PAGE借款客戶檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范借款客戶檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，為公司信貸決策、風險管理及后續(xù)跟蹤服務(wù)提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及借款業(yè)務(wù)的客戶檔案管理，包括但不限于各類貸款、信用卡透支等業(yè)務(wù)所涉及的客戶資料收集、整理、歸檔、保管、查閱與使用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映借款客戶的真實情況，所有資料應(yīng)來源于客戶提供的原始文件、實地調(diào)查核實及合法有效的第三方信息。2.完整性原則：涵蓋借款客戶從申請到還款全過程的各類信息，包括基本信息、財務(wù)狀況、信用記錄、借款用途、還款能力及意愿等相關(guān)資料，確保檔案資料全面、系統(tǒng)。3.保密性原則：嚴格保護借款客戶的隱私信息，對檔案資料的查閱和使用進行嚴格限制，防止客戶信息泄露，維護客戶合法權(quán)益。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和流程進行檔案管理操作，確保檔案格式規(guī)范、內(nèi)容完整、標識清晰，便于管理和查詢。5.及時性原則：隨著業(yè)務(wù)進展和客戶情況變化，及時更新檔案內(nèi)容，保證檔案信息的時效性和準確性，為決策提供最新依據(jù)。二、檔案內(nèi)容（一）客戶基本信息1.個人客戶姓名、性別、年齡、身份證號碼、婚姻狀況、聯(lián)系方式（包括手機號碼、電子郵箱等）、家庭住址、職業(yè)信息、收入情況等。如有共同借款人，需提供共同借款人的基本信息及與主借款人的關(guān)系證明。2.企業(yè)客戶企業(yè)名稱、法定代表人姓名、營業(yè)執(zhí)照注冊號、稅務(wù)登記證號、組織機構(gòu)代碼證號、企業(yè)類型、經(jīng)營范圍、注冊資本、成立日期、注冊地址、實際經(jīng)營地址、聯(lián)系方式（包括聯(lián)系電話、傳真號碼、電子郵箱等）。企業(yè)股東信息，包括股東姓名、身份證號碼、出資比例、聯(lián)系方式等。企業(yè)高管人員信息，如董事、監(jiān)事、經(jīng)理等的姓名、職務(wù)、身份證號碼、聯(lián)系方式等。（二）財務(wù)狀況1.個人客戶近一年的銀行流水賬單，以反映其收入來源和支出情況。個人資產(chǎn)證明，如房產(chǎn)證明、車輛行駛證、存款證明、投資理財產(chǎn)品清單等。如有負債，需提供債務(wù)清單，包括債務(wù)金額、債權(quán)人、還款期限、還款方式等。2.企業(yè)客戶近三年的財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表，如有審計報告，需一并提供。企業(yè)納稅記錄，以評估企業(yè)經(jīng)營的合規(guī)性和盈利能力。企業(yè)固定資產(chǎn)清單，包括房產(chǎn)建筑物、機器設(shè)備、運輸工具等的名稱、數(shù)量、購置時間、價值等信息。企業(yè)無形資產(chǎn)清單，如商標、專利、著作權(quán)等的相關(guān)證明文件及價值評估報告。企業(yè)對外投資情況，包括投資項目名稱、投資金額、投資比例、被投資企業(yè)基本情況等。（三）信用記錄1.個人客戶中國人民銀行征信中心出具的個人信用報告，詳細記錄客戶的信用歷史，包括信用卡使用情況、貸款記錄、逾期情況等。如有其他金融機構(gòu)或非金融機構(gòu)的信用記錄，需提供相關(guān)證明文件。2.企業(yè)客戶中國人民銀行征信系統(tǒng)出具的企業(yè)信用報告，反映企業(yè)的信用評級、信貸記錄、對外擔保等情況。第三方信用評級機構(gòu)出具的信用評級報告，評估企業(yè)的綜合信用狀況。企業(yè)在其他金融機構(gòu)或非金融機構(gòu)的信用記錄證明，如貸款記錄、擔保記錄、商業(yè)信用記錄等。（四）借款申請資料1.借款申請書：詳細說明借款金額、借款用途、借款期限、還款方式等內(nèi)容，并由客戶簽字確認。2.借款用途證明材料：根據(jù)借款用途不同，提供相應(yīng)的證明文件，如購買房產(chǎn)的購房合同、購買設(shè)備的采購合同、經(jīng)營周轉(zhuǎn)的資金使用計劃等。3.還款來源證明材料：個人客戶需提供收入證明（如工資流水、收入證明文件等）或其他穩(wěn)定的還款資金來源證明；企業(yè)客戶需提供未來經(jīng)營收入預測、現(xiàn)金流分析等相關(guān)材料。（五）調(diào)查評估資料1.