PAGE不文明檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織管理，規(guī)范員工行為，維護(hù)公司/組織良好形象，特制定本不文明檔案管理制度，對員工的不文明行為進(jìn)行記錄、管理和約束，促進(jìn)全體員工養(yǎng)成文明、規(guī)范的行為習(xí)慣。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工，包括正式員工、試用期員工、臨時工作人員等。（三）基本原則1.客觀公正原則：對員工不文明行為的記錄和認(rèn)定應(yīng)基于客觀事實，確保公平公正，不受主觀因素影響。2.教育與懲戒相結(jié)合原則：以教育引導(dǎo)為主，通過記錄不文明行為促使員工認(rèn)識錯誤、改正行為；同時，對于屢教不改或情節(jié)嚴(yán)重的行為給予相應(yīng)懲戒。3.及時準(zhǔn)確原則：對員工不文明行為應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)、記錄，確保信息準(zhǔn)確無誤，以便后續(xù)管理和處理。二、不文明行為定義與分類（一）定義本制度所指不文明行為是指員工在工作場所、工作時間以及與公司/組織相關(guān)的活動中，違反社會公德、職業(yè)道德、公司/組織規(guī)章制度，對公司/組織形象、工作秩序、同事關(guān)系等造成負(fù)面影響的行為。（二）分類1.言語不文明使用侮辱性、歧視性、攻擊性語言對待同事、客戶或合作伙伴。在工作場合大聲喧嘩、爭吵、謾罵，影響工作秩序和他人情緒。傳播謠言、惡意詆毀他人名譽(yù)等不當(dāng)言論。2.行為不文明在工作場所吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等破壞環(huán)境衛(wèi)生的行為。違反公司著裝規(guī)定，穿著奇裝異服或過于隨意、邋遢進(jìn)入工作區(qū)域。在辦公區(qū)域內(nèi)進(jìn)行與工作無關(guān)的娛樂活動，如玩游戲、看視頻等，影響工作效率。故意破壞公司辦公設(shè)備、公共設(shè)施等。工作時間擅離崗位、無故曠工，影響工作正常開展。對待客戶或合作伙伴態(tài)度惡劣、冷漠，不履行服務(wù)承諾。3.其他不文明行為違反公司保密制度，泄露公司機(jī)密信息。在公司組織的活動中，不遵守活動規(guī)則，擾亂活動秩序。違反職業(yè)道德，收受賄賂、回扣，損害公司利益。拉幫結(jié)派、搞小團(tuán)體，破壞團(tuán)隊和諧氛圍。三、不文明行為記錄與報告（一）記錄主體公司/組織內(nèi)各級管理人員、直屬上級、同事等發(fā)現(xiàn)員工存在不文明行為時，均有責(zé)任進(jìn)行記錄。鼓勵員工相互監(jiān)督，對身邊的不文明行為及時反饋。（二）記錄內(nèi)容1.基本信息：記錄不文明行為發(fā)生的時間、地點、涉及人員。2.行為描述：詳細(xì)描述不文明行為的具體表現(xiàn)，包括言語內(nèi)容、行為動作等，確保準(zhǔn)確、客觀。3.相關(guān)證據(jù)：如有照片、視頻、證人證言等相關(guān)證據(jù)，應(yīng)一并記錄或附上說明。（三）記錄方式1.建立專門的不文明行為記錄臺賬：紙質(zhì)臺賬應(yīng)包括日期、序號、員工姓名、部門、不文明行為描述、記錄人等信息；同時建立電子臺賬，便于查詢和統(tǒng)計分析。2.在公司內(nèi)部管理系統(tǒng)中設(shè)立不文明行為記錄模塊：員工可通過系統(tǒng)提交不文明行為報告，管理人員審核后進(jìn)行記錄，確保記錄的及時性和準(zhǔn)確性。（四）報告流程1.發(fā)現(xiàn)報告：發(fā)現(xiàn)員工不文明行為的人員應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)填寫不文明行為報告表，提交至所在部門負(fù)責(zé)人或人力資源部門。2.初步審核：部門負(fù)責(zé)人收到報告后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對報告內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實情況是否屬實，并確定是否需要進(jìn)一步調(diào)查。