PAGE招標(biāo)代理檔案存放制度一、總則1.目的為加強(qiáng)招標(biāo)代理檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本公司在招標(biāo)代理業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。包括但不限于招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、合同文件以及與招標(biāo)代理業(yè)務(wù)相關(guān)的其他文件、記錄等。3.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對(duì)招標(biāo)代理檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。完整準(zhǔn)確原則：全面收集、整理招標(biāo)代理業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類檔案資料，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映業(yè)務(wù)活動(dòng)全過(guò)程。安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司招標(biāo)代理檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理公司招標(biāo)代理檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和銷毀各類檔案資料。建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的信息化水平。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、評(píng)估和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.業(yè)務(wù)部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門在招標(biāo)代理業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料的收集、整理和移交工作，并確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照檔案管理部門的要求提供相關(guān)資料。對(duì)本部門檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并向檔案管理部門報(bào)告。3.檔案管理人員職責(zé)認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。負(fù)責(zé)檔案的信息化錄入工作，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整地錄入檔案管理信息系統(tǒng)。按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，做好檔案利用登記工作。保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。對(duì)違反檔案管理規(guī)定的行為，及時(shí)制止并向上級(jí)報(bào)告。三、檔案收集與整理1.收集范圍招標(biāo)代理項(xiàng)目從承接至結(jié)束全過(guò)程中形成的各類文件資料，包括但不限于：項(xiàng)目前期資料：委托代理合同、項(xiàng)目審批文件、招標(biāo)申請(qǐng)文件等。招標(biāo)公告與文件：招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、資格預(yù)審文件、答疑文件、補(bǔ)遺文件等。投標(biāo)文件：投標(biāo)函、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表、資格證明文件等。開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)資料：開(kāi)標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)標(biāo)專家抽取表、評(píng)標(biāo)專家意見(jiàn)等。定標(biāo)與中標(biāo)資料：定標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書、中標(biāo)候選人公示資料等。合同文件：合同文本、合同簽訂審批表、合同變更記錄等。其他相關(guān)資料：往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、電話記錄、電子郵件等。2.收集要求業(yè)務(wù)部門應(yīng)在項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將本部門在招標(biāo)代理業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案資料收集齊全，并移交至檔案管理部門。檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽署齊全，紙張及載體應(yīng)符合檔案保存要求。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。收集的檔案資料應(yīng)按照項(xiàng)目進(jìn)行分類整理，同一項(xiàng)目的檔案資料應(yīng)集中存放，便于查找和管理。3.整理方法檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。整理工作應(yīng)遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。按照檔案的類別和時(shí)間順序，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和檢索。編目應(yīng)包括檔案的題名、日期、編號(hào)、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。對(duì)破損、褪色的檔案資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)備份，保證電子檔案的長(zhǎng)期保存和有效利用。將整理好的檔案資料裝訂成冊(cè)，編制檔案目錄，并建立檔案盒或檔案柜，按照檔案編號(hào)順序存放，便于查找和管理。四、檔案分類與編號(hào)1.分類原則按照招標(biāo)代理業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，對(duì)檔案進(jìn)行分類。分類應(yīng)科學(xué)合理、層次分明，便于檔案的管理和利用。結(jié)合公司實(shí)際情況，采用年度項(xiàng)目類別分類法。即先按照年度劃分，再按照項(xiàng)目名稱細(xì)分，最后按照檔案資料的類別進(jìn)行歸類。2.分類方法年度分類：按照檔案形成的年度進(jìn)行分類，如“20XX年度招標(biāo)代理檔案”。項(xiàng)目分類：在年度分類的基礎(chǔ)上，按照具體的招標(biāo)代理項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類，如“[項(xiàng)目名稱]招標(biāo)代理檔案”。類別分類：在項(xiàng)目分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和內(nèi)容，分為以下幾類：項(xiàng)目前期類：包括委托代理合同、項(xiàng)目審批文件、招標(biāo)申請(qǐng)文件等。招標(biāo)公告與文件類：包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、資格預(yù)審文件、答疑文件、補(bǔ)遺文件等。投標(biāo)文件類：包括投標(biāo)函、投標(biāo)報(bào)價(jià)表、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表、資格證明文件等。開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)資料類：包括開(kāi)標(biāo)記錄、評(píng)標(biāo)報(bào)告、評(píng)標(biāo)專家抽取表、評(píng)標(biāo)專家意見(jiàn)等。定標(biāo)與中標(biāo)資料類：包括定標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書、中標(biāo)候選人公示資料等。