%之間。消防設(shè)備：安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。防蟲防鼠設(shè)備：設(shè)置防蟲網(wǎng)、防鼠板等設(shè)施，配備殺蟲劑、滅鼠藥等，防止蟲害和鼠害對(duì)檔案的破壞。防盜設(shè)備：安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，加強(qiáng)庫(kù)房的安全防范。（二）檔案入庫(kù)管理1.檔案整理檔案整理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案能夠長(zhǎng)期保存。2.檔案清點(diǎn)與登記檔案入庫(kù)前，庫(kù)房管理人員應(yīng)與檔案整理人員共同對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、類別、題名等信息。填寫檔案入庫(kù)登記表，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、來(lái)源、數(shù)量、存放位置等信息。3.檔案上架存放根據(jù)檔案的類別和編號(hào)，將檔案有序上架存放，遵循從左到右、從上到下的原則，便于查找和管理。對(duì)不同載體的檔案應(yīng)分別存放，并做好標(biāo)識(shí)。（三）庫(kù)房日常管理1.溫濕度監(jiān)測(cè)與調(diào)控庫(kù)房管理人員應(yīng)每天定時(shí)對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)，記錄溫濕度數(shù)據(jù)。根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)調(diào)整溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保庫(kù)房溫濕度符合要求。2.清潔與衛(wèi)生管理定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行清潔，清除灰塵、雜物等，保持庫(kù)房環(huán)境整潔。對(duì)檔案架、檔案箱等設(shè)備進(jìn)行定期擦拭，防止灰塵積累對(duì)檔案造成損害。3.安全檢查每天對(duì)庫(kù)房進(jìn)行安全巡查，檢查消防設(shè)施、防盜設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等是否正常運(yùn)行。每周進(jìn)行一次全面的安全檢查，重點(diǎn)檢查庫(kù)房門窗、水電設(shè)施等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。4.檔案盤點(diǎn)每年定期對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行全面盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、存放位置等信息，確保賬實(shí)相符。對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行記錄和處理，如檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)查明原因并采取相應(yīng)措施。四、備份存儲(chǔ)區(qū)管理（一）備份存儲(chǔ)設(shè)備管理1.設(shè)備選型與配置根據(jù)檔案數(shù)字化備份數(shù)據(jù)的規(guī)模和存儲(chǔ)要求,選擇性能穩(wěn)定、容量充足、安全性高的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫(kù)等。合理配置存儲(chǔ)設(shè)備的參數(shù)，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的可靠性和可擴(kuò)展性。2.設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)制定存儲(chǔ)設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行硬件檢查、軟件升級(jí)、數(shù)據(jù)備份等維護(hù)工作。對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理設(shè)備故障，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性和穩(wěn)定性。3.設(shè)備更新與淘汰根據(jù)檔案數(shù)字化備份業(yè)務(wù)的發(fā)展和存儲(chǔ)技術(shù)的更新，適時(shí)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，以滿足不斷增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求。對(duì)淘汰的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行妥善處理，確保設(shè)備中的數(shù)據(jù)得到安全清除。（二）備份數(shù)據(jù)管理1.備份策略制定根據(jù)檔案的重要性、使用頻率等因素，制定科學(xué)合理的備份策略，包括全量備份、增量備份、差異備份等方式。明確備份的時(shí)間間隔、存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)位置等信息，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和及時(shí)性。2.備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)將備份數(shù)據(jù)按照備份策略進(jìn)行分類存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明備份日期、檔案類別、備份方式等信息。對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可恢復(fù)性。3.備份數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試定期進(jìn)行備份數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試，驗(yàn)證備份數(shù)據(jù)的有效性和可恢復(fù)性。根據(jù)恢復(fù)測(cè)試結(jié)果，及時(shí)調(diào)整備份策略和存儲(chǔ)設(shè)備，確保備份數(shù)據(jù)能夠在需要時(shí)順利恢復(fù)。五、特殊檔案存儲(chǔ)區(qū)管理（一）特殊檔案存儲(chǔ)環(huán)境要求1.錄音帶、錄像帶存儲(chǔ)應(yīng)存放在溫度為14℃24℃，相對(duì)濕度為40%60%的環(huán)境中，避免陽(yáng)光直射和磁場(chǎng)干擾。