PAGE硚口檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)硚口檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在硚口各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于硚口區(qū)域內(nèi)所有機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織（以下統(tǒng)稱(chēng)“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：各單位的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映硚口各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理與硚口相關(guān)的各類(lèi)檔案，保證檔案的門(mén)類(lèi)齊全、內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。4.安全性原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便各單位和社會(huì)公眾對(duì)檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置各單位應(yīng)根據(jù)自身規(guī)模和檔案管理工作的實(shí)際需要，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，如檔案科、檔案室等；不具備單獨(dú)設(shè)立條件的，應(yīng)指定內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案管理工作，并配備專(zhuān)（兼）職檔案管理人員。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本單位的檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位的各類(lèi)檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和清查。3.對(duì)本單位形成的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、編目等整理工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.編制檔案檢索工具，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為單位各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。5.按照規(guī)定向硚口區(qū)檔案行政管理部門(mén)移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，并接受其業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。6.組織開(kāi)展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高本單位人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理工作流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目、上架等工作，保證檔案整理的質(zhì)量和規(guī)范。3.做好檔案的借閱登記、歸還檢查等工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案的安全和完整。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問(wèn)題，如檔案損壞、丟失等情況。5.協(xié)助檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人制定和完善檔案管理制度，參與檔案信息化建設(shè)等工作。6.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書(shū)檔案：包括本單位在各項(xiàng)工作中形成的各類(lèi)公文、函件、會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.科技檔案：涵蓋科研項(xiàng)目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的檔案，如科研報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、設(shè)備說(shuō)明書(shū)等。3.人事檔案：涉及職工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資福利、教育培訓(xùn)等檔案材料。4.會(huì)計(jì)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)核算過(guò)程中形成的檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)各單位業(yè)務(wù)特點(diǎn)，收集整理的與業(yè)務(wù)工作相關(guān)的檔案，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、客戶資料等。6.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄硚口重要活動(dòng)、事件、人物等的檔案資料。7.電子檔案：各單位在信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子數(shù)據(jù)報(bào)表等。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保應(yīng)歸檔的文件材料及時(shí)、完整地移交檔案管理機(jī)構(gòu)。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其真實(shí)性和可讀性。4.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的文件材料收集情況進(jìn)行檢查和督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（三）檔案整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法進(jìn)行整理。先將文件按年度分開(kāi)，再根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三類(lèi)，最后按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行排列，編制案卷目錄。2.科技檔案：依據(jù)項(xiàng)目或?qū)I(yè)分類(lèi)，如按科研項(xiàng)目、工程項(xiàng)目等分別整理，建立項(xiàng)目檔案卷，卷內(nèi)按文件形成的先后順序排列，并編制卷內(nèi)目錄。3.人事檔案：按照干部檔案管理的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行分類(lèi)整理，如分為履歷材料、自傳材料、考核材料等十大類(lèi)，每類(lèi)再細(xì)分小類(lèi)，建立檔案目錄和索引。4.會(huì)計(jì)檔案：按會(huì)計(jì)年度整理，分為會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等類(lèi)別，分別裝訂成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和流程進(jìn)行分類(lèi)整理，如合同檔案可按合同類(lèi)型、簽訂時(shí)間等分類(lèi)，建立業(yè)務(wù)檔案索引和檢索工具。6.聲像檔案：按照內(nèi)容主題、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)整理，同時(shí)標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，編制聲像檔案目錄。7.電子檔案：按照電子文件的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并編制電子檔案目錄和索引，確保電子檔案的可檢索性和可讀性。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展需求合理確定，保證檔案有足夠的存放空間。3.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防光、防塵、防有害氣體等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、除濕機(jī)、空調(diào)、窗簾、吸塵器等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)分類(lèi)存放于檔案架或檔案柜中，排列整齊有序，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對(duì)于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專(zhuān)柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保管期限1.文書(shū)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（保管期限為30年）和短期（保管期限為10年）。2.科技檔案、業(yè)務(wù)檔案等的保管期限根據(jù)相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況確定，一般應(yīng)與項(xiàng)目或業(yè)務(wù)的生命周期相適應(yīng)。3.人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等按照國(guó)家有關(guān)專(zhuān)門(mén)規(guī)定執(zhí)行保管期限。（四）檔案定期清查1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，檢查檔案是否齊全完整、有無(wú)損壞丟失、保管條件是否符合要求等。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞檔案、補(bǔ)充缺失檔案、調(diào)整保管方式等，并做好清查記錄。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和本單位的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)審查檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價(jià)值，是否已過(guò)保管期限，是否重復(fù)、無(wú)效或不完整等。3.對(duì)于涉及重要?dú)v史事件、政策制定、產(chǎn)權(quán)糾紛等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）檔案鑒定程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行初步審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.組織相關(guān)人員對(duì)鑒定意見(jiàn)進(jìn)行討論和審核，形成最終鑒定結(jié)論。3.對(duì)確定已無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。（四）檔案銷(xiāo)毀1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N(xiāo)毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）檔案利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度，確保檔案利用工作的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)為本原則：以滿足單位各項(xiàng)工作和社會(huì)公眾合理需求為出發(fā)點(diǎn)，積極提供檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，要確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）檔案利用方式1.查閱：各單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理機(jī)構(gòu)可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、用途等，加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章。4.出具證明：檔案管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)檔案內(nèi)容為利用者出具檔案證明，證明內(nèi)容應(yīng)客觀、準(zhǔn)確，并加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章。（三）檔案利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱(chēng)及數(shù)量等。3.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案信息資源的共享和開(kāi)發(fā)利用。3.確保檔案信息的安全存儲(chǔ)和傳輸，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將掃描后的檔案圖像及相關(guān)元數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)、標(biāo)引和著錄，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案的檢索和利用。（三）檔案信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與存儲(chǔ)功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的批量錄入、單個(gè)錄入以及與其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確存儲(chǔ)。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類(lèi)別等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理功能：對(duì)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程進(jìn)行信息化管理，實(shí)時(shí)跟蹤檔案借閱情況。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作相應(yīng)的檔案信息。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)能力，確保在系統(tǒng)故障等情況下能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。6.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案利用情況、檔案數(shù)量變化等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）檔案信息安全管理1.建立健全檔案信息安全管理