3.調(diào)查核實：對于情節(jié)較為嚴(yán)重或存在爭議的不文明行為，由人力資源部門牽頭，聯(lián)合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查核實。調(diào)查人員應(yīng)通過詢問當(dāng)事人、證人、查閱相關(guān)證據(jù)等方式，全面了解事件經(jīng)過，形成調(diào)查結(jié)論。4.最終確認(rèn)：經(jīng)過調(diào)查核實后，由人力資源部門將不文明行為記錄提交至公司/組織管理層進(jìn)行最終確認(rèn)，并根據(jù)確認(rèn)結(jié)果更新不文明行為記錄臺賬和內(nèi)部管理系統(tǒng)信息。四、不文明行為處理與懲戒（一）首次不文明行為處理1.口頭警告：對于首次發(fā)生不文明行為且情節(jié)較輕的員工，由直屬上級給予口頭警告，指出其行為不當(dāng)之處，要求其立即改正，并記錄在案。2.書面提醒：若員工在口頭警告后仍再次出現(xiàn)類似不文明行為，直屬上級應(yīng)向其發(fā)出書面提醒，明確告知其行為已違反公司/組織規(guī)定，可能導(dǎo)致的后果，并要求其簽署回執(zhí)，確認(rèn)已收到書面提醒。（二）多次不文明行為懲戒1.績效扣分：對于一年內(nèi)累計出現(xiàn)[X]次不文明行為的員工，每次扣除當(dāng)月績效分?jǐn)?shù)[X]分，績效分?jǐn)?shù)直接與員工薪酬、獎金、晉升等掛鉤。2.經(jīng)濟(jì)處罰：在績效扣分的基礎(chǔ)上，根據(jù)不文明行為的嚴(yán)重程度給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。如言語不文明造成一定影響的，每次罰款[X]元；行為不文明導(dǎo)致公司/組織財產(chǎn)損失或客戶投訴的，除賠償損失外，每次罰款[X]元至[X]元不等。3.崗位調(diào)整：對于屢教不改、情節(jié)嚴(yán)重的不文明行為，公司/組織有權(quán)對員工進(jìn)行崗位調(diào)整，調(diào)至與其能力、表現(xiàn)相匹配的崗位，以降低其對公司/組織的負(fù)面影響。（三）嚴(yán)重不文明行為處理1.解除勞動合同：對于嚴(yán)重違反公司/組織規(guī)章制度、職業(yè)道德，給公司/組織造成重大損失的不文明行為，如泄露公司核心機(jī)密、收受賄賂情節(jié)嚴(yán)重等，公司/組織將依法解除與該員工的勞動合同，并追究其法律責(zé)任。2.公開通報批評：對于一些在公司/組織內(nèi)部造成較大影響的不文明行為，公司/組織將通過內(nèi)部公告、會議等形式進(jìn)行公開通報批評，以起到警示作用，教育全體員工。五、不文明行為檔案管理（一）檔案建立1.為每位員工建立不文明行為檔案，檔案內(nèi)容包括不文明行為記錄臺賬、書面提醒、績效扣分記錄、經(jīng)濟(jì)處罰憑證、崗位調(diào)整通知、解除勞動合同決定書等相關(guān)資料。2.不文明行為檔案以電子和紙質(zhì)兩種形式保存，電子檔案存儲在公司/組織內(nèi)部管理系統(tǒng)中，紙質(zhì)檔案由人力資源部門專人負(fù)責(zé)保管，確保檔案的完整性和安全性。（二）檔案查閱1.員工本人有權(quán)查閱自己的不文明行為檔案，但應(yīng)提前向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點查閱。查閱時不得對檔案內(nèi)容進(jìn)行涂改、損毀等行為。2.公司/組織內(nèi)部管理人員因工作需要查閱員工不文明行為檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱原因和范圍，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.涉及外部單位或人員需要查閱員工不文明行為檔案的，必須經(jīng)過公司/組織管理層批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，確保檔案信息不被泄露。（三）檔案更新與維護(hù)1.