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)垂直放置，防止磁帶變形。2.光盤存儲(chǔ)應(yīng)存放在溫度為10℃35℃，相對(duì)濕度為20%80%的環(huán)境中，避免光盤表面劃傷。光盤應(yīng)采用專用的光盤盒或光盤架進(jìn)行存放，避免相互擠壓。（二）特殊檔案保管措施1.定期檢查對(duì)特殊檔案進(jìn)行定期檢查，查看存儲(chǔ)介質(zhì)的外觀是否有損壞、變形等情況。檢查檔案的可讀性和可播放性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞問題。2.防磁處理對(duì)于錄音帶、錄像帶等磁性載體檔案，應(yīng)采取防磁措施，如使用防磁柜進(jìn)行存儲(chǔ)。避免在強(qiáng)磁場(chǎng)環(huán)境下使用或存放磁性載體檔案。3.數(shù)據(jù)遷移隨著存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展和存儲(chǔ)介質(zhì)的老化，定期對(duì)特殊檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移，確保數(shù)據(jù)的安全性和可利用性。六、檔案整理加工區(qū)管理（一）整理加工流程規(guī)范1.檔案收集明確檔案收集的范圍、渠道和方式，確保檔案的全面收集。對(duì)收集到的檔案進(jìn)行初步審核，剔除不符合歸檔要求的文件材料。2.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒等加工處理，確保檔案的整齊規(guī)范。3.質(zhì)量檢查設(shè)立專門的質(zhì)量檢查崗位，對(duì)整理加工后的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查。檢查檔案的分類是否準(zhǔn)確、編號(hào)是否規(guī)范、編目是否完整等，確保檔案整理加工質(zhì)量符合要求。（二）人員與設(shè)備管理1.人員管理檔案整理加工人員應(yīng)具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技能，經(jīng)過培訓(xùn)后上崗。加強(qiáng)對(duì)整理加工人員的職業(yè)道德教育，確保檔案整理加工工作的保密性和準(zhǔn)確性。2.設(shè)備管理配備必要的檔案整理加工設(shè)備，如檔案裝訂機(jī)、裁紙刀、電腦等。定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，提高工作效率。七、檔案查閱利用區(qū)管理（一）查閱利用流程1.利用申請(qǐng)檔案利用者需填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案類別、查閱范圍等信息。提交相關(guān)證明材料，經(jīng)審核通過后，方可進(jìn)行檔案查閱利用。2.查閱登記檔案管理人員根據(jù)利用申請(qǐng)表，對(duì)檔案利用者的基本信息、利用時(shí)間、檔案名稱等進(jìn)行詳細(xì)登記。3.檔案提供按照查閱利用申請(qǐng)表的要求，為檔案利用者提供相應(yīng)的檔案資料。在查閱利用過程中，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。4.利用結(jié)束檔案利用結(jié)束后，檔案利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)。對(duì)檔案利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。（二）服務(wù)管理1.接待服務(wù)檔案查閱利用區(qū)應(yīng)設(shè)置專門的接待窗口，為檔案利用者提供熱情、周到的服務(wù)。接待人員應(yīng)熟悉檔案查閱利用流程和相關(guān)規(guī)定，及時(shí)解答檔案利用者的疑問。2.環(huán)境管理查閱利用區(qū)應(yīng)保持整潔、安靜的環(huán)境，配備必要的桌椅、照明設(shè)備等。定期對(duì)查閱利用區(qū)進(jìn)行清潔和消毒，為檔案利用者提供良好的查閱環(huán)境。八、檔案管理辦公區(qū)管理（一）辦公秩序管理1.人員出入管理檔案管理辦公區(qū)應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴(yán)格控制人員出入。工作人員憑工作證進(jìn)入辦公區(qū)，外來(lái)人員需經(jīng)登記和批準(zhǔn)后方可進(jìn)入。2.辦公環(huán)境管理保持辦公區(qū)環(huán)境整潔，物品擺放整齊有序。禁止在辦公區(qū)內(nèi)吸煙、飲食等，維護(hù)良好的辦公秩序。（二）檔案業(yè)務(wù)管理1.檔案統(tǒng)計(jì)與分析定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和利用。加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督檔案館設(shè)立專門的監(jiān)督崗位，對(duì)館庫(kù)分離制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括檔案庫(kù)房管理、備份存儲(chǔ)區(qū)管理、特殊檔案存儲(chǔ)區(qū)管理、檔案整理加工區(qū)管理、檔案查閱利用區(qū)管理、檔案管理辦公區(qū)管理等各個(gè)環(huán)節(jié)。定期對(duì)館庫(kù)分離制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，確保制度的有效執(zhí)行和檔案管理工作的規(guī)范開展。2.外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時(shí)整改存在的問題。主動(dòng)接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，通過設(shè)立舉報(bào)電話、郵箱等方式，廣泛收集意見和建議，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）考核制度1.考核指標(biāo)制定詳細(xì)的館庫(kù)分離制度考核指標(biāo)體系，包括檔案安全管理指標(biāo)、檔案整理加工質(zhì)量指標(biāo)、檔案查閱利用服務(wù)指標(biāo)、檔案信息化建設(shè)指標(biāo)等。明確各項(xiàng)考核指標(biāo)的具體內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，確?？己斯ぷ鞯目茖W(xué)性和公正性。2.考核方式采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式，對(duì)檔案館各部門和工作人員執(zhí)行館庫(kù)分離制度的情況進(jìn)行考核。定期考核每季度進(jìn)行一次，不定期考核根據(jù)工作需要隨時(shí)開展?？己私Y(jié)果以書面形式反饋給被考核部門