PAGE試驗(yàn)檢測(cè)檔案管理制度一、總則（一）目的試驗(yàn)檢測(cè)檔案是公司在試驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等，它全面反映了公司試驗(yàn)檢測(cè)工作的過(guò)程和結(jié)果，對(duì)于保障試驗(yàn)檢測(cè)工作的科學(xué)性、準(zhǔn)確性、公正性，以及為公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、質(zhì)量管理、技術(shù)創(chuàng)新等提供有力支持具有重要意義。為加強(qiáng)試驗(yàn)檢測(cè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及試驗(yàn)檢測(cè)工作的部門(mén)、項(xiàng)目組及相關(guān)人員，包括但不限于原材料檢測(cè)、成品檢驗(yàn)、工程質(zhì)量檢測(cè)等各類(lèi)試驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)所形成的檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則試驗(yàn)檢測(cè)檔案由公司指定的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映試驗(yàn)檢測(cè)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集試驗(yàn)檢測(cè)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則對(duì)涉及公司機(jī)密、客戶(hù)隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率和服務(wù)水平，方便公司內(nèi)部各部門(mén)及相關(guān)人員查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善試驗(yàn)檢測(cè)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理試驗(yàn)檢測(cè)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。5.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門(mén)和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（二）試驗(yàn)檢測(cè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)試驗(yàn)檢測(cè)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。3.在試驗(yàn)檢測(cè)工作過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范填寫(xiě)各類(lèi)記錄和報(bào)告，保證檔案內(nèi)容的質(zhì)量。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的清查、核對(duì)等工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)項(xiàng)目試驗(yàn)檢測(cè)檔案的全過(guò)程管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.組織協(xié)調(diào)項(xiàng)目組人員及時(shí)整理和歸檔檔案，對(duì)重要檔案進(jìn)行審核把關(guān)。3.在項(xiàng)目結(jié)束后，督促項(xiàng)目組將全部檔案移交檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。（四）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、保管、查閱、借閱等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，錄入和更新檔案信息。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)原則試驗(yàn)檢測(cè)檔案按照其來(lái)源、形成時(shí)間及內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，便于管理和查找。（二）分類(lèi)方法1.管理類(lèi)檔案包括檔案管理制度、檔案管理工作計(jì)劃、檔案管理工作總結(jié)、檔案管理工作會(huì)議記錄等。2.檢測(cè)報(bào)告類(lèi)檔案涵蓋各類(lèi)試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告，按照檢測(cè)項(xiàng)目分為原材料檢測(cè)報(bào)告、成品檢驗(yàn)報(bào)告、工程質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等，再根據(jù)具體檢測(cè)對(duì)象進(jìn)一步細(xì)分。3.原始記錄類(lèi)檔案如試驗(yàn)檢測(cè)原始記錄、抽樣記錄、儀器設(shè)備使用記錄、環(huán)境條件記錄等。4.資質(zhì)證書(shū)類(lèi)檔案包括公司及相關(guān)人員的資質(zhì)證書(shū)、計(jì)量認(rèn)證證書(shū)、實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可證書(shū)等。5.儀器設(shè)備類(lèi)檔案涉及試驗(yàn)檢測(cè)儀器設(shè)備的購(gòu)置合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄、校準(zhǔn)證書(shū)等。6.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類(lèi)檔案收集與試驗(yàn)檢測(cè)相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年份+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的形式。2.年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字。3.類(lèi)別代碼根據(jù)檔案分類(lèi)設(shè)置，如“GL”代表管理類(lèi)檔案，“JCBG”代表檢測(cè)報(bào)告類(lèi)檔案，“YSJL”代表原始記錄類(lèi)檔案，“ZZZS”代表資質(zhì)證書(shū)類(lèi)檔案，“YQSB”代表儀器設(shè)備類(lèi)檔案，“BZGF”代表標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類(lèi)檔案等。4.流水號(hào)為每類(lèi)檔案的順序編號(hào)，從001開(kāi)始依次遞增。例如，2023年形成的第5份檢測(cè)報(bào)告類(lèi)檔案編號(hào)為“23JCBG005”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.試驗(yàn)檢測(cè)人員應(yīng)及時(shí)將試驗(yàn)檢測(cè)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）整理步驟1.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)，按照分類(lèi)原則和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行歸類(lèi)。2.去除檔案中的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，保持檔案的整潔。3.對(duì)紙張大小不一致的檔案進(jìn)行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.按照檔案形成的時(shí)間順序或邏輯順序進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性。5.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)等信息，便于查找和核對(duì)。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.試驗(yàn)檢測(cè)部門(mén)完成檔案的初步整理后，填寫(xiě)檔案移交清單，將檔案移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，核對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和分類(lèi)編號(hào)是否正確。3.審核無(wú)誤后，檔案管理部門(mén)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案采用專(zhuān)用檔案柜存放，并按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案索引目錄，方便檢索。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，可進(jìn)行異地備份，以防意外情況發(fā)生。（三）保管期限1.試驗(yàn)檢測(cè)檔案的保管期限根據(jù)其重要性和使用價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括公司資質(zhì)證書(shū)、計(jì)量認(rèn)證證書(shū)、實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可證書(shū)、重要檢測(cè)報(bào)告等。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般為1050年，如一般性檢測(cè)報(bào)告、重要原始記錄等。4.短期保管的檔案為110年，如普通原始記錄、一般性文件等。（四）檔案保管環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并進(jìn)行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。4.借閱期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）外部單位查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱公司試驗(yàn)檢測(cè)檔案，應(yīng)提前向公司提出申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明材料。2.申請(qǐng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照公司對(duì)外提供檔案的相關(guān)規(guī)定，辦理查閱或借閱手續(xù)。3.外部單位查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)在公司指定人員的陪同下進(jìn)行，查閱或借閱范圍應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的內(nèi)容執(zhí)行。4.外部單位如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司同意，并按照規(guī)定支付相關(guān)費(fèi)用。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密、客戶(hù)隱私等敏感信息的檔案，實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)管，嚴(yán)格限制接觸范圍。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，對(duì)查閱和借閱人員的身份信息、查閱內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。4.禁止在非保密場(chǎng)所談?wù)摍n案內(nèi)容，嚴(yán)禁通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等方式傳輸敏感檔案信息。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，配備消防器材，確保庫(kù)房安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。3.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪(fǎng)問(wèn)。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，最大限度減少損失。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際使用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀(guān)公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、試驗(yàn)檢測(cè)部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)技術(shù)專(zhuān)家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、重要程度、使用頻率等。2.結(jié)合公司的發(fā)展規(guī)劃和業(yè)務(wù)需求，評(píng)估檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值。3.參考檔案的保管期限規(guī)定，判斷檔案是否仍需保存。（四）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，并附上鑒定意見(jiàn)。2.檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表經(jīng)公