實地調(diào)查記錄：包括調(diào)查人員對客戶經(jīng)營場所、居住地址的實地走訪記錄，與客戶面談的內(nèi)容摘要，對客戶周邊環(huán)境、經(jīng)營狀況、信用口碑等方面的調(diào)查情況。2.風險評估報告：由專業(yè)評估人員根據(jù)客戶的基本情況、財務(wù)狀況、信用記錄等因素，對借款風險進行全面評估，提出風險評級和防控建議。3.審批意見及相關(guān)文件：記錄借款審批過程中各級審批人員的意見、審批結(jié)論及相關(guān)審批文件。（六）合同及協(xié)議1.借款合同：明確借款金額、借款期限、利率、還款方式、違約責任等條款，由借款客戶與公司簽訂。2.擔保合同：如客戶提供了擔保，需簽訂相應(yīng)的擔保合同，包括保證合同、抵押合同、質(zhì)押合同等，明確擔保方式、擔保范圍、擔保期限等內(nèi)容。3.其他相關(guān)協(xié)議：如涉及委托扣款協(xié)議、賬戶監(jiān)管協(xié)議等，根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況簽訂。（七）貸后管理資料1.還款記錄：詳細記錄客戶每期的還款金額、還款時間、還款方式等情況，及時更新客戶的還款狀態(tài)。2.貸后檢查報告：定期對借款客戶進行貸后檢查，記錄檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理建議等。3.客戶重大事項變動記錄：如客戶的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、聯(lián)系方式、居住地址等發(fā)生重大變化，需及時記錄相關(guān)情況及采取的應(yīng)對措施。4.逾期催收記錄：對于逾期客戶，記錄催收時間、催收方式、催收人員、與客戶溝通情況及催收效果等信息。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.業(yè)務(wù)部門在受理借款業(yè)務(wù)申請時，應(yīng)及時要求客戶提供完整的檔案資料，并對客戶提交的資料進行初步審核，確保資料的真實性和完整性。2.調(diào)查人員在實地調(diào)查過程中，應(yīng)收集與借款客戶相關(guān)的各類信息，并形成調(diào)查記錄。3.風險評估人員、審批人員在工作過程中產(chǎn)生的相關(guān)意見、報告等資料，應(yīng)及時提交給檔案管理人員。（二）檔案整理1.檔案管理人員收到收集的檔案資料后，按照檔案內(nèi)容分類標準進行整理，對每份資料進行編號、標注日期，并確保資料的順序邏輯清晰。2.對于同一類資料，如財務(wù)報表、信用報告等，應(yīng)按照時間順序進行排列，便于查閱和分析。3.對每份資料進行掃描或復印，形成電子檔案和紙質(zhì)檔案副本，電子檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行存儲，確保文件名與紙質(zhì)檔案編號一致，便于對應(yīng)查找。（三）檔案歸檔1.根據(jù)檔案整理結(jié)果，將紙質(zhì)檔案和電子檔案分別歸入相應(yīng)的檔案盒或電子文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標注檔案類別、年份、月份等信息，便于快速定位和查找。2.建立檔案索引目錄，詳細記錄每份檔案的編號、名稱、存放位置等信息，方便檔案管理人員和查閱人員進行查詢。3.對于重要的檔案資料，如借款合同、擔保合同等，應(yīng)進行單獨裝訂成冊，并在封面加蓋檔案專用章，注明檔案名稱、編號、日期等信息。（四）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的安全存儲。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和年份進行分類存放，存放方式應(yīng)便于查閱和搬運，同時定期對檔案進行盤點，確保檔案數(shù)量與索引目錄一致。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格限制檔案保管場所的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的檔案管理人員才能進入，確保檔案資料不被無關(guān)人員接觸。（五）檔案查閱與使用1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱借款客戶檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人審批。檔案管理人員根據(jù)審批后的申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱過程中進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案管理制度，不得擅自復印、拍照、涂改或損毀檔案資料。