PAGE二級學院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強二級學院檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學、科研、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于二級學院各部門、各教研室、各班級以及全體教職工和學生形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則二級學院設立綜合檔案室，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案內容必須真實反映學院各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集、整理學院在教學、科研、管理等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學院機密和個人隱私的檔案，采取有效保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善二級學院檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理二級學院各類檔案，包括文書檔案、教學檔案、科研檔案、學生檔案、人事檔案、財務檔案等。3.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。5.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。6.按照國家有關規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷毀工作，并對銷毀情況進行記錄。7.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為學院各項工作提供檔案資料支持和服務。8.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高學院全體人員的檔案意識和檔案管理水平。（二）各部門兼職檔案員1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.按照檔案管理要求，對本部門形成的各類文件材料進行分類整理，定期向綜合檔案室移交。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查詢、利用等工作，為學院各項工作提供檔案支持。4.學習和掌握檔案管理的基本知識和技能，不斷提高本部門檔案管理工作水平。三、檔案的分類與編號（一）文書檔案1.分類按照年度保管期限機構（問題）分類法進行分類。即先將檔案按年度分開，再按保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年），然后在每個保管期限內按機構（問題）進行分類。2.編號檔號結構為：年度+保管期限代碼+機構（問題）代碼+件號。例如：2023YX001，其中“2023”為年度，“Y”為永久保管期限代碼，“X”為機構（問題）代碼，“001”為件號。（二）教學檔案1.分類分為教學綜合、教師業(yè)務、學生學籍、教學實踐、教學研究與改革、教學成果等類別。2.編號檔號結構為：JX+類別代碼+年度+順序號。例如：JXZH2023001，其中“JX”為教學檔案標識，“ZH”為教學綜合類別代碼，“2023”為年度，“001”為順序號。（三）科研檔案1.分類分為科研項目、科研成果、學術活動等類別。2.編號檔號結構為：KY+類別代碼+年度+順序號。例如：KYXM2023001，其中“KY”為科研檔案標識，“XM”為科研項目類別代碼，“2023”為年度，“001”為順序號。（四）學生檔案1.分類以學生個人為單位，按入學年度、年級、班級順序排列，包括學生登記表、成績單、獎懲材料、畢業(yè)鑒定等。2.編號檔號結構為：XS+入學年度+年級+班級+學號。例如：XS202021001，其中“XS”為學生檔案標識，“2020”為入學年度，“2”為年級，“1”為班級，“001”為學號。（五）人事檔案按照國家有關人事檔案管理規(guī)定進行分類和編號。（六）財務檔案1.分類分為會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他會計資料等類別。2.編號檔號結構為：CW+類別代碼+年度+順序號。例如：CWPZ2023001，其中“CW”為財務檔案標識，“PZ”為會計憑證類別代碼，“2023”為年度，“001”為順序號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與學院有關的文件、指示、通知等。2.學院在教學、科研、管理、服務等各項工作中形成的文件材料，包括請示、報告、計劃、總結、會議記錄、統(tǒng)計報表、規(guī)章制度等。3.教師的教學大綱、教案、講稿、課件、教學成果、科研項目申報書、研究報告、學術論文等。4.學生的學籍檔案、成績單、獎懲材料、實習報告、畢業(yè)論文等。5.學院舉辦各類會議、活動、講座等形成的文件材料、照片、錄像等。6.學院與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目材料等。7.學院固定資產檔案，包括設備購置計劃、合同、驗收報告、使用說明書等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應及時收集本部門形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對重要文件材料應實行“雙套制”管理，即同時保存紙質文件和電子文件，并保證兩者內容一致。3.收集的文件材料應字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。（三）整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類整理，同一類別的文件應集中在一起。3.對每份文件材料進行編號、編目，填寫卷內文件目錄，注明文件的標題、文號、日期、責任者等信息。4.對破損、褪色的文件材料應進行修復或復制，確保檔案的質量。5.按照檔案裝訂要求，對整理好的文件材料進行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.教學檔案、科研檔案、學生檔案等應在每學期末或學年末完成歸檔工作。3.人事檔案、財務檔案等按照國家有關規(guī)定及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對整理好的檔案進行自查，確保檔案的質量符合要求。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數(shù)量、起止日期等信息。3.將檔案移交清單和檔案一并提交給綜合檔案室，雙方辦理交接手續(xù)，簽字確認。（三）移交要求1.移交的檔案應齊全完整、分類準確、編目規(guī)范、裝訂整齊。2.電子檔案應與紙質檔案內容一致，并按照規(guī)定的格式和存儲介質進行移交。3.綜合檔案室對接收的檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。六、檔案的保管與保護（一）保管條件1.綜合檔案室應配備專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案架應堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管1.按照檔案分類編號順序，將檔案上架存放，確保檔案存放有序。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案損壞、丟失等情況應及時報告并采取相應措施。3.對電子檔案應進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全。（三）檔案保護1.對珍貴、易損的檔案應采取特殊保護措施，如復制、裱糊、密封等。2.嚴格遵守檔案查閱利用制度，防止檔案在查閱利用過程中受到損壞。3.定期對檔案庫房進行清掃和消毒，保持庫房環(huán)境整潔。七、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.學院內部人員因教學、科研、管理等工作需要，可查閱相關檔案。2.外單位因工作需要查閱學院檔案，須經(jīng)學院領導批準，并辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案應填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息。2.經(jīng)檔案管理部門負責人簽字同意后，方可查閱檔案。3.查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。（三）利用規(guī)定1.查閱檔案人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.查閱檔案人員應對查閱內容保密，不得泄露檔案信息。3.檔案管理人員應做好查閱利用記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內容、利用效果等信息。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關檔案鑒定標準和學院檔案管理制度，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織及程序1.成立檔案鑒定小組由學院分管領導、綜合檔案室負責人、各部門兼職檔案員等組成。2.檔案鑒定小組按照檔案鑒定標準，對到期檔案進行逐卷鑒定，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的類別、年度、保管期限、文號、題名等信息。4.經(jīng)學院領導審批后，對批準銷毀的檔案進行銷