人力資源部門應(yīng)定期對不文明行為檔案進(jìn)行更新，及時記錄新發(fā)生的不文明行為及處理結(jié)果。對于已處理完畢的不文明行為記錄，應(yīng)注明處理時間和處理方式。2.在員工離職時，人力資源部門應(yīng)將其不文明行為檔案作為離職手續(xù)的一部分進(jìn)行封存，并按照公司/組織檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，保管期限為[X]年（根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織實際情況確定）。六、不文明行為教育與培訓(xùn)（一）入職培訓(xùn)1.在新員工入職培訓(xùn)中，增加文明行為規(guī)范課程，詳細(xì)介紹公司/組織的不文明行為定義、分類、處理流程以及文明行為的重要性，使新員工在入職初期就樹立文明意識。2.通過案例分析、視頻演示等方式，讓新員工直觀了解不文明行為可能帶來的后果，引導(dǎo)其自覺遵守公司/組織規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣。（二）定期培訓(xùn)1.定期組織全體員工參加文明行為培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括職業(yè)道德、社會公德、溝通技巧、團(tuán)隊協(xié)作等方面，提升員工的綜合素質(zhì)和文明素養(yǎng)。2.根據(jù)不同崗位特點和員工實際需求，制定個性化的培訓(xùn)方案，如針對服務(wù)崗位員工加強(qiáng)服務(wù)意識和溝通技巧培訓(xùn)，針對技術(shù)崗位員工強(qiáng)調(diào)工作紀(jì)律和職業(yè)道德培訓(xùn)等。（三）專項培訓(xùn)1.對于發(fā)生不文明行為的員工，所在部門應(yīng)及時組織專項培訓(xùn)，幫助其認(rèn)識錯誤，分析原因，制定改進(jìn)措施，并監(jiān)督其落實整改。2.專項培訓(xùn)可邀請公司內(nèi)部資深管理人員、專家或外部專業(yè)講師進(jìn)行授課，通過面對面交流、互動討論等方式，增強(qiáng)培訓(xùn)效果，確保員工真正認(rèn)識到不文明行為的危害，并積極改正。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織設(shè)立不文明行為監(jiān)督小組，成員由各部門推選代表組成，負(fù)責(zé)對公司/組織內(nèi)的不文明行為進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期巡查工作場所，及時發(fā)現(xiàn)和制止不文明行為，并做好記錄。對于發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時反饋給相關(guān)部門進(jìn)行處理，并跟蹤處理結(jié)果。（二）員工監(jiān)督鼓勵全體員工積極參與不文明行為監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的不文明行為可通過公司內(nèi)部舉報渠道進(jìn)行反饋。公司/組織對舉報人信息嚴(yán)格保密，并對提供有效線索的舉報人給予適當(dāng)獎勵。（三）檢查結(jié)果運(yùn)用1.將不文明行為監(jiān)督檢查結(jié)果納入部門績效考核指標(biāo)體系，對不文明行為發(fā)生率較低、管理效果較好的部門給予表彰和獎勵；對不文明行為頻發(fā)、管理不力的部門進(jìn)行通報批評，并要求其限期整改。2.定期對不文明行為監(jiān)督檢查情況進(jìn)行總結(jié)分析，針對發(fā)現(xiàn)的共性問題和薄弱環(huán)節(jié)，及時調(diào)整和完善公司/組織的管理制度和培訓(xùn)計劃，不斷優(yōu)化工作環(huán)境和管理水平。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織人力資源部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇有未盡事宜或?qū)χ贫葪l款理解不一致的情況，由人力資源部門會同相關(guān)部門研究決定，并報公司/組