合同文件類：包括合同文本、合同簽訂審批表、合同變更記錄等。其他資料類：包括往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要、電話記錄、電子郵件等。3.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度項(xiàng)目編號(hào)類別編號(hào)”的形式，中間用“”連接。年度編號(hào)：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字，如“22”表示2022年。項(xiàng)目編號(hào)：按照公司內(nèi)部項(xiàng)目編號(hào)規(guī)則編制，確保每個(gè)項(xiàng)目編號(hào)具有唯一性。例如，“[項(xiàng)目編號(hào)]”。類別編號(hào)：根據(jù)檔案資料的類別，分別用一位數(shù)字表示。具體如下：項(xiàng)目前期類：1招標(biāo)公告與文件類：2投標(biāo)文件類：3開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)資料類：4定標(biāo)與中標(biāo)資料類：5合同文件類：6其他資料類：7例如，某項(xiàng)目2022年的招標(biāo)公告與文件類檔案編號(hào)為“22[項(xiàng)目編號(hào)]2”。五、檔案保管與保護(hù)1.保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放招標(biāo)代理檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保存。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、檔案密集架等，以滿足檔案保管的要求。2.保管方式檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序，存放在檔案密集架或檔案柜中。存放應(yīng)整齊有序，便于查找和管理。對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的物理位置。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，便于對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤和管理。3.保護(hù)措施定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或處理。做好檔案庫(kù)房的溫濕度控制，保持庫(kù)房?jī)?nèi)溫度在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度在[X]%[X]%之間。加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。配備監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。六、檔案查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招標(biāo)代理檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，符合查閱規(guī)定的，安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并在檔案查閱登記簿上做好記錄。查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。查閱過(guò)程中，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。2.借閱規(guī)定公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱招標(biāo)代理檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱申請(qǐng)批準(zhǔn)后，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，并與檔案管理部門簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的權(quán)利和義務(wù)，以及保密責(zé)任等。檔案管理部門按照規(guī)定收取借閱押金，并根據(jù)借閱申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)數(shù)量的檔案。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。借閱結(jié)束后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并由檔案管理部門退還借閱押金。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.查閱與借閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記簿，詳細(xì)記錄查閱和借閱的日期、查閱（借閱）人員姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）期限、歸還日期等信息。查閱與借閱記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)查閱與借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施加以改進(jìn)。七、檔案保密與安全1.保密制度加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)代理檔案的保密管理，明確檔案管理人員和查閱（借閱）人員的保密職責(zé)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施，防止檔案信息泄露。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。在檔案查閱、借閱過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并向上級(jí)報(bào)告。與公司簽訂保密協(xié)議的外部單位或個(gè)人，在查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密協(xié)議的約定，不得將檔案信息用于與約定目的無(wú)關(guān)的其他用途。2.安全制度建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)施設(shè)備、檔案資料等的安全管理，確保檔案的安全。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等方面。發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，掌握必要的安全知識(shí)和技能，確保檔案管理工作安全有序進(jìn)行。制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保在發(fā)生安全事故時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行處置，減少損失。八、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定1.統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)招標(biāo)代理檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱人次、借閱人次、利用效果等方面。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，并按照規(guī)定向上級(jí)主管部門報(bào)送。利用統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，為制定檔案管理工作計(jì)劃、改進(jìn)檔案管理工作提供依據(jù)。2.鑒定工作按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期對(duì)招標(biāo)代理檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)成立由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專家等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估和鑒定。鑒定小組應(yīng)