查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認查閱情況。2.外部查閱因法律法規(guī)要求或其他特殊原因，需要向外部機構(gòu)或個人提供借款客戶檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案外部查閱審批表》，詳細說明提供檔案的原因、接收方信息、提供內(nèi)容等，并經(jīng)公司高級管理層審批。在提供檔案資料時，應(yīng)與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，要求接收方妥善保管檔案資料，不得擅自泄露或用于其他目的。檔案管理人員應(yīng)記錄外部查閱的情況，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、歸還時間等信息，并定期對外部查閱情況進行跟蹤檢查。（六）檔案更新與維護1.隨著借款業(yè)務(wù)的進展和客戶情況的變化，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將新產(chǎn)生的資料提交給檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)及時更新檔案內(nèi)容，并對檔案進行重新整理和歸檔。2.定期對檔案資料進行檢查和清理，對于已過保管期限或失去保存價值的檔案，按照公司規(guī)定的程序進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。3.根據(jù)法律法規(guī)和監(jiān)管要求的變化，及時調(diào)整檔案管理制度和檔案內(nèi)容標準，確保檔案管理工作符合最新規(guī)定。四、檔案保管期限（一）短期檔案1.與借款業(yè)務(wù)相關(guān)的臨時性文件、一次性調(diào)查記錄等，保管期限為自業(yè)務(wù)結(jié)束之日起[X]年。2.客戶還款記錄、逾期催收記錄等，保管期限為自最后一筆還款或結(jié)清之日起[X]年。（二）中期檔案1.借款申請資料、調(diào)查評估資料、合同及協(xié)議等，保管期限為自借款合同履行完畢之日起[X]年。2.客戶信用記錄，保管期限為自記錄生成之日起[X]年。（三）長期檔案1.客戶基本信息、財務(wù)狀況資料等，保管期限為永久保存。2.涉及重大借款項目或具有重要歷史價值的檔案，經(jīng)公司管理層批準后，可適當延長保管期限或永久保存。五、檔案保密與安全（一）保密措施1.對檔案管理人員進行保密培訓，簽訂保密協(xié)議，明確其保密責任和義務(wù)。2.在檔案管理過程中，嚴格限制檔案資料的接觸范圍，對涉及客戶隱私的信息進行加密處理，防止信息泄露。3.禁止在非保密的通訊工具或網(wǎng)絡(luò)平臺上傳輸借款客戶的敏感信息，如必須傳輸，應(yīng)采取加密傳輸方式，并確保接收方具備相應(yīng)的保密措施。（二）安全管理1.加強檔案保管場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保檔案資料的物理安全。2.定期對檔案存儲設(shè)備進行維護和檢查，確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和可用性，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.制定檔案安全應(yīng)急預案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件時的應(yīng)急處理流程，確保能夠及時采取措施保護檔案資料的安全。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部審計部門定期對借款客戶檔案管理情況進行審計檢查，重點檢查檔案資料的完整性、準確性、合規(guī)性以及檔案管理流程的執(zhí)行情況。2.風險管理部門對檔案管理工作進行日常監(jiān)督，關(guān)注檔案信息的時效性和風險預警功能，及時發(fā)現(xiàn)并糾正檔案管理中存在的問題。（二）考核指標1.檔案資料的完整性率，考核檔案內(nèi)容是否涵蓋規(guī)定的各項要素，是否存在缺失或遺漏。2.檔案信息的準確率，檢查檔案資料中的數(shù)據(jù)、信息是否準確無誤，是否存在錯誤記錄或虛假信息。3.檔案管理流程的合規(guī)執(zhí)行率，評估檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱與使用等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。4.客戶投訴率，統(tǒng)計因檔案管理問題引發(fā)的客戶投訴數(shù)量，反映檔案管理工作對客戶滿意度的影響。（三）